Аудит расчетов с подотчетными лицами

     5.4. Проверка своевременности и полноты  возврата неизрасходованной валюты в кассу организации и ее зачисления на текущий валютный счет;

     6. Аудит полноты и правильности  отражения расчетов с подотчетными лицами в учетных регистрах и отчетности;

     6.1. Проверка правильности отражения  на счетах бухгалтерского учета операций по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     6.2. Проверка правильности расчета  сальдо по счету 71 «Расчеты  с подотчетными лицами»;

     6.3. Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета;

     6.3.1. Проверка тождественности данных  журнала учета хозяйственных операций главной книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     6.3.2. Проверка тождественности данных главной книги оборотной ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     6.3.3. Проверка тождественности данных  оборотной ведомости показателям бухгалтерской отчетности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. КЛАССИФИКАЦИЯ ВОЗМОЖНЫХ НАРУШЕНИЙ ПРИ ВЕДЕНИИ ОПЕРАЦИЙ ПО РАСЧЕТАМ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

      

     Основные  нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм
1. выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
2. выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
3. выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
4. несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
5. списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов;
1. отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;
2. отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
3. несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
4. отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
5. отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;
1. нарушение порядка удержаний подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
2. некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов;
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;
1. выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
2. списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;
5. Нарушения порядка учета представительских расходов.
1. несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
2. отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
1. некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
2. неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
3. несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

 
 
 

3. СОСТАВЛЕНИЕ ПРОГРАММЫ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

     Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении  расчетов с подотчетными лицами для  аудитора являются:

• Отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• Несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• Отсутствие на предприятии системы подачи посменных заявлений на выдачу наличных денег наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• Несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• Задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• Списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• Отсутствие утвержденных руководителем  предприятия смет представительских расходов;
• Отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• Отсутствие визу руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• Выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

     Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

     Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно  использовать вопросник (таблица 1)

     Таблица 1

     Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами 

      

     По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор может сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
2. В нарушении п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы;
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются – следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
4. В нарушение закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемых сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.
5. В нарушение Закона Российской Федерации «О налоге на прибыль» и Закона Российской Федерации «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;
6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;
7. В нарушение Закона Российской Федерации «О налоге на прибыль» и Закона Российской Федерации «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;
8. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник  позволяет аудитору сделать целый  ряд промежуточных выводов, на основании  которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

     Подобный  вывод может быть основанием для  следующих действий:

• Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют не большой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;
• Если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

     В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с  подотчетными лицами и намечен состав процедур.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

     Методы  контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений приведены в таблице 2 
 
 
 
 

     Таблица 2

     Методы  сбора аудиторских доказательств 

     Примечание  к таблице 2

     Методы  сбора аудиторских доказательств (гр. 1-8)

1. Наблюдение или участие в инвентаризации;
2. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
3. Устные опрос;
4. Получение письменных подтверждений;
5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
6. Проверка документов подготовленных на предприятии клиента;
7. Проверка арифметических расчетов;
8. Анализ.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. ОСНОВНЫЕ  КОНТРОЛЬНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

 

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечение срока, на который  они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

     Проверка  своевременности расчетов сотрудников  предприятия по командировочным  расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время в том числе по истечение трех дней после установленного срока следует провести проверку использования подотчетных сумм,  получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный годовой доход этого подотчетного лица.

     При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления  соответствующих оправдательных документов, подтверждающих производственные расходы, подотчетные суммы, необоснованно  списанные с работников без удержания  из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.