Автоматизированные системы документоборота

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Декабря 2011 в 15:47, курсовая работа

Описание

В настоящее время появилось большое количество публикаций на тему автоматизации документооборота. Как правило, их авторы рассматривают данную проблему сквозь призму конкретных реализаций в тех или иных программных продуктах. В результате у читателя не складывается целостной картины проблемы автоматизации работы с документами, так как автоматизация отдельных деловых процедур не затрагивает большой аспект организационных вопросов. А ведь именно эти вопросы выходят на первый план при анализе «что и как автоматизировать».

Работа состоит из  1 файл

Автоматизированные системы документоборота_курс.doc

— 185.00 Кб (Скачать документ)

       Системы характеризуются активным вовлечением  в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

       Основной  особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

       Как правило, система поставляется заказчику  не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.

       К системам данного направления относятся  следующие.

       Русифицированные  версии популярных западных систем:

  • DocsOpen (PC DOCS);
  • LinkWorks (DEC);
  • Staffware (Staffware PLS);
  • Lotus Notes (Lotus-IBM).

       Программные решения, созданные российскими  компаниями на основе западных систем:

  • система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);
  • система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);
  • комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);
  • система «Золушка-Кабинет» НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
  • решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen);
  • решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);
  • система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).

       Разработки  российских компаний:

  • система LanDocs компании «Ланит»;
  • система Effect Office компании «Гарант International»;
  • система «Документ2000» компании Telcom Service;
  • система «Крон» компании «Анкей»;
  • система «Евфрат» компании Cognitive Technologies.

       В следующем разделе будут подробно рассмотрены различные автоматизированные системы документооборота, которые, в частности, автоматизируют регистрацию документов. 
 
 
 
 

2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ  СИСТЕМЫ документооборота 

       Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» (ЗАО «Электронные офисные системы», ООО «Компания НетКом Текнолоджи») предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

       Система обеспечивает выполнение следующих операций:

  • Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.
  • Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.
  • Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.
  • Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.
  • Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.
  • Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.
  • Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.
  • Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.
  • Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.
  • Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.
  • Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.
  • Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.
  • Хранение электронных образов документов.
  • Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.
  • Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

       В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

       Система LanDocs (фирма АО «Ланит») предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

       Основные  достоинства системы:

  • высокая функциональность (ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль);
  • адаптивность (настройка на конкретные условия с помощью CASE-моделей);
  • соответствие стандартам;
  • открытость (легко интегрируется с офисными приложениями и корпоративными БД);
  • доступность и легкость освоения конечными пользователями.

       Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать  в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:

  • Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.
  • Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.
  • Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).
  • Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
  • Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
  • Поддержка нескольких версий одного документа.
  • Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).
  • Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.
  • Организация архивирования документов.
  • Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.
  • Регламентация прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

       Программно-технологический  комплекс «Золушка-WIN. Электронная канцелярия» (НТЦ «Институт развития Москвы»). состоит из трех функциональных компонентов программных систем.

       «Служебная корреспонденция» характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель.

       «Решения и распоряжения» отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

       «Письма граждан» характеризуются тем, что связующим началом пакета писем является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

       Система «Служебная корреспонденция» предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения. Система обеспечивает:

  • регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке;
  • регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;
  • регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов);
  • контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;
  • выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;
  • подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
  • поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ);
  • формирование истории движения документов;
  • организацию доступа к электронным копиям документов;
  • разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

       Система управления документами «Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies») позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие функции:

  • Регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами.
  • Контроль исполнения документов.
  • Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.
  • Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования.
  • Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов.
  • Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.
  • Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).

       В настоящее время фирмой разработаны  и распространяются следующие версии системы:

  • «Евфрат» – персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;
  • «Евфрат@SOHO» – система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе с помощью электронной почты и из сети Интернет. Система предназначена для установки в офисах малых фирм, домашних офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе «Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности отсутствует возможность контроля исполнения документов;
  • «Евфрат» – система автоматизации делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности.

       Так до внедрения системы «Евфрат» в ИФНС по г. Волгограду все входящие документы проходили следующий маршрут (см. рис.):

 

       Весь  документооборот осуществлялся в бумажном виде. Учет документов велся при помощи соответствующих журналов входящих, выходящих документов, приказов, и т.д. Контроль исполнения осуществлялся работниками общего отдела при помощи журналов контроля.

       От  системы документооборота требовалось:

  1. Обеспечить учет и быстрый поиск документов.
  2. Автоматизировать контроль исполнения.
  3. Клиент не собирался уходить от оборота бумажных документов и, соответственно на систему налагалось требование поддержки «бумажного» документооборота.
  4. Возможность оптимизировать систему под структуру организации.

Информация о работе Автоматизированные системы документоборота