Пояснительная записка – текстовая часть бухгалтерского отчета

     Каждая  организация самостоятельно определяет объем информации, а также форму  ее подачи: в виде текста, таблиц, схем, диаграмм и т. п. (п. 1 и 3 Указаний о  порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н). Можно разделить пояснительную записку на несколько разделов, например, вначале представить сведения об организации, затем дать расшифровку важнейших статей форм отчетности, и далее привести аналитические показатели, характеризующие деятельность организации.

     Некоторые организации в силу своей специфики (например, страховые организации, негосудартсвенные пенсионные фонды, организации, эмитирующие ценные бумаги и т. п.) должны представлять бухгалтерскую отчетность по определенным правилам. Тогда в пояснительную записку включаются разделы, отражающие специфические показатели деятельности организации.

     Как правило, пояснительная записка  составляется к годовому отчету. Но в случае необходимости раскрытия дополнительной информации для внутренних или внешних пользователей можно составлять пояснительную записку и к промежуточной отчетности. Это может быть сделано по требованию учредителей, в силу отдельных законодательных актов либо по инициативе организации (ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации").

     Если  организация обязана проходить  аудиторскую проверку бухгалтерской  отчетности, но не составила пояснительную записку, в аудиторском заключении будет написано, что бухгалтерская отчетность составлена не в полном объеме. В этом случае на организацию и главного бухгалтера налагаются штрафные санкции.

     Если  у организации имеются дочерние и зависимые общества, то она должна составить сводную отчетность и  пояснительную записку к ней.

     Подписывается пояснительная записка руководителем и главным бухгалтером организации. В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации, руководителем специализированной организации либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет. 

       1.2 Требования к составлению  пояснительной записки

     Согласно  пункту 31 ПБУ 4/99 пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках должны содержать следующие сведения Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4/99. Утверждено Приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. № 43 н:

     - юридический адрес организации;

     - основные виды деятельности;

- среднегодовую  численность работников за отчетный период или численность работающих на отчетную дату;

- состав (фамилии и должности) членов  исполнительных и контрольных органов организации.

     В соответствии с пунктом 4 статьи 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете» пояснительная записка к годовой бухгалтерской отчетности должна содержать существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный период и предшествующий ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности.

     Пояснительная записка стала унифицированной формой отчетной документации. Ей присвоен номер 0503160 по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Отдельные таблицы и приложения к пояснительной записке также строго унифицированы и имеют самостоятельные номера по ОКУД.

     В бумажном варианте пояснительная записка  брошюруется вместе с другими формами бюджетной отчетности, ее страницы нумеруются в сквозном порядке. Кроме того, п. 2 Инструкции № 5н предусматривает представление пояснительной записки на электронных носителях информации. В последнем случае удобно заполнять таблицы пояснительной записки в файле формата Excel, полученного путем экспорта шаблона пояснительной записки из какой-либо справочно-правовой системы.

     Пояснительная записка представляется в обязательном порядке в составе как годовой бюджетной отчетности (по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным), так и квартальной (по состоянию на 1 апреля, 1 июля, 1 октября). При этом главный распорядитель бюджетных средств представляет пояснительную записку органу, организующему исполнение бюджета соответствующего уровня, распорядитель бюджетных средств - главному распорядителю, получатель бюджетных средств - распорядителю либо главному распорядителю (в случае отсутствия в цепочке доведения бюджетных средств распорядителя). Сроки представления пояснительной записки определяются сроками представления всего бухгалтерского отчета.

     В связи с повышением уровня информативности  пояснительной записки среди ее внешних пользователей окажутся не только вышестоящие организации, но и различные контрольные органы (территориальные управления Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, региональные контрольно-счетные палаты, местные контрольно-ревизионные органы и т.п.). Поэтому формировать пояснительную записку следует в полном объеме, требуемом Инструкцией № 5н, и достоверно, учитывая, что числовые показатели и отдельные факты, приведенные в записке, легко проверяются при последующем финансовом контроле.

     Порядку составления пояснительной записки  к бюджетной отчетности посвящен раздел VII Инструкции № 5н. В этом разделе определены объем информации, а также форма ее подачи: в виде текста, таблиц или схем.

     Числовые  показатели пояснительной записки  отражаются нарастающим итогом с начала года в рублях с точностью до второго десятичного знака после запятой. Если показатель имеет отрицательное значение, то в пояснительной записке он отражается со знаком «минус». В том случае, если данные по каким-либо показателям не имеют значения, соответствующие графы заполняются прочерком.

     Поскольку, как уже отмечалось, пояснительная  записка имеет жестко структурированный  вид, рассмотрим порядок составления  отдельных частей и таблиц последовательно. 

     Заголовочная  часть

     Указываются:

     - дата, по состоянию на которую  составляется пояснительная записка;

     - наименование учреждения;

     - наименование бюджета, из которого  финансируется учреждение (федеральный,  региональный, местный, бюджет государственного  внебюджетного фонда).

     Также указываются коды: дата (в числовом формате) и код учреждения по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО (устанавливается учреждению органами Федеральной службы государственной статистики). 

     Текстовая часть

     Единственная  часть пояснительной записки, в  которой можно представить информацию в относительно произвольном виде. Здесь можно указать следующую информацию:

     - наименование учреждения (полное  и сокращенное);

     - организационно-правовая форма;

     - юридический адрес и почтовый  адрес;

     - сведения об учредителе (вышестоящей  организации);

     - конкретные источники финансирования (бюджеты разных уровней, средства от предпринимательской деятельности, разрешенной законодательно и Уставом (положением), целевые средства и безвозмездные поступления);

     - краткая характеристика видов  предпринимательской и целевой  деятельности;

     - численность персонала учреждения  по штатному расписанию, утвержденному в установленном порядке, среднегодовая численность работников за отчетный период, численность работающих на отчетную дату, наличие вакансий, причина некомплекта.

     Кроме того, в текстовой части следует отразить перечень и краткое содержание внутренних нормативных и методических документов учреждения и вышестоящей организации, регулирующих вопросы бухгалтерского учета и отчетности. К таковым относятся учетная политика (в целях бухгалтерского учета и в целях налогообложения), правила и график документооборота, порядок организации и проведения инвентаризации (если имеется) и другие документы. При использовании автоматизации бухгалтерского учета необходимо указать степень автоматизации (частичная, комплексная), используемый программный продукт для ведения учета и составления отчетности. Можно кратко описать структуру бухгалтерской службы (формирование отделов и групп внутри бухгалтерии), количество бухгалтерских работников, укомплектованность, наличие вакансий.

     Также можно указать принятые меры по повышению  квалификации и переподготовке финансовых и бухгалтерских специалистов учреждения (наличие соответствующего уровня профессионального образования работников, участие в бухгалтерских семинарах, проведение профессиональной учебы). 

 

        2 Методика составления пояснительной записки

        2.1 Структура пояснительной записки

        В пункте 4 статьи 13 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ установлены  требования к содержанию пояснительной  записки. Так, в ней должна отражаться информация:

• об организации;
• о ее финансовом положении;
• сопоставимости данных за отчетный год и предшествующий ему годы;
• методах оценки;
• существенных статьях бухгалтерской отчетности;
• фактах неприменения правил бухгалтерского учета (с соответствующим обосно ван ием).

        Кроме того, в пояснительной  записке к бухгалтерской отчетности организация указывает изменения  в учетной политике на следующий  отчетный год. Согласно пункту 24 ПБУ 4/99 пояснения к бухгалтерскому балансу  и отчету о прибылях и убытках должны содержать сведения, относящиеся к учетной политике организации. Помимо этого, они должны обеспечивать пользователей дополнительными данными, которые нецелесообразно включать в бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках, но которые нужны пользователям бухгалтерской отчетности для реальной оценки финансового состояния организации и результатов ее деятельности.

     В Пояснительную записку следует  включить лишь ту информацию о предприятии, которая отвечает основным критериям  существенности для заинтересованных пользователей. Например, поставщиков в первую очередь интересуют платежеспособность предприятия, отсутствие просроченной кредиторской задолженности, а инвесторов - перспективные направления деятельности и возможность быстрой окупаемости вложений.

     Записка составляется в произвольной форме. 
2.2 Разделы и содержание пояснительной записки

     Для того чтобы было удобнее составлять и воспринимать пояснительную записку, ее можно разбить на разделы, например:

     1. Сведения об организации

     2. Информация об учетной политике

     3. Сведения об отдельных активах  и обязательствах

     4. Информация о доходах и расходах  организации

     5. Прочая информация

     6. Информация о связанных сторонах

     7. Анализ финансово-хозяйственной  деятельности организации

     Рассмотрим содержание каждого из разделов. 

       2.2.1Сведения  об организации

     Согласно  пункту 31 ПБУ 4/99 в этом разделе приводят (если эти данные отсутствуют в  бухгалтерской отчетности) юридический  адрес организации, ее основные виды деятельности, среднегодовую численность работников за отчетный период или численность работников на отчетную дату, а также состав (ФИО и должности) членов исполнительных и контрольных органов организации. Кроме того, указывают адреса и названия дочерних и зависимых фирм, которые имеются у организации, направления их деятельности.

     Например, акционерные общества в этом разделе  сообщают (п. 27 ПБУ 4/99):

1. о количестве выпущенных и полностью оплаченных акций;
2. количестве акций, выпущенных, но неоплаченных или оплаченных частично;
3. номинальной стоимости акций, находящихся в собственности акционерного общества, ее дочерних и зависимых обществ.

 

       2.2.2 Информация об  учетной политике