Время – ресурс менеджера

Дальневосточный государственный  университет

                     Институт международного туризма и гостеприимства

Факультет социального  менеджмента

Кафедра «Управление  в социально-бытовой сфере».

 

 

 

 

 

Доклад

на тему: «Время – ресурс менеджера».

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент ОЗО

Коваленко Ольга Владимировна.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Владивосток 2012г

1. Введение.

"Время – самый  ограниченный капитал, и если  не можешь им распоряжаться,  не сможешь распоряжаться ничем  другим".

П. Друкер

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования.

Это главный  стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных  навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит наряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём.

Менеджер всегда находится в трёх измерениях в  настоящем, прошлом и будущем. Время  – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно.

К сожалению, в  России с давних времён сложилось  представление о руководителе, как  о человеке с минимальным количеством  свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Успех каждого  руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается  самым ценным достоянием – временем.

Надо учиться  планировать свое рабочее время. Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного достояния – времени, а именно:

- либо имеющееся  время употребить для плодотворной  и успешной деятельности (максимальный  критерий);

- либо достичь  поставленных целей с возможно  меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Самоменеджмент  прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом  широком смысле слова – во времени, в пространстве, общении, деловом  мире.

2. Организация  рабочего времени менеджера.

Каким должен быть успешный, эффективный сотрудник? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь  ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если сотрудник не умеет правильно  организовать свое рабочее время. Нереально  добиться успеха, если человек не может планировать свое время.

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно  знать, на что оно расходуется  и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно  взаимосвязаны. Например, если сотрудник  не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если сотруднику не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

 Причины дефицита времени  заключаются в следующем: 

1. Постоянная спешка. В  состоянии постоянной спешки  сотрудник не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2. Отсутствие четкого  распределения работ по степени их важности. При этом сотрудник начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3. Постоянные доработки  дома. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное и сотрудник не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4. Большой поток рутинных  дел, часто срочных, работа  над которыми занимает много  времени. 

5. “Воры времени” –  непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые сотрудник берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6. Суетливость. Это результат  плохой организованности дня,  а также иногда зависит от  импульсивности и особенностей  человека.

7. Слабая мотивация труда.  Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени. Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности.

 Анализ использования  времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые  стороны практикуемого рабочего  стиля. Такой анализ просто необходим, если неизвестно, на что вообще расходуется время, неизвестно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, неизвестно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность. Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени.

Самый эффективный  способ учета времени – это  ведение записей. Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ.

Расходуемое время можно  учитывать в таблицах:

Таблица 1. Анализ видов  деятельности и расхода времени

Вид деятельности	Интервал времени (от… до…)	Продолжительность

 

Таблица 2. Листок “дневных помех”

помехи интервал	продолжительность	кто	пометки (причины)

Для получения  наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам сотрудник.

Сильные стороны  использования рабочего времени  нужно выделить и применять в  повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию  по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

- была ли  работа необходима? (если более  10 % рабочего времени было потрачено  не на необходимую работу, это  говорит о проблемах с делегированием  и определением приоритетов);

- были ли  оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

- было ли  целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации);

- был ли сознательно  определен временной интервал  для выполнения работы? (если более  10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические  моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного сотрудника.

Сильные стороны:

• сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
• не самые важные дела (ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени
• каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими
• вся работа, проделанная в этот день, была необходима
• помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

Слабые стороны:

• временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)
• непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.

Можно сделать вывод  о том, что управление временем касается в большей степени организации  рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта.

То, насколько успешно  менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

Таким образом, очевидно, что распределять дела и время  потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало  на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности, а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприятия, обладающие определённой степени важности для вас.

Не следует обходить внимание различные вспомогательные  средства помогающие организации своего времени, такие, например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и  секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей, каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую, и я не хочу неуспевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.