Формирование отчетных данных о дебиторской и кредиторской задолженности в формах 1 и 5, к пояснительной записке

- договор (или иной  документ, из которого можно сделать  вывод о том, что между сторонами  было достигнуто согласие по  выполнению того или иного  обязательства),

- документы, подтверждающие выполнение сторонами принятых на себя обязательств (счета – фактуры, платежные поручения, накладные, квитанции в приеме груза, доверенности, акты выполненных работ и т.д.),

- дополнительные документы,  отражающие текущее состояние  взаимоотношений между сторонами, а также подтверждающие признание одной из сторон наличия задолженности (акты сверок взаиморасчетов, претензионные письма, ответы на данные претензии и т.д.).

Кроме того, в соответствии со ст. 65 АПК РФ: «каждое лицо, участвующее  в деле, должно доказать обстоятельства, на которое оно ссылается как на основание своих требований и возражений…». Следовательно, при взыскании дебиторской задолженности в судебном порядке, необходимо будет предоставить в суд именно первичную документацию, обосновывающую требования кредитора.

Для проведения инвентаризации в организации создаются инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих  инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в  приказе (распоряжении), который регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Формы приказа о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22) и Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма №23) утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. №88. В приказе конкретизируется содержание и объект инвентаризации, причины инвентаризации, определяются порядок и сроки инвентаризации, персональный состав инвентаризационной комиссии и назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации может содержать  в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет сроки ее начала и окончания, разграничивает обязанности между членами рабочей  комиссии.

При инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность» в состав инвентаризационной комиссии должны включаться представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, экономисты и т.д.), способные квалифицированно разобраться с сущностью инвентаризируемых финансовых обязательств. Наличие таких специалистов в составе инвентаризационной комиссии позволит избежать ошибок при проведении инвентаризации. При этом следует заметить, что нормативные документы не запрещают включать в состав комиссии представителей сторонних организаций (специалистов юридических фирм) для формирования юридически обоснованных и достоверных результатов инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии можно также включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

При инвентаризации имущества  организации по строке баланса «Дебиторская задолженность» особое внимание необходимо уделить проверке следующих счетов бухгалтерского учета:

- 60 – расчеты с поставщиками  и подрядчиками,

- 62 – расчеты с покупателями  и заказчиками, 

- 63 – резервы по  сомнительным долгам,

- 58 – расчеты по  краткосрочным кредитам и займам,

- 67 – расчеты по  долгосрочным кредитам и займам,

- 70 – расчеты с персоналом по оплате труда,

- 71 – расчеты с подотчетными  лицами,

- 76 – расчеты с разными  дебиторами и кредиторами (расчеты  по имущественному и личному  страхованию, расчеты по претензиям, расчеты по причитающимся дивидендам  и другим доходам, расчеты по депонированным суммам).

- 79 – внутрихозяйственные  операции (расчеты по выделенному  имуществу, расчеты по текущим  операциям, расчеты по договору  доверительного управления имуществом).

Кроме того, для формирования пакета документов, необходимого для взыскания задолженности в судебном порядке (например, платежных документов, подтверждающих факт оплаты), уже на этом этапе работы необходимо обратить внимание и на проверку счетов:

- 50 – касса (касса  организации, операционная касса,  денежные документы),

- 51 – расчетные счета, 

- 52 – валютные счета. 

При проведении инвентаризации проверяется реальность дебиторской  и кредиторской задолженности на основании первичных документов. Так, возможны ситуации, когда под  кредиторской задолженностью на счете 60 могут числиться оплаченные, полученные, но по каким либо причинам, в том числе умышленным, не оприходованные товары с целью их присвоения материально ответственными лицами. На счете 62 могут учитываться товары, которые фактически покупателю не отгружены.

Проверке полежат товарные, расчетные документы по проведенным в учете операциям, книга выданных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, договоры на поставку товаров. Проверку расчетов с поставщиками и покупателями проводят на основании данных аналитического учета, соответствующих первичных документов, а также актов сверки расчетов с дебиторами, которые составляются в свободной форме отдельно по каждому должнику.

Инвентаризационной комиссии целесообразно осуществлять сплошной метод сбора первичных документов. То есть по каждому дебитору, числящемуся на том или ином счете, необходимо поднять всю имеющуюся первичную документацию, проанализировать ее и сопоставить с данными бухгалтерского учета.

После осуществления  непосредственного сбора первичных документов, сотрудники, входящие в состав инвентаризационной комиссии формируют пакеты документов по каждому дебитору. Далее осуществляется анализ собранной первичной документации. В частности на данном этапе устанавливается - на основании какого обязательства строились взаимоотношения сторон, а значит, определяются права и обязанности сторон.

Также подлежат анализу  и первичные документы, отражающие взаиморасчеты между сторонами. Здесь необходимо помнить, что они  должны соответствовать требованиям, предъявляемым законодательством. Так, в соответствии со ст. 13 Приказа первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа  (формы), код формы; 

- дату составления; 

- наименование организации,  от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной  операции;

- измерители хозяйственной  операции (в натуральном и денежном  выражении);

- наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственных операций и правильность  ее совершения, личные подписи и их расшифровка (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с вышеуказанными требованиями. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Таким образом, собранные  в результате инвентаризации первичные  документы, должны соответствовать  вышеуказанным требованиям, в противном случае они будут признаны судом не надлежащими доказательствами, что исключает возможность взыскания задолженности в судебном порядке и приводит к дополнительным финансовым расходам по возмещению судебных издержек. Поэтому выводы по анализу первичных документов должны быть отражены в результатах инвентаризации, наряду с выводами о возможности взыскания задолженности по имеющимся документам в судебном порядке.

Особое внимание при  проведении инвентаризации дебиторской  задолженности необходимо обратить на правильность документального оформления взаиморасчетов. В соответствии со ст. 410 ГК РФ обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. Для зачета достаточно заявления одной из сторон.

Необходимыми условиями  взаимозачета между сторонами являются:

- наличие встречного  характера требований, признанных  и неоспариваемых сторонами; 

- наличие однородных  требований;

- действительность требований в момент зачета (срок исполнения уже наступил).

Единой формы документов для совершения операции по зачету встречных требований, позволяющей  правомерно отразить ее в бухгалтерском  учете, не установлено. Название документа  не имеет существенного значения, его стороны выбирают по своему усмотрению. Это может быть акт проведения зачета встречных односторонних требований, акт сверки наличия и погашения задолженности или протокол о проведении взаимозачета, или соглашение о погашении взаимных обязательств и т.п. Важно то, что данный документ должен выполнять роль платежно-расчетного документа. Именно поэтому он, как и платежное поручение или приходный кассовый ордер, должен содержать сведения о том, какая сумма и за какой товар (работу, услугу) и по какому обязательству засчитывается.

При проведении инвентаризации дебиторской задолженности необходимо учитывать также правильное документальное отражение операций по продаже дебиторской  задолженности, которые совершаются  путем заключения договора уступки права требования (цессии).

 Реализация дебиторской  задолженности должна оформляться  у продавца как погашение дебиторской  задолженности по поставленным  товарам, выполненным работам,  оказанным услугам. 

В ходе инвентаризации также  проверяются сроки погашения дебиторской и кредиторской задолженности, которые числятся на счетах бухгалтерского учета на конец года, на основании заключенных договоров. Цель этой проверки – разделить задолженности на краткосрочные и долгосрочные. Задолженность, которая ранее указывалась в отчетности как долгосрочная, может быть представлена на начало года как краткосрочная, и наоборот.

Кроме того, при инвентаризации следует  определить просроченную дебиторскую  задолженность, то есть задолженность, по которой истек срок исковой давности, установленный законодательством в три года (ст. 196 ГК РФ). По результатам проведенной инвентаризации просроченная дебиторская задолженность подлежит списанию.

После тщательного анализа собранных  первичных документов сотрудники, входящие в состав инвентаризационной комиссии должны сопоставить полученные в результате анализа сведения по характеру взаиморасчетов с организациями – дебиторами и данными бухгалтерского учета.

Окончательным этапам основной деятельности по инвентаризации является письменное истребование у руководителя организации дополнительных документов, необходимых для осуществления инвентаризации финансовых обязательств организации. Данный этап деятельности является необходимым именно в том случае, когда между сотрудниками бухгалтерии и членами инвентаризационной комиссии возникли разногласия по предварительным итогам инвентаризации. В запросе целесообразно указать:

- документы, которые должны быть  предоставлены, 

- внутренние службы организации,  в которых данные документы  могут находиться,

- сроки, в течение которых  данные документы должны быть  предоставлены. 

И лишь после получения  ответа на вышеуказанный запрос персональный состав инвентаризационной комиссии может  преступать к заключительному этапу  инвентаризации – оформление ее результатов.

После того, как основной этап деятельности по инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность» будет завершен, ответ на запрос о предоставлении дополнительных документов получен сотрудники, входящие в состав инвентаризационной комиссии преступают к заключительному этапу деятельности, а именно окончательному оформлению результатов инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии  первичных документов, отражающих дебиторскую  задолженность организаций и  о том, что учтенные финансовые обязательства являются реальными, записываются в инвентаризационные описи, которые должны быть составлены не менее чем в двух экземплярах. Перечень реквизитов инвентаризационной описи и ведомости нормативными документами специально не установлен. В связи с этим, считаем, что к числу таких реквизитов могут относиться:

- наименование документа (инвентаризационная  опись, акт и т.п.),

- основания проведения инвентаризации (приказ, распоряжение, договор и  т.д.),

- указание, какое именно имущество или обязательство инвентаризируется (дебиторская задолженность),

- местонахождение инвентаризируемого  имущества, 

- на каких балансовых  или забалансовых счетах учитывается  инвентаризируемое имущество, 

- даты начала и окончания  инвентаризации,

- список членов инвентаризационной  комиссии.

Кроме того, по результатам инвентаризации дебиторской задолженности составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами. В данном акте должна быть отражена информация по всем организациям - дебиторам, по которым инвентаризировались первичные документы. Акт, также как и инвентаризационная опись, должен быть подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационные описи и  акты являются первичными учетными документами  для бухгалтерского учета. Поэтому  задача инвентаризационной комиссии на этом этапе - наиболее полно и точно  внести в описи данные о фактическом наличии финансовых обязательств, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации.