Автоматизация учета

2.2. Назначение комплексов автоматизации учета.

          На текущий момент существует  довольно большое количество  универсальных комплексов ведения  бухгалтерского учета, которые  предназначены  не только для  автоматизации учета труда  и заработной платы, но и для ведения всего бухгалтерского учета, как на малых, так и на крупных предприятиях.

Вот лишь несколько  из них :

— Фолио ; АО "Центр  экономических компьютерных программ ФОЛИО"

— ИНФО-Бухгалтер ; ТОО "Информатик"

— Инфин-бухгалтерия ; Аудиторская компания "Инфин"

— Суперменджер" ; Фирма "Ланкс"

— AUBI ; Фирма "О'стрим"

— ABACUS ;  АО "ОМЕГА"

— 1С Бухгалтерия

Рассмотрим  более подробно два из них. Это такие системы, как AUBI, как наиболее удобная система бухучета и возможности анализа и 1С (для Windows) как наиболее распространенный программный продукт.

Программа 1С:Бухгалтерия  является универсальной бухгалтерской  программой и предназначена для  ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным  разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала  операций программа поддерживает несколько  списков справочной информации (справочников):

- план счетов;

- список видов объектов аналитического учета;

- списки объектов аналитического учета (субконто);

-констант и т.д.

На основании  введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой  период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться  по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета  итогов программа формирует различные  ведомости:

- сводные проводки;

- оборотно-сальдовую ведомость;

- оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

- карточка счета;

- карточка счета по одному объекту аналитического учета;

- анализ счета (аналог главной книги);

- анализ счета по датам;

- анализ счета по объектам аналитического учета;

- анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

- карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

- журнальный ордер.

В программе  существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором  бухгалтерском языке описать  форму и содержание отчета, включая  в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа  имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Главное назначение архивной копии - подстраховка от потери информации из-за поломки компьютера, перепадов напряжения в электросети, вирусов. Архивную копию рекомендуется  сохранять ежедневно (если Вы работали в этот день с программой) или после ввода данных в больших объемах. Имеет смысл держать два варианта архивной копии: последний и предпоследний. Например, сегодня Вы сохраните копию на дискете 1, завтра - на дискете 2, а послезавтра - снова на дискете 1 и т.д. Это защитит Вас от потери информации из-за некачественных дискет. Дискеты рекомендуется подписывать: номер дискеты, дата создания копии.

Программа может  быть полностью настроена бухгалтером  на текущее законодательство и конкретные формы учета.

 В настоящее  время разработчики предлагают  пакет 1C:Бухгалтерия 8.

"1С:Бухгалтерия  8" — универсальная программа  массового назначения для автоматизации  бухгалтерского и налогового  учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в соответствующие контролирующие государственные органы (ФНС), социальные и внебюджетные фонды (ПФР, ФСС), различные статистические отчеты, декларации, справки и т.д. Программа позволяет вести учет, как юридически лиц, так и индивидуальных предпринимателей, использующих любые системы налогообложения (ОСН, УСН или ЕНВД), осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д³.

Учет заработной платы в типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия" реализован в ограниченном объёме: есть бухгалтерский учёт зарплаты, но нет расчёта, т.е. в программе автоматизированы начисление и выплата заработной платы (оклады, надбавки и районные коэффициенты) с оформлением соответствующих документов (включая платежные документы), но если начисленная сумма отличается от оклада, требуется расчёт с учётом различных начислений и удержаний (например, в "1С:Бухгалтерии 8" не поддерживается расчет больничных и отпусков), то сумму необходимо будет рассчитать отдельно и ввести в программу вручную (или загрузить из программы 1С:Зарплата и Управление персоналом 8). Также в 1С:Бухгалтерии 8 реализовано депонирование заработной платы, отражение начисленной зарплаты, а так же сумм налогов и взносов в бухгалтерском и налоговом учете.

Для автоматизации  расчёта различных видов и  форм оплаты труда (повременная [с использованием месячных, дневных и почасовых  тарифных ставок], сдельная, а также  их варианты — повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда), расчёта всевозможных доплат, начислений и удержаний (премии, больничные, отпускные, пособия по уходу за ребенком, "за выслугу лет", разовые или долгосрочные доплаты и т.д.), рекомендуется использовать программу 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.

“АУБИ” -  это  зарегистрированное  название интегрированной  программной системы "Автоматизации  Бухгалтерского Учета’  малых, средних  и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса “АУБИ” построена  из ряда букв,  входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначение программы.

“АУБИ” может  быть с успехом использована для  автоматизации бухгалтерского учета  предприятий различного  рода  деятельности.  Программный комплекс  представляет  одинаковый  интерес как для торговых (коммерческих) структур,  так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУБИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия,  исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов;  информационные справочники,  содержащие  названия  предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. В зависимости  от  специфики  деятельности  предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

- учет материалов (склад);

- основные средства;

- учет  кассовых  операций  -  формирование  приходных  и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

- учет банковских операций - платежных поручений,  требований и реестров;

- учет счетов;

- ведение журнала хозяйственных операций;

- ведение   главной   бухгалтерской  книги;

- формирование шахматной  и оборотной ведомостей;

- формирование различных ведомостей аналитического учета

Журнал хозяйственных  операций является для “АУБИ” поистине основной  информационной  базой,  используя  которую,  программа  способна  формировать  множество  отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные “АУБИ” отчеты могут  быть  сохранены  на жестком диске в виде ASKII файлов или выведены непосредственно на принтер.  В случае сохранения выходных   форм  на  жестком  диске  пользователь  имеет  возможность просматривать,  корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т.д.).

По мере ведения  журнала хозяйственных  операций,  в  котором содержатся  все проводки,  отражающие деятельность предприятия, пользователь может получить за любой промежуток времени следующие отчетные формы по синтетическому учету:

- сводную оборотную ведомость;

- синтетический расклад по каждому счету;

- главную бухгалтерскую книгу;

- шахматную ведомость;

- баланс.

Аналитический учет занимает весьма важное место  в бухгалтерии достаточно большого числа предприятий. В общем случае полная конфигурация “АУБИ” в состоянии  формировать за любой  промежуток времени учетные ведомости по:

 

основным средствам	(счет 01);
износ основных средств	(счет 02);
основному, вспомогательному производству	(счет 20,23,25,26,29...);
готовой продукции, товарам...	(счет 40,41...);
реализации  продукции	(счет 46);
поставщикам и  подрядчикам	(счет 60);
авансам выданным	(счет 61);
покупателям и  заказчикам	(счет 62);
расчетам с  бюджетом/небюджетом	(счет 68,69,19...);
подотчетным лицам	(счет 71);
прочим расчетам	(счет 76);

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Разработка рекомендаций по автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда на примере ОАО « Чароит»

Предметом деятельности ОАО "Чароит" является продажа и покупка товаров  в розничной торговле. Общество имеет  самостоятельный баланс, расчетный  и другие счета в рублях в учреждениях  банков.

Работники организации ОАО «Чароит» подлежат обязательному социальному, медицинскому страхованию и социальному обеспечению установленных действующим законодательством.

Условия труда устанавливаются  коллективным договором, заключенным между трудовым коллективом и администрацией общества. Все финансово-хозяйственные операции организации, в том числе и начисление заработной платы документально оформляются и обосновываются.

В ОАО «Чароит» установлена повременная и повременно-премиальная  оплаты труда.

 ОАО «Чароит» в 2005 году приобрело в ПМФ «Алгоритм и программа» пакет прикладных программ «ЗАРПЛАТА».

    Программное  обеспечение пакета разработано  с использованием СУБД FoxBASE+ в операционной системе MS/DOS для ПЭВМ  IBM  PC  XT/AT и совместных с ними.

     ППП  «Зарплата», версия 3.5 обеспечивает выполнение следующих функций: начисление повременной заработной платы, начисление заработной платы по окладу, начисление сдельной заработной платы, расчеты по среднему, расчет удержаний алиментов, штрафов, расчет удержаний налогов и профсоюзных взносов, составление расчетно-платежных документов по заработной плате, расчет сводных показателей по заработной плате, ведение нормативно-справочной информации.

     В  ППП «ЗАРПЛАТА» формируются справочники:  справочник подразделений, справочник  категорий работающих, справочник работающих, справочник видов оплат, справочник твердых сумм, справочник лиц с выплатами по исполнительным листам.

      Бухгалтер в справочник работающих  вносит следующие данные: табельный  номер; фамилия, имя, отчество; дата увольнения; код подразделения (согласно справочника подразделений;  номер платежной ведомости; код категорий (согласно справочника категорий); оклад; тарифная ставка; процент премии (в справочнике видов оплат); персональная надбавка; сумма аванса; ставка подоходного налога; количество иждивенцев;

     В  базу начислений – удержаний  заносятся нестандартные виды  начислений –удержаний, имеющие  место в конкретном месяце, в  ней указывается: год, месяц  расчета заработной платы; табельный  номер; год, месяц за которые  выполняются начисления (удержания); код оплат; сумма; код подразделения; код затрат;

     Табель  рабочего времени на предприятии  заполняется ежедневно вручную, затем по истечению отчетного месяца бухгалтер переносит данные табеля в базу табель ( см. Прил А)

     В  базе больничных листков при  первоначальном вводе информации  по больничным автоматически  рассчитывается средний заработок.

     База  отпускников, заполняется согласно  записки  о предоставлении отпуска.

     База  премиальный фонд заполняется  согласно приказа руководителя по премированию.

     В  базу лицевых счетов заносятся  результаты расчетов зарплаты  и из нее получаются выходные  формы. 

     После  заполнения всех оперативных  баз, согласно следующих документов: (приказ о приеме и увольнении  работников; записка о предоставлении отпуска, больничный лист, табель рабочего времени, приказ о премировании, авансовая ведомость) происходит автоматический расчет заработной платы, формируются расчетные листки, платежная ведомость, а также сводная ведомость по счету 70 «Расчеты с рабочими и служащими».