Впоследствии, в случае если эти суммы могут  быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в  дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

     Необходимо  помнить, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний  при каждой выплате заработной платы  не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся  работнику.

     Если  данные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они  списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в  дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». 

     1.2.Цель, задачи и программа аудита расчетов с подотчетными лицами

     Цель  аудита расчетных операций определяется федеральным стандартом № 1 «Цель  и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности». Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по оплате труда. Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

     Основные  задачи аудита расчетных операций:

• проверка документального подтверждения расчетных операций;
• контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;
• проверка организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;
• сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;
• проверка организации синтетического учета в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;
• сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, Главной книге и бухгалтерском балансе;
• проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности;
• проверка инвентаризационной работы, подтверждение достоверности остатков по счетам расчетов.

     Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения  в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

• оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
• устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
• проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
• проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

   Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.

     Проверка  наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с  подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации  о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

     Проверка  документального оформления авансовых  отчетов. В ходе работы аудитор проверяет:

• оформление авансовых отчетов;
• оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
• порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
• своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

     Документальная  проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

     Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание на учет поступления  материально-производственных запасов  через подотчетных лиц, командировочных  расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных  материалов, представительских расходов.

     При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц  к авансовому отчету должны быть приложены  платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому  ордеру). В товарных чеках и накладных  должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

     В процессе документальной проверки авансовых  отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении  работника в командировку по форме  № Т-9 и командировочного удостоверения  по форме № Т-10. Данные документы  должны составляться по установленным  Постановлением Госкомстата от 05.01.04 г. № 1 унифицированным формам. Аудитор  должен обратить внимание на наличие  подписей и печатей в командировочном  удостоверении.

     Важным  внутренним первичным документом является служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении по форме № Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для  направления в командировку, а  также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый  работник, и утверждается руководителем  организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в  кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в  командировку по форме № Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

     Особую  важность имеет форма № Т-10а  «Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении» с точки зрения определения  источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

     Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому  ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.).

     Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через  подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел  устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение  стоимости приобретенных горюче-смазочных  материалов на счета расходов в учете  должно подтверждаться актами о расходе  и путевыми листами автотранспорта.

     Обращается  внимание на правомерность и оформление представительских расходов. Представительские  расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет  о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа  мероприятия, авансовый отчет с  прилагаемыми документами (товарным чеком, кассовым чеком, закупочным актом и  др.). Представительские расходы  должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

• по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
• по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

     Проверка  расчетов наличными денежными средствами. При проверке авансовых отчетов  обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными  денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа  при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также  и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным  кассовым ордерам, прилагаемые к  авансовым отчетам подотчетных  лиц.

     Проверка  организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются  записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных  лиц и в оборотной ведомости  или журнале-ордере.

     Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Организация проведения  аудиторской проверки расчетов  с  подотчетными лицами

     2.1. Информационная  база, используемая при проверке  расчетов

     В качестве аудиторских доказательств  используется следующая информационная база:

нормативно-правовые документы, регулирующие расчеты организации  с подотчетными лицами и работниками, в том числе:

• Трудовой кодекс РФ, введенный в действие Федеральным законом от 30.12.01 г. № 197-ФЗ;
• Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»;
• Постановление Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и др.;
• локальные нормативные документы организации, регулирующие трудовые отношения между работодателем и работниками, порядок организации бухгалтерского учета расчетных операций: коллективный договор, положение об оплате труда, положение о премировании, правила внутреннего трудового распорядка, учетная политика;
• учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма № АО-1), приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), личная карточка работника (форма № Т-2), штатное расписание (форма № T-3), табель учета рабочего времени (форма № Т-13), лицевой счет (форма № Т-54), расчетная ведомость (форма № Т-51), расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), платежная ведомость (форма № Т-53), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), командировочное удостоверение (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и др.;
• учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счетам, журналы-ордера, анализы счетов, обороты по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.;
• бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма № 1 «Бухгалтерский баланс», форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»;
• прочие документы, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, соглашения, трудовые договоры, договоры возмездного оказания услуг, подряда и пр.