Аудит учета и сохранности денежных средств

Этап 2. Предварительное ознакомление. Предполагается посещение фирмы  до начала работы аудитора. Аудитор  знакомится с ходом производства, персоналом, местами хранения товарно-материальных запасов, оборудования и обеспечением их охраны, общей структурой организации (дочерних предприятий, участков, цехов, отделов) с состоянием производственной дисциплины. На этой фазе аудитора кроме  визуального наблюдения аудитор  использует различные средства опроса (анкета, интервью и т.п.). Порядок  проведения аудиторских проверок согласно Международному стандарту аудита «Знание  бизнеса» зависит в значительной мере от степени осведомленности  аудитора о деятельности проверяемого предприятия, об уровне организации  и ведения бухгалтерского учета  на предприятии. Поэтому аудитору (аудиторской  организации) необходимо приступить к  сбору и изучению информации. Ознакомление следует начинать с изучения основных документов – свидетельства о  регистрации, учредительного договора, устава, договор на поставку продукции, лицензий на право осуществления  внешне – экономической деятельности и др.

Только в результате проведенного первоначального изучения предприятия  можно определить примерный объем  предстоящей работы и ее продолжительность. В соответствии с объемом и  е сложностью (один вид деятельности или несколько, производство одно или  многих видов продукции, требуется  проведение инвентаризации материальных ценностей или можно с уверенностью положиться на результаты инвентаризации, проведенной самим предприятием в предусмотренные правилами  сроки и т.п.) определяется стоимость  аудита и эта сумма согласовывается  с клиентом.  Если клиент выражает сомнения в обоснованности суммы, то следует подкрепить ее величину соответствующими расчетами. Согласованная сумма, включая  налог на добавленную стоимость, указывается в договоре на проведение аудиторской проверки.

Большую помощь при подготовке к аудиту могут оказать беседы с руководителями проверяемого предприятия, позволяющие более четко определить основные направления предстоящей  работы по проверке.

Этап 3. Планирование аудита. Любая эффективная работа требует  предварительного составления четкого  плана и программы. Планирование аудитором своей работы по проверке осуществляется таким образом, чтобы  она была эффективна, качественна  и выполнена к намеченному  сроку.

Этап 4. Системное изучение. Оно позволяет определить потоки и объемы информации, пункт наибольшей загруженности сбором и обработкой информации и на этой основе сделать  вывод: кому представлено право принятия решения и ответственность за реализацию этих решений по интересующим аудитора аспектам деятельности предприятия, то есть кто является центром ответственности. Такими центрами в зависимости от существа рассматриваемого аудитором  вопросов могут быть руководитель предприятия, его заместители, главный бухгалтер, начальники отделов и т.п. Помимо бухгалтерского учета, ценным источником информации для аудитора являются другие информационные системы предприятия: материально – технического обеспечения  и сбыта; контроля технологии производства; контроля качества; система планирование экономических норм и нормативов, система внутреннего контроля и  т.д. Данные, полученные на основании  документов, циркулирующих в системах, сравниваются и сопоставляются с  аналогичными сведениями, содержащимися  в бухгалтерских документах. В  случае расхождений, аудитором проводится необходимое исследование с целью  определения достоверной информации.

Этап 5.Выполнение аудита. Этот этап и есть выполнение аудиторских  процедур. В целях наиболее эффективного способа проведения аудита финансовой отчетности необходимо тематику аудита составлять в следующей последовательности:

1. Аудит цикла закупок. 
2. Аудит цикла производства.
3. Аудит цикла реализации и формирования финансовых результатов.
4. Аудит денежных средств.
5. Аудит долгосрочных активов.
6. Аудит цикла инвестирования.
7. Аудит обязательств и капитала.
8. Аудит правильности формирования учетной политики.

По каждой теме необходимо составить программу  аудиторской  проверки, указав в ней последовательное осуществление необходимых аудиторских  процедур и их исполнителей.

Этап 6. Составление отчета о результатах аудита. Аудитор (аудиторская  организация) по результатам аудита составляет отчет и представляет его заказчику в срок, определенный договором. Выполнение аудитором (аудиторской  организацией) договора определяется актом приема-сдачи аудиторского отчета.

Аудиторские услуги в виде консультаций оформляются справкой и другими официальными документами, а экспертиз – заключением  или актом. Заключение аудита имеет  правовое значение официального документа. Отчет аудитора должен содержать  четко выраженное заключение о финансовых отчетах, взятых в целом.

При проведении аудита предусматривается  перечень вопросов, подлежащих проверке, с указанием периода (как правило, один год), за который должна быть проведена  аудиторская проверка.

Аудит может производится начиная с проверки первичных  документов, сводной документации, записей в учетных регистрах, Главной книге и заканчиваться  подтверждением (отказом от подтверждения) достоверности финансовой отчетности. И, наоборот, начиная с проверки финансовой отчетности и заканчивая проверкой  первичной документации, при этом учитывается степень автоматизации  отдельных участков и учетных  работ.

2.2 Организация аудита  учета и сохранности денежных  средств.

Как отмечалось ранее, для  осуществления расчетов наличными  предприятия организовывают кассовые хозяйства. Касса аудируемого субъекта предназначена для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств (в национальной и в иностранной  валюте), а также денежных документов (ценных бумаг, бланков строгой отчетности). Кассовое хозяйство должно быть организованно  в соответствии с правилами ведения  кассовых операций, утвержденных Национальным банком Республики Казахстан.

Денежные средства относятся  к тем активам, с которыми связан наибольший риск хищения, кражи, махинаций, так как их легко скрыть и перевезти, на них нет отличительных знаков принадлежности, они легко конвертируемы. Возможность незаконных действий с  наличностью возникает также  из-за того, что отдельные лица имеют  свободный доступ к системе учета  денежных средств, разрешение на их охрану. Поэтому на любом предприятии  необходимо создать организованную систему внутреннего контроля за движением денежных средств.

Система внутреннего контроля за движением денежных средств –  это политика и процедуры, разработанные  для того, чтобы защитить активы; обеспечить соответствие их с финансовой политикой предприятия и достоверность  данных, отражённых на бухгалтерских  счетах.

Внутренний контроль за движением  денежных средств должен выполнять  следующие функции:

• отдельное хранение и отдельный учёт денежных средств;
• учёт всех операций, произведённых за наличный расчёт;
• хранение только необходимого остатка в кассе;
• периодические проверочные подсчёты остатка в кассе;
• физический контроль денежных средств;
• контроль за поступлением денежных средств;
• контроль денежных расходов;
• контроль денежных средств на расчётных счетах;
• сверка кассовых остатков;
• сверка расчётных (валютных) счетов.

Организованный внутренний контроль будет препятствовать возникновению  нарушений по операциям с денежными  средствами, позволит своевременно устранять  недостатки в учете денежных средств, даст возможность для решения  многих проблем, связанных с совершенствованием системы управления финансовыми  ресурсами предприятия. Кроме того, эффективный внутренний контроль способствует более качественному проведению аудита и уменьшению его объемов.

Основными задачами аудита денежных средств в кассе являются:

• проверка правильности организации кассового хозяйства и соблюдения правил ведения кассовых операций;
• проведение инвентаризации кассы и отражения в учете выявленных отклонений между фактически установленным наличием денежных средств и данными бухгалтерского учета:
• установление законности, достоверности и хозяйственной целесообразности операций с наличными денежными средствами;
• правильность отражения курсовой разницы по валютным операциям  Информационной базой аудита служат учетная политика предприятия; бухгалтерский баланс; Главная книга; отчет о движении денежных средств; журнал-ордер № 1, 2 и ведомость № 1, 2 (при ручном ведении учета) или машинограммы (при компьютеризации); приказы руководителя аудируемого субъекта на назначение инвентаризационной комиссии и материально – ответственных лиц (кассиров); договор о полной индивидуальной материальной ответственности; акт инвентаризации наличных денежных средств; приходные расходные кассовые ордера, платежные ведомости; журнал регистрации приходных кассовых документов; кассовую книгу; чеки денежные и расчетные; объявление на взнос наличными; платежное требование – поручение; выписку банка; валютные карточки.

Аудит денежных средств рекомендуется  проводить в следующей последовательности:

• ознакомление с учетной политикой, в частности: какова периодичность предоставления кассового отчета, сроки проведения инвентаризации денег в кассе;
• в каких учреждениях, и на каких счетах банка имеется наличность; устанавливают по балансу правильность и тождественность остатков денег в кассе, на текущих, банковских счетах на начало и конец года, сверяют их с данными Главной книги, учетных регистров;
• обследуют первичную документацию по движению денег, все ли реквизиты в документах заполняются.

В ходе аудиторской проверки денег в кассе в тенге и  валюте аудитор предварительно знакомится с источниками и периодичностью поступления денег в кассу, порядком нумерации и выписки кассовых ордеров, видами расходов денег из кассы, обращает внимание на качество оформления документов, указывается ли в приходных  и расходных ордерах основание  для их составления и перечисляются  ли к ним документы. Проверив каждый приходный и расходный кассовые ордера, аудитор устанавливает правильность их записи в отчете кассира с учетом даты, содержания операции, суммы и  корреспонденции счетов. Затем подсчитывает итоги по приходу и расходу  кассы и сверяет их с итогами, выведенными кассиром, и определяет остаток наличности в кассе на конец отчетного периода. Этот остаток  сличают с остатком, указанным  в следующем кассовом отчете и  в журнале – ордере № 1 и ведомости  № 1. Проверенные отчеты сравнивают с кассовой книгой с целью выявления  возможных случаев изъятия документов, подчисток, дописок новых операций и т.д.

Аудитор проверяет записи  журнале – ордере № 1 и ведомости  № 1, сверяя их с данными отчета кассира, подсчитывает в учетных регистрах  итоги вниз по графам по каждому  корреспондирующему счету отдельно как по дебету, так и по кредиту  и сопоставляет их с Главной книгой.

Методика аудиторских  процедур оприходования наличности в кассе зависит от источников их поступления. Проверка оприходования  наличности, полученной из учреждений банка, производится путем обязательного  сличения записей отчетов кассира  с данными корешков чековых книжек и всех выписок банка.

Одним из источников поступления  денежных средств в кассу является доход от реализации готовой продукции, товаров приобретенных, выполненных  работ и оказанных услуг, в  зависимости от отрасли деятельности аудируемого субъекта. В этом случае производят встречную проверку с  покупателями и заказчиками, отчетами материально – ответственных  лиц с целью выявления возможного несоответствия или исправления  дат и сумм в приходных кассовых ордерах (квитанциях).

Полнота поступления денег  из других источников определяется следующими примерами: возврат неиспользованных подотчетных сумм – согласно авансовым отчетам; погашение предоставленных работникам займов – по заявлениям персонала субъекта и распоряжения руководства; вклады в уставной капитал от учредителей – в соответствии с уставом и учредительными документами; возмещение материального ущерба и недостач – по данным инвентаризационных описей, сличительных ведомостей, актов инвентаризации; получение авансов под поставку товарно-материальных запасов, под выполнение работ и оказание услуг – исходя из договорных обязательств.

При аудите обоснованности списания денежных средств в кассе  применяют различные приемы фактического контроля в зависимости от характера  совершаемых расходных денежных операций. 

При проверке правильности взноса наличных денег в учреждения банка сопоставляют суммы, списанные  по кассе, с суммами, зачисленными в  банк по его выписке с текущих  банковских счетов. Одновременно проверяют  достоверность квитанций на сдачу  наличности в банк.

Основным направлением расхода  денежной наличности является – оплата труда. Поэтому аудитор проверяет  в первую очередь расчетно- платежные  ведомости: правильность оформления этих документов, их подлинность. Он приводит арифметическую проверку, встречную  сверку с объемами выполненных работ, опрос лиц, особенно не списочного состава, о выплачиваемой им заработной плате. Это связано с тем, что в  некоторых случаях в ведомости  на оплату труда включают вымышленных  лиц, завышают в платежных ведомостях итоги сумм выданной заработной платы, увеличивают объемы фактически выполненных  работ или расценок в нарядах  или трудовых соглашениях.

Особому контролю подвергают расход наличных денег на операционные, хозяйственные и другие нужды, выявляя  законность и целесообразность этих операций, их реальность, обоснованность отнесения на те или иные счета  бухгалтерского учета приобретенных  нематериальных активов, основных средств, акций, товарно-материальных запасов, ценных бумаг по страхованию имущества  субъекта, арендной плате, подписке на периодическую печать, авансов под  поставку товарно-материальных запасов, под выполнение работ и оказание услуг, погашение задолженности  поставщикам и подрядчикам, сторонним  организациям, третьим лицам. Размер и сроки выдачи денег под отчет  определяется руководителем организации.

В конце отчетного периода  вместе с бухгалтерским балансом индивидуальные предприниматели и  организации составляют отчет о  движении денег, который позволяет  пользователям оценить изменения  в финансовом положении юридического лица, обеспечивая их информацией  о поступлении и выбытии денег  за отчетный период в разрезе операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Классификация деятельности юридического лица по видам обеспечивает пользователей информацией, позволяющей оценить влияние видов деятельности юридического лица на его финансовое положение. В связи с этим аудитору необходимо установить точность и правильность раскрытия движения денежных средств от операционной, инвестиционной и финансовой деятельности; какие методы (прямой и косвенный) использует аудируемый субъект для раскрытия основных видов денежных поступлений  выплат. Движение денежных средств от операций в валюте отражается в тенге с применением рыночного курса на дату совершения операции.