Автоматизация учета основных средств на предприятии

2

Министерство образования и науки РФ

ГОУ ВПО «ВСГУТУ»

Кафедра « МЭИС»

Курсовой проект

«Автоматизация учета основных средств на предприятии»

                                                                              Выполнила: Цырендашиева А.

                                                                                                            ПИвЭ 2010

                                                                              Проверил: Будаев Е. С.

г. Улан-Удэ

2012 г.

                                                      Содержание

Введение…………………………………………………………………………....3

1. Бухгалтерские информационные системы…………………………………....4

          1.1. Особенности и задачи бухгалтерских ИС…………………………….4

          1.2. Структура бухгалтерских  ИС………………………………………...5

2. Описание предметной области и постановка задачи………………………..7

          2.1. Анализ предметной области………………………………………….7

          2.2. Постановка задачи              …………………………………………………...10

          2.3. Описание входной информации…………………………………….10

          2.4. Описание выходной информации…………………………………...15

          2.5. Выбор программного обеспечения………………………………….17

3. Оценка экономического эффекта              …………………………………………….33

Заключение……………………………………………………………………….38

Список использованных источников…………………………………………...39

                                        ВВЕДЕНИЕ

Автоматизация бухгалтерского учета - объективная необходимость. Работа бух­галтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу.

Цель данной курсовой работы: автоматизация учета основных средств. В моей работе на примере ООО «Галатея».

В первом разделе рассматривается теория бухгалтерских ИС.

Во втором разделе проводится анализ предметной области, описываются входные и выходные потоки, выбирается программное обеспечение и представляется технология решения поставленной задачи с помощью программы Бухгалтерия версия 6.3.

В третьем разделе оценивается экономическая эффективность.

                        1. БУХГАЛТЕРСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

1.1. Особенности и задачи бухгалтерских информационных систем

    Бухгалтерские информационные системы отражают отрас­левые особенности деятельности предприятий, различаются по функциям, принципам построения, техническому и методо­логическому сопровождению, оказываемым дополнительным услугам и другим признакам.

    В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета лежат учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдель­ными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетиче­ских счетов, первичными сводными документами, взаимосвязан­ными алгоритмами расчетов, а также методическими и норматив­ными документами конкретного участка учета.

    Задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют четкий, несложный алгоритм расчета, многочисленные группиров­ки и большой объем информации, что и предопределяет необходи­мость их компьютерной обработки.

     Основу бухгалтерских информационных систем составляет информация — совокупность количественных данных, необ­ходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. На разных предприятиях бухгалтерский учет органи­зуется по-разному. На крупных предприятиях реализуются все виды учета — первичный, управленческий, финансовый учет, каждый из которых решает свои задачи:

      на уровне первичного учета осуществляется сбор, реги­страция, частичная обработка информации;

      на уровне управленческого учета формируются резуль­татные данные, отражающие совершаемые хозяйствен­ные операции в стоимостной оценке в виде файлов бухгалтерских проводок;

     на уровне финансового учета реализуется сводный учет,
формируется Главная книга, бухгалтерский баланс и
другие отчетные регистры.

На каждом уровне управления создаются автоматизиро­ванные рабочие места специалистов-экономистов, бухгалте­ров, финансистов, аналитиков, взаимодействующие между собой.

Задачи бухгалтерских информационных систем:

      автоматизированное решение всего комплекса задач бух­галтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

      получение достоверной оперативной информации о те­кущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений.

      интеграция оперативного, бухгалтерского, статисти­ческого учета на основе единой первичной информа­ции;

     автоматизация обработки информации на всех стадиях
техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

               1.2. Структура бухгалтерских информационных систем

     Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленче­ской деятельности, и подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

          Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологии сетевой обработки данных. Структуру подсистемы составляют: технические средства сбора и регистрации инфор­мации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и дру­гие; методические и руководящие материалы; техническая до­кументация, обслуживающий персонал.

     Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечиваю­щих функционирование комплекса технических средств.

    Организационное обеспечение включает совокупность до­кументов, методов и средств, регламентирующих взаимодей­ствие персонала системы и технических средств, задейство­ванных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направле­ний ее совершенствования, выбор и постановка задач управ­ления, формулировка требований к комплексу технических средств.

    Лингвистическое обеспечение представляет собой совокуп­ность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информацион­ных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники.

    Эргономическое обеспечение представляет собой совокуп­ность методов и средств, используемых на разных этапах раз­работки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

     Разработка программных продуктов ведется многочислен­ными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С», «Парус», «БЭСТ», «ИНФОСОФТ», «ДИЦ» и др.

2.АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

              2.1. Анализ предметной области автоматизации

Основные средства – это средства труда, используемые при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг в течение более одного года. Они применяются в различных сферах приложения общественного труда (материальное производство, товарное обращение и непроизводственная сфера). Основные средства участвуют в процессе производства длительное время, сохраняя при этом натуральную форму. Их стоимость переносится на создаваемую продукцию не сразу, а постепенно, частями, по мере амортизации.

Весь учет основных средств ведется на активном счете 01 «Основные средства» подразделяется на следующие субсчета:

      010 «Здания»;

      011 «Сооружения»;

      012 «Передаточные устройства»;

      013 «Машины и оборудование»;

      015 «Транспортные средства»;

      016 «Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь»;

      017 «Рабочий и продуктивный скот»;

      018 «Библиотечный фонд»;

      019 «Прочие основные средства».

Этот счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении собствен­ных основных средств предприятия, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданных в текущую аренду. Синтетический учет собственных основных средств на этом счете ведется по первоначальной (восстановительной) стоимости в течение всего срока их эксплуатации. По дебету счета отражаются оприходование и дооценка основных средств; по кредиту — списание выбывших и ликвидированных основных средств, их уценка. Дебетовое сальдо по счету 01 "Основные средства" показывает стоимость собственных основных средств предприятия на отчетную дату.

Основные средства могут поступать в организацию различными способами, в результате:

   приобретения за плату у других организаций;

   строительства хозяйственным или подрядным способом;

   получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;

   внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;

   получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;

   взятия в аренду с последующим выкупом;

   поступления по акту дарения;

   передачи в совместную деятельность и доверительное управление;

   передачи в обмен на другое имущество;

   другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Поступающие на предприятие основные средства должны быть документально оформлены и сразу же оприходованы.

При неавтоматизированном способе учет основных средств происходит следующим образом: поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт (накладную) приемки-передачи основных средств на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

В актах указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

После оформления акт приемки-передачи основных средств передают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т.п.).

В бухгалтерии согласно акту приемки-передачи открывают инвентарную карточку учета основных средств (форма № ОС-6).

Заполнение инвентарной карточки (инвентарной книги) производится на основе:

   акта (накладной) приемки-передачи основных средств;

   технических паспортов;

   других документов на приобретение, сооружение, перемещение и списание объектов основных средств.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств:

   срок полезного использования;

   способ начисления амортизации;

   освобождение от начисления амортизации (если имеет место);

   индивидуальные особенности объекта.

После чего техническую документацию передают в технический или другой отдел предприятия.

Акт утверждает руководитель организации.

Как мы видим технология обработки задачи довольно трудоемкая.

Возникает необходимость в ее автоматизации.

                                      2.2. Постановка задачи

Цель данной задачи автоматизировать учет основных средств на предприятии. Для этого необходимо, чтобы вся первичная учетная документация заносилась в специальную компьютерную программу (в моем примере это программа BC: Бухгалтерия 6.3) и вся необходимая выходная информация выводилась автоматически.