Автоматизация бухгалтерского учёта

В 1956--1990 гг. меняются правила учета  финансирования по республиканским  бюджетам автономных республик и  местным бюджетам, учета взаимных расчетов между бюджетами, учета  целевого бюджетного резерва, совершенствуются учетные регистры и первичные  учетные документы, техника ведения  учета. В бюджетных учреждениях  создаются централизованные бухгалтерии  и внедряются средства механизации. Разработка методологии централизации бюджетного учета расценивается как самое крупное достижение в развитии и практике бюджетного учета. Организация централизованных бухгалтерий позволила оптимизировать бюджетные расходы на содержание штата бухгалтеров в малых по численности учреждениях (детских садах, сельских школах и т.п.) и значительно повысить качество учета (бухгалтерские работники в таких учреждениях имели, как правило, низкую квалификацию).

2. Компьютерные системы автоматизации бухгалтерского учёта в России

Несмотря на то что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.    

Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России:

Первый этап разработки программ автоматизации  бухгалтерского учета совпал по времени  с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность  в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий  и кооперативов, обслуживания временных  трудовых коллективов и других новых  субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских  разработок. Большинство программ создавалось  в виде АРМ (автоматизированных рабочих  мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это  время были популярны первые бухгалтерские  программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), 
"Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием  коммерческих структур и началом  приватизации. Десятки тысяч создаваемых  ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались  в бухгалтерском учете. На волне  всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших  заказные. Энтузиастов-одиночек и временные  трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые  хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы- лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских  систем характеризуется созданием  интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

Значительный рывок в  развитии бухгалтерских ИС произошел  с появлением персональных ЭВМ, на базе которых были созданы автоматизированные рабочие места (АРМ), в результате чего бухгалтер, т. е. главный пользователь, получил возможность работать с  информацией непосредственно, минуя  посредников.

2.1 Бухгалтерские комплексы.

Первые бухгалтерские системы  представляли собой так называемые бухгалтерские комплексы – отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ рациональна до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. Бухгалтерский комплекс может иметь средства обмена данными между отдельными автоматизированными рабочими местами, входящими в него, и средства объединения информации для сведения баланса, получения сводных выходных форм и построения отчетности. На данном этапе автоматизировались отдельные, наиболее трудоемкие задачи бухгалтерского учета – учет заработной платы, затрат на производство, материальных ценностей, подсчет себестоимости продукции. Первоначально в таких комплексах информация обрабатывалась централизованно, некоторвая децентрализация началась только после появления мини-ЭВМ. В настоящее время комплексы используются, прежде всего, для автоматизации складского учета, учета и заработной платы. Основными пользователями таких программ являются крупные и средние предприятия с большим оборотом хозяйственных средств многочисленным персоналом.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно  выделить: “Учет товаров и материалов” (фирма “Паритет-Софт”), “Склад” (фирма  “Фолио”), “Торговый склад” (фирма  “Инфин”), “Парус – Реализация и Склад” (корпорация “Парус”); “1 С – зарплата” (фирма “1 С”); “Заработная плата” (фирма “Паритет-Софт”); “Мини-зарплата”, “Макси-зарплата”, “Супер-зарплата” (фирма “Инфин”), “Зарплата” (корпорация “Парус”) и другие.

Современный бухгалтерский  комплекс представляет собой несколько  программ по различным участкам учета, объединенных с помощью так называемой сводной программы, “подводящей итоги”.

2.2 Мини-бухгалтерии.

В начале 90-х годов появление  в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой  бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились  так называемые мини-системы или  мини-бухгалтерии – разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам  самой разной квалификации. К данному  классу относятся программы, предназначенные  главным образом для бухгалтерий  с численностью 1-3 человека без явной  специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Эти программы ориентированы  на малый бизнес, реализуют функции  ведения синтетического и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить  и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять набор первичных документов и формировать отчетность. На малых  предприятиях основной объем работ  приходится на финансовый учет (а не управленческий). Среди этой группы наибольшее распространение получили: “Интегратор-Соло” (фирма “Инфософт”); “ДиаСОФТ BALANS” (фирма “Диасофт”); “АУБИ-мини-бухгалтерия” (фирма “О’Стрим”); “Инфо-Бухгалтер” для малых предприятий (фирма “Информатик”) и другие.

2.3 Комплексные или интегрированные бухгалтерские системы.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от бухгалтерских  ИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей бухгалтерских информационных систем – квалифицированных бухгалтеров – была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились  комплексные или интегрированные  бухгалтерские системы, такие, как  “ABACUS”, рассчитанные на бухгалтерию  в 50-60 человек. К этому классу относятся  программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функций  и разделов. Интегрированные бухгалтерские  ИС в основном ориентированы на средний  бизнес и служат для работы на одном  компьютере, хотя возможны варианты их использования на нескольких компьютерах, а также в локальной сети. При  этом на каждом персональном компьютере отображается, как правило, вся система. Наиболее распространены программные  пакеты фирм ПАРУС (“Парус-предприятие” – вариант для крупных и  средних предприятий), ИНФОСОФТ (“Интегратор”), “Интеллект Сервис” (“БЭСТ” – для  комплексной автоматизации предприятий), “Ланкс” (“Суперменеджер”), “Диц” (“Турбобухгалтер”) и других.

Данный класс бухгалтерских  систем относится к системам, которые  легко настраиваются на специфику  ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут  работать как в сети, так и на отбельных рабочих местах учетных  работников. Поэтому подобные системы  занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие системы предоставляют  широчайшие возможности ведения  бухгалтерского учета на предприятии; благодаря использованию различных  современных информационных технологий они обеспечивают:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;
• ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину;
• регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций – “от проводки” и “от первичного документа’. В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором – ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;
• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:
• вручную с клавиатуры на основе первичного документа;
• путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;
• на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;
• путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;
• формирование любых отчетных первичных документов и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за люобой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также бланки, специфические для данного предприятия;
• формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности с помощью графического редактора;
• сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельносттью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;
• формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;
• надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.); путем закрытия от изменений всех данных за определенный период; с помощью периодического резервного сохранения данных и последующего их восстановления, а также проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;
• введение многовалютного бухгалтерского учета;
• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

2.4 Финансово-аналитические программы.

Дальнейшее развитие возможностей бухгалтерских информационных систем вызвано необходимостью аналитической  обработки учетной информации, накапливаемой  в этих системах и используемой менеджерами  и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных  экономико-математических методов, методов  математической статистики, соответствующих  инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. Условно такие программы можно разделить на подклассы:

• системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
• и системы для работы с инвестиционными проектами.

ИС данного класса должны осуществлять следующие функции:

• анализ и оценка отдельных показателей производственно-финансового состояния объекта или предприятия по различным методикам и применение этих оценок;
• экономический анализ деятельности объекта исследования, прогноз;
• анализ и оценка по методикам, соответствующим международным стандартам, сравнение показателей деятельности отечественных и зарубежных фирм;
• расчет вариантов бизнес-планов, ранжирование вариантов по приоритетам пользователя;
• расчетдополнительных показателей по алгоритмам пользователя;
• одновременное использование большого числа показателей, включение в анализ различных факторов как экономического, так и неэкономического характера;
• использование статических и динамических вариантов сравнения элементов анализа;
• табличное и графическое представление информации.

К ним можно отнести  такие программы, как: “Экспресс-Анализ” (фирма “Телеком-Сервис”); “ФинЭксперт” (фирма “РосЭкспертиза”); “Альт-Финанс” (фирма “Альт”), “Audit Expert” (фирма “Pro-INVEST Consulting”) и другие.

В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово-экономического программного обеспечения подобные программы можно использовать как  самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже  существующими системами в качестве приложения к ним.

3.Этапы автоматизации учета  деятельности компании.

3.1 Подготовка к автоматизации.

Для того чтобы перевод бухгалтерии  на компьютер был эффективен и  дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно  можно разбить на пять этапов.

Этап I. Оптимизация бухучета

Автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.

Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а  именно:

1. Применяемый план счетов и  использование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитики по различным счетам.

3. Использующиеся типовые проводки  для отражения типовых хозопераций.

4. Формы и содержание первичной  документации.

5. Формы учетных регистров. Анализ  производится на предмет того, что можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета (см. предыдущий раздел).

Ясно, что для проведения такой  оптимизации требуется высококвалифицированный  и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким  является, например, аудитор или  опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что  их сотрудники прекрасно разбираются  в самих программах, а вот в  бухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя  возможности для улучшения и  даже оставляя старые ошибки.

Этап II. Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации  понимается то, в каком объеме будет  автоматизироваться бухгалтерия и  в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет.