Ревизия кассовых операций

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию  как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения  к своим обязанностям. Поэтому  после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира  на работу руководитель предприятия  обязан ознакомить кассира с Правилами  ведения кассовых операций и заключить  договор о его полной индивидуальной материальной ответственности. Договор  хранится у инспектора по кадрам в  личном деле кассира.

Ревизор должен проверить, обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.

1. Изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений.
2. Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.
3. Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.
4. Закрывается ли помещение кассы на две двери:

• внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка;
• внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

5. Оборудована ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым металлом. С внутренней стороны дверца должна запираться на металлическую накладку с надежным навесным замком.

6. Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.
7. Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.
8. Имеется ли исправный огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться  охранно-пожарной сигнализацией, которая  выводится на пульт ведомственной  охраны.

Выдача денег в кассовых пунктах должна производиться только через специальное окошко, оборудованное  в соответствии с требованиями, установленными для всех касс.

Оставлять денежные средства в кассовых пунктах в нерабочее  время категорически запрещается. До окончания рабочего дня все  деньги и ценности под надежной охраной  должны быть сданы в главную (центральную) кассу хозоргана.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. должны храниться  у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих  данному субъекту хозяйствования, запрещается.

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Порядок проведения инвентаризации кассовой наличности регламентируется Инструкцией по инвентаризации активов  и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 и Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением № 107 Правления Нацбанка РБ от 29 марта 2011 г.

Учетной политикой ОАО «1-я Минская птицефабрика» определено, что внезапная инвентаризация кассы проводится в организации ежеквартально. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначена комиссия в составе бухгалтера, экономиста и специалиста по информационным технологиям.

Во время ревизии производятся полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

До начала инвентаризации от кассира ОАО «1-я Минская птицефабрика» берется расписка о том, что все полученные наличные денежные средства оприходованы, а расходованные списаны.

Кроме того, до начала инвентаризации наличных денежных средств в кассе кассир должен составить кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все документы, не предусмотренные Инструкцией о порядке ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты истек, они закрываются  и включаются в отчет кассира. Если срок оплаты не истек, поступают  по одному из следующих вариантов:

• если сумма выплаты значительная, ведомость необходимо закрыть и провести по последнему кассовому отчету;
• если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями ревизор, кассир и главный бухгалтер;
• выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтера трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы.

Поскольку ведение кассовой книги в ОАО «1-я Минская  птицефабрика» осуществляется автоматизированным способом, комиссией производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов (с этой целью в состав комиссии включен специалист по информационным технологиям).

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспечением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его  лицам и водителю транспортного  средства запрещается:

• разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
• следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
• посещать магазины, рынки и другие места;
• выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать расписку о том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. Акт применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе организации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально  ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально  ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).

При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств  или ценностей в кассе в  акте указывается сумма недостачи  или излишка и обстоятельства их возникновения.

В исследуемой в данной работе организации ОАО «1-я Минская птицефабрика» инвентаризация наличных денег и иных ценностей, находящихся в кассе, проводится регулярно на основании приказа руководителя не реже одного раза в квартал. В результате проверки актов внезапной ревизии денежной наличности не установлены признаки формального отношения к ее проведению: имеется приказ руководителя о периодичности проведения инвентаризаций, состав комиссии с течением времени изменяется, не осуществляется проведение проверок кассы на отчетные даты и т.п.

С кассиром ОАО «1-я Минская птицефабрика» заключен договор о полной материальной ответственности. В практику организации введено ознакомление сотрудников с основными нормативно-правовыми документами, связанными с их должностными обязанностями. Кассир предприятия ознакомлен с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций под роспись.

Контроль за сохранностью денежной наличности на предприятии  осуществляется следующим образом. Для доставки наличных денег из банка  в кассу организации используется служебный автомобиль. На основании  письменного распоряжения директора предприятия при получении в учреждении банка наличных денежных средств водитель сопровождает кассира из банка к транспортному средству.

Помещение кассы изолировано  от других служебных и подсобных  помещений. Для хранения денег используется сейф. Касса оборудована охранной сигнализацией, после окончания  рабочего дня дверь в кассу  закрывается и сдается на ведомственную  охрану. Прием и выдачу денег кассир производит через специальное окошко. Таким образом, организация кассы и хранения наличных денежных средств и денежных документов в ОАО «1-я Минская птицефабрика» соответствует требованиям нормативно-правовых актов.

1.3 Обзор нормативных документов  и экономической литературы по  теме исследования

Обращение денежных средств  совершается непосредственно на предприятиях, в организациях и учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными  средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный  контроль.

Штейнман М.Я. считает, что  «… внутрихозяйственный контроль –  один из видов экономического контроля. Осуществляемый в пределах своей  компетенции всеми отделами и  службами, руководителями и специалистами  предприятия, он позволяет вовремя  выявлять отрицательные отклонения и нарушения технологии производства, факты хищений и злоупотреблений, если они имели место».

Однако организация внутрихозяйственного контроля оставляет желать лучшего, контроль на предприятиях организован  формально, не все специалисты относятся  добросовестно к выполнению своих  обязанностей.

Белов Н.Г. классифицирует формы  контроля по времени осуществления  на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных  операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального  использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами  и главным бухгалтером.

Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен  на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение  положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных  операций и направлен на выявление  недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные  комиссии и аудиторские фирмы.

Пупко Г.М. разделяет три  основных направления ревизии кассы  и кассовых операций:

• инвентаризация денежной наличности;
• проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу;
• проверка правильности списания денег в расход.

Знание и грамотное  использование нормативной базы является неотъемлемой частью деятельности ревизора. Нормативно-правовые акты, регулирующие вопросы учета и отчетности операций с денежной наличностью и денежными  документами можно условно разбить  на две труппы:

• документы, устанавливающие основные формы учета наличных денежных средств и денежных документов;
• документы, регулирующие правила ведения операций в наличных белорусских рублях и наличной иностранной валюте.