Учет и внутренний контроль денежных средств

     Бухгалтерия также является структурным подразделением ТОО «Павлодарсоль» на правах отдела и в административном отношении подчиняется непосредственно директору предприятия. Организационная структура бухгалтерии представлена на рисунке 2.

     Руководство деятельностью отдела осуществляет главный бухгалтер, в его непосредственном подчинении находится ведущий бухгалтер, который осуществляет непосредственное руководство отделом.

     Штат  бухгалтерии утверждает директор. Численность  бухгалтерии меняется в зависимости  от объема работ в пределах установленных  нормативов.

     Анализируя  представленную структуру, следует отметить, функции директора предприятия, относительно управления бухгалтерским учетом заключаются в:

• определение структуры бухгалтерской службы, ее целей и задач;
• общее руководство деятельностью бухгалтерии и структурных подразделений;
• контроль над соблюдением действующего бухгалтерского, финансового и налогового законодательств РК;
• контроль над обеспечением соблюдения правил внутреннего распорядка.

 

     Схема - Организационная структура бухгалтерии 

       
 
 
 
 
 
 
 
 

     Директор  предприятия несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, обеспечивает необходимые условия для правильного ведения учета, неукоснительное исполнение всеми подразделениями предприятия, работниками предприятия, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера к порядку оформления и представления для ведения учета и составления отчетности документов и сведений.

     Главный бухгалтер обеспечивает контроль над отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, осуществление (совместно с другими подразделениями предприятия) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.

     Функции главного бухгалтера:

• полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в бухучете операций, связанных с их движением;
• точный учет результатов хозяйственной деятельности предприятия в соответствии с установленными правилами;
• контроль над правильным начислением и своевременным перечислением платежей в государственный бюджет, взносов на социальное страхование, пенсионный фонд;
• сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив;
• контроль над соблюдением установленных правил оформления и отпуска товарно-материальных ценностей;
• контроль над правильностью расходования фондов заработной платы, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;
• контроль над соблюдением установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;
• выработка более совершенных методов организации бухгалтерского учета;
• подготовка предложений по совершенствованию технического обеспечения отдела;
• подготовка предложений по данным анализа финансово-хозяйственной деятельности по совершенствованию управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия;
• формирование журнала-ордера №2 – «Банк».

     Ведущий бухгалтер осуществляет непосредственное руководство бухгалтерией, контроль над выполнением функциональных обязанностей работниками бухгалтерии  и выполняет функции главного бухгалтера в его отсутствие. В его функции входит:

• ежедневный прием кассового отчета и на его основе формирование журнала-ордера №1 – «Касса»;
• сбор всех журналов-ордеров и на их основании составление оборотной ведомости, Главной книги;
• составление Баланса предприятия, отчета о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, отчета о движении денежных средств предприятия.

     В задачу бухгалтера-расчетчика входит учет расчетов с персоналом по оплате труда. Функции бухгалтера-расчетчика:

• прием первичных документов, касающихся заработной платы;
• ввод данных в компьютер с первичных документов;
• начисление заработной платы работников предприятия: расчет больничных листов, отпуска, компенсации за неиспользованный отпуск, подоходного налога и пенсионных взносов и другие расчеты, касающиеся заработной платы;
• формирование платежных ведомостей на выплату аванса и заработной платы, расчетных листков и передача в кассу;
• формирование расчетной ведомости по обязательным пенсионным взносам, «Расчет социального налога», ведомости «Удержания по исполнительным листам», списка на отправление почтовых переводов;
• формирование сводки начислений и удержаний в разрезе структурных подразделений, административно-управленческого персонала.

     В задачу бухгалтера по учету основных средств входит учет основных средств, учет затрат на производство и реализацию продукции.

     Его функции:

• прием первичных документов, касающихся учета основных средств (акты о приемке, переоценке, движении, ликвидации основных средств);
• ввод данных в компьютер с первичных документов;
• начисление износа основных средств в соответствии с установленными нормами;
• журнал-ордер №12; журнал-ордер №10; журнал-ордер №5; журнал-ордер №14;
• формирование статистической отчетности: «Отчет о производственно-финансовой деятельности предприятия» (поквартально),  ведомость «Наличия и движения основных средств», отчет «О наличии и работе автотранспорта».

     Функции бухгалтера по учету материалов:

• прием первичных документов, касающихся учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, поступления материалов (счета-фактуры, транспортные накладные, приходный ордер и др.);
• прием первичных документов, касающихся учета расчетов с подотчетными лицами (авансовый отчет по командировочным и хозяйственным расчетам);
• прием первичных документов, касающихся учета движения материалов (требование, отчет о движении материалов);
• ввод данных в компьютер с первичных документов;
• анализ расхода материалов в подразделениях предприятия.
• формирование журнала-ордера №6; журнала-ордера №7; ведомости №10 к журналу-ордеру №10; ведомости №16 к счету 1211 «Задолженность покупателей и заказчиков».

     Материально ответственным лицом за ведение  учета денежных средств в кассе  в ТОО «Павлодарсоль» является кассир, в обязанности которого входят:

• проверка правильности оформления приходных и расходных ордеров, наличие и подлинность подписей, приложений, перечисленных в ордерах;
• принятие или выдача денежных средств;
• регистрация кассовых операций в кассовой книге;
• сдача наличных денег в банк.

     Как известно, главным условием эффективности  деятельности любого предприятия является обеспечение эффективного взаимодействия его хозяйственных подразделений, которое дает четко налаженная система управления, что в целом невозможно без обеспечения руководства своевременной, полной и достоверной экономической информацией, которую дает только четко налаженная система учета.

     Таким образом, от эффективности организации  и управления бухгалтерским учетом напрямую зависит качество принимаемых  руководством решений.

     Исходя  из этого, бухгалтерия предприятия  призвана обеспечить:

• организацию учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• осуществление контроля над собственностью предприятия;
• осуществление контроля над правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей;
• соблюдение строжайшего режима экономии.

     Целью бухгалтерского учета является:

• сбор и регистрация первичной информации об активах, собственном капитале и обязательствах, доходах и расходах организации;
• дальнейшая обработка полученной информации;
• представления обработанной информации на вышестоящие уровни управления для принятия ими управленческих решений.

     Для реализации целей бухгалтерского учета  в рамках бухгалтерии ТОО «Павлодарсоль» решается целый круг задач, в том числе в области учета труда и заработной платы работников. К которым можно отнести:

• учет труда и начисление сдельной заработной платы (по цехам);
• учет и исчисление повременной заработной платы, расчет доплат (по АУП);
• учет начисления и распределения премий (по отдельным работникам, цехам и предприятию в целом);
• учет и исчисление налогов и прочих удержаний (по отдельным работникам и предприятию в целом);
• учет удержаний по исполнительным листам, за товары, купленные в кредит и др. (по отдельным работникам и предприятию в целом);
• сводный учет заработной платы (по предприятию).

     В качестве основных технических средств  на ТОО «Павлодарсоль» используются персональные компьютеры с установленным программным обеспечением.

     Перечень  программных продуктов, используемых в бухгалтерии, приведен в таблице 1.

     Таблица 1 - Программные продукты, используемые в бухгалтерии

 
 

     Программный комплекс «Расчет заработной платы» (РЗП) предполагает его применение в  бухгалтерии ТОО «Павлодарсоль» в качестве средства труда для автоматизированного расчета заработной платы.

     Программный комплекс «Расчет заработной платы» осуществляет:

• ведение лицевых счетов работников;
• автоматизированный расчет начислений и удержаний заработной платы;
• расчет пенсионных отчислений;
• формирование расчетных ведомостей по зарплате;
• формирование платежных ведомостей по зарплате;
• хранение и вывод на экран данных по зарплате;
• Расчет социального налога;
• Расчет социального страхования.

     Программный комплекс «Расчет заработной платы» осуществляет экспорт данных в программный  комплекс «1С: Бухгалтерия», импорт данных из подсистемы учета кадров, подсистемы «Реализация».

     В зависимости от выполняемых хозяйственных  функций работающие в ТОО «Павлодарсоль» подразделяются на следующие группы:

• руководящие работники;
• специалисты;
• рабочие.

     ТОО «Павлодарсоль» самостоятельно составляет штатное расписание в соответствии с потребностью в работниках, их численностью, профессиональным уровнем. Штатное расписание утверждает директор.

     ТОО «Павлодарсоль» самостоятельно распределяет общий фонд заработной платы, определяет общую численность работников, их профессиональный и квалификационный состав. ТОО устанавливает формы, системы оплаты труда, доплаты, надбавки работникам в соответствии с действующим законодательством и результатами хозяйственной деятельности.

     В ТОО «Павлодарсоль» используется повременная и сдельная формы оплаты труда сотрудников (на основе должностных окладов, тарифных ставок и сдельных расценок) в соответствии с их квалификацией на основании трудовых договоров. Начисление основной и дополнительной заработной платы производится в соответствии с действующим законодательством. Помимо выплат, предусмотренных законодательством, «Павлодарсоль» может производить дополнительные выплаты, если это оговорено в условиях трудового договора.

     ТОО «Павлодарсоль» имеет право выдавать денежные средства на возвратной основе в виде беспроцентных ссуд сроком до пяти лет на приобретение и обустройство квартир, дач и т.д.

     Очередные отпуска работающим предоставляются  согласно утвержденному графику. При  этом резерв на оплату отпусков не создается.