Учет процесса управления материалами

     Цена  за одни и те же материалы при  приобретении в течение отчетного  периода варьируется и для  того, чтобы правильно оценить, сколько  по стоимости запасов осталось и  сколько ушло в себестоимость  продукции, применяют один из четырех  методов оценки себестоимости товарно-материальных запасов, предусмотренных СБУ №7. При этом каждый из приведенных методов  определяет списание запасов как  поток стоимостей, а не как поток  физических единиц.

     Метод средневзвешенной стоимости. При этом методе предполагается, что стоимость  материальных запасов – это средняя  стоимость имеющихся в наличии  запасов на начало месяца (периода).  

Метод «ФИФО» - метод оценки запасов по ценам первых покупок. Суть этого  метода заключается в том, что  запасы продаются (списываются) в том  же порядке, что и закупается: первый пришел – первый ушел. Таким образом, стоимость остатков на конец основывается на стоимости последних по времени  закупок. 

Метод «ЛИФО» - метод оценки запасов по ценам последним покупок базируется на той предпосылке, что себестоимость  запасов, приобретенных последними, используется для определения стоимости  запасов, израсходованных в первую очередь: последний пришел – первый ушел. Стоимость материалов в остатках на конец отчетного периода рассчитывается по стоимости материалов, приобретенных  первыми. С 01.01.2005 г. международный стандарт бухгалтерского учета №2 отменил метод «ЛИФО».

     Метод специфической идентификации предполагает расчет себестоимости единиц товарно-материальных запасов, которые обычно не являются взаимозаменяемыми, товаров и услуг, произведенных и предназначенных  для специальных проектов или  заказов. При использовании метода предполагается, что известно, какие конкретно единицы товарно-материальных запасов проданы (отпущены в производство), а какие остались. Основная цель при выборе метода оценки ТМЗ в том, чтобы выбрать тот метод, который наиболее четко отражает доход за период.

     Предприятия обязаны неизменно применять  один и тот же метод оценки товарно-материальных запасов по принципу сопоставимости. Изменения возможны лишь в том  случае, если новый метод оценки предпочтительнее старого при соблюдении следующих условий: 

-  внесение  изменений в учетную политику  предприятия; 

-  осуществление  перехода с одного метода учета  товарно-материальных запасов на  другой в начале отчетного  периода (по состоянию на 1 января); 

-  своевременное  отражение корректировки остатков  товарно-материальных запасов и  нераспределенного дохода прошлых  лет в финансовой отчетности.

     Переход на МСФО в Казахстане обеспечит более  жесткое регулирование оценки ТМЗ, в частности применение метода ЛИФО ограничивается и предприятия, выбравшие  его в качестве метода оценки должны отражать в отчетности разницу между  стоимостью ТМЗ по этому методу и  стоимостью, оцененной по другим методам: «ФИФО» и средневзвешенной стоимости.

     Можно сделать вывод о том, что в  своих целях предприятия могут  применять различные методы оценки ТМЗ. Выбор одного из методов может  обеспечить предприятию меньший  налог на прибыль, как это видно  в первом примере, или наоборот, если оценивается бизнес, выбор других методов позволит увеличить стоимость  ТМЗ, оставшихся на предприятии. 

2.3 Документальное оформление и учет поступления ТМЗ 

Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения  на склад предприятия.

     Приемку товарно-материальных запасов со склада поставщика осуществляет материально-ответственное  лицо предприятия-покупателя товарно-материальных запасов. Как правило, на складе поставщика товарно-материальные запасы получают в том случае, если поставщик и  покупатель находятся в одном  населенном пункте или когда необходимо проверить качество товарно-материальных запасов. Для получения товаров со склада поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому (поверенному).

     К использованию на территории Республики Казахстан допущены следующие формы  доверенностей: 

- типовая  межведомственная форма № М-2 с корешком, на котором делают  записи о выдаче и использовании  доверенности с соответствующими  реквизитами; 

- типовая  межведомственная форма № М-2а,  которая предусматривает ведение  заранее пронумерованного и прошнурованного  журнала учета выданных доверенностей  (типовая межведомственная форма  № М-3). 

Журнал  учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и  регистрацию доверенностей.

     Доверенности  выдают лицам, с которыми заключен договор  о материальной ответственности. Если доверенность выдается работнику, с  которым договор не заключен, то с него берется разовая подписка о материальной ответственности. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается  предприятием. Доверенность, независимо от срока ее действия, передают отправителю при первом получении товарно-материальных запасов. Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день, после каждого получения товарно-материальных запасов независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручении и о сдаче товарно-материальных запасов на склад. Материально ответственному лицу, не отчитавшемуся в использовании доверенности по истечении срока ее действия, новые доверенности не выдают.

     При лишении поверенного прав на получение  товарно-материальных запасов доверенность изымают, а отправителя извещают об аннулировании доверенности. Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечении срока  доверенности.

     При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей  или в корешке доверенности производят отметку «не использована». Такие  доверенности хранятся до конца отчетного  периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании  отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют.

     При доставке товарно-материальных запасов  на склад покупателя автотранспортом  поставщика материально ответственное  лицо покупателя (заведующий складом, кладовщик) принимают у экспедитора  поставщика товарно-материальных запасов  по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах. В случае, если недостачи или других расхождений (количество, вес, сорт, качество и т.п.) фактического наличия товарно-материальных запасов с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее ТМЗ подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, получившего ТМЗ, а второй возвращается лицу, доставившему ТМЗ на склад покупателя.

     При выявлении расхождений между  фактическими данными и отраженными  в товарно-транспортной накладной  или при наличии повреждений  упаковки, проверяют каждое поврежденное место, о чем должен быть составлен  акт. В том случае, если повреждение  упаковки может вызвать потерю в  весе, ТМЗ следует принимать по массе нетто и количеству ТМЗ. В акте отражают данные о выявленных расхождениях и указывают ТМЗ, по которым установлены расхождения. Материальные запасы, по которым отклонения не выявлены, в акте не приводят, но производят запись "По остальным  товарно-материальным запасам расхождений  нет". Акт о выявленных расхождениях составляют в двух экземплярах, его  подписывают лица, принимавшие участие  в приемке-передаче ТМЗ. Один экземпляр  акта отсылают поставщику, а другой оставляют у материально ответственного лица получателя, принявшего товарно-материальных запасов, в дальнейшем он должен быть передан в бухгалтерию. Акт служит основанием для предъявления поставщику претензии. 

Существует  несколько видов актов о выявленных расхождениях, классифицируемых в соответствии с причинами выявленного расхождения.

     Акт о приемке материалов применяется  для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт  о приемке материалов (в двух экземплярах) составляет комиссия, в состав которой  входят: материально-ответственное  лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. После приемки запасов  акты с приложением документов (товарно-транспортных накладные и т.д.) передают: один экземпляр  в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии  для направления претензионного письма поставщику.

     Акт о недостачах и потерях запасов  в процессе заготовления, хранения, в производстве. Применяется в  случае выявления потерь товарно-материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым не установлены нормы  естественной убыли. Оформленный документ является основанием для списания с  подразделений, ответственных за сохранность  запасов, и возмещения их стоимости  за счет виновных лиц. Документ прилагается  к Акту о приемке материалов. Заполняется  в двух экземплярах и подписывается  комиссией и виновными липами: первый экземпляр направляется в  бухгалтерию второй - остается в  подразделении.

     Акт о потерях материалов в пределах норм естественной убыли. Применяется  при оформлении выявленных потерь запасов  в пределах норм естественной убыли. При их поступлении на склады субъекта от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы естественной убыли. Оформленный акт служит приложением к приходному ордеру при оформлении приемки запасов. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается на складе.

     Акт о порче, бое, ломе, материалов (товаров) применяется при учете запасов (товаров), подлежащих уценке или списанию вследствие допущенной на предприятии  порчи, боя, лома. Составляется и подписывается  комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию  и является основанием для списания с материально ответственных  лиц потерь запасов. Второй экземпляр  остается на складе. 

Основными документами, служащими основанием для оприходования товарно-материальных запасов на склад предприятия  являются: 

- счет-фактура; 

- товарно-транспортная  накладная; 

- накладная  и документы, выписанные материально  ответственным лицом, принявшим  товар, а именно акты о приемке,  акты о недостаче и т.д. 

Кроме товарно-материальных запасов, поступающих  на предприятие, на склад могут поступать  ТМЗ, изготовленные самим предприятием, материалы после переработки, ТМЗ  в виде остатков неизрасходованных  материалов, а также в виде отходов  и брака.

     Если  материалы поступают на склад  после переработки либо неизрасходованные  материалы, отходы, брак, кладовщик  составляет требование-накладную. Оформленное  требование-накладную передают в  бухгалтерию.

     В целях рациональной организации  учета и контроля за использованием материалов в производстве при большом  ассортименте товарно-материальных запасов  на предприятие разработана номенклатура (перечень) потребляемых в производстве материалов по их однородным признакам. Каждому наименованию, сорту материалов присвоено условное цифровое обозначение, номенклатурный номер (код), который  затем проставляется во всех документах по наличию и движению товарно-материальных запасов. Для сокращения номенклатуры ТМЗ и упрощения учета в  отдельных случаях однородные и  близкие по своим свойствам материалы  могут объединяться в единый номенклатурный номер. 

На каждый номенклатурный номер товарно-материальных запасов открывается отдельная  карточка, которая передается из бухгалтерии  на склад в полузаполненном виде. В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). Записи в карточки производят на основании первичных документов.  

Расход  товарно-материальных запасов оформляется  лимитно-заборными картами, накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение  материалов и др.)

     Лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также  для текущего контроля за соблюдением  установленных лимитов отпуска  запасов на производственные нужды, является оправдательным документом для  списания товарно-материальных запасов  со склада. Лимитно-заборные карты выписываются экономическим отделом на одно наименование материалов (номенклатурный номер) в  двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю запасов, второй - складу или кладовой цеха (участка). Отпуск запасов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих  экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток  лимита. В лимитно-заборной карте  цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка). (Приложение 5)