Контроль и учет деятельности сотрудников учреждений социального обслуживания

Контроль  и учет деятельности сотрудников учреждений социального обслуживания

Необходимость контроля подтверждается целым рядом доводов

• Для определения поощрения адекватного оценке трудовой деятельности или полученным результатам, так как поощрение является основным мотивом, то поощрения должны соответствовать проделанной работе и /или полученным результатам.
• Как средство, побуждающее сотрудников к самому процессу работы и выполнению определенных нормативов. Без него многие сотрудники просто отказываются работать.
• Для учета сделанных ошибок с целью определения тех действий, которыми эти ошибки были вызваны. Это требуется, в первую очередь, для того, чтобы обобщить их опыт и исключить подобные ошибки в дальнейшем. Таким образом, контроль вступает и в роли средства, обеспечивающего обратную связь.
• Для руководителя, так как дает ему некоторый дополнительный объем информации и тем самым оказывает помощь в управлении. Информация, которая служит источником, отражающим общие тенденции в коллективе и помогающим проводить индивидуальную работу с подчиненными.

Пример  описания контроля

• Личное наблюдение (самая простая форма, но требует много времени, не все сотрудники любят, когда руководитель стоит за спиной)
• Инструктаж (периодический, чтобы не забывали, что и как делать)
• На совещании (руководитель заранее задает вопросы, которые его интересуют)
• Телефонный
• Письменный (отчет)
• Административный контроль (по исполнению бюджета)
• Самоконтроль

При организации контроля необходимо помнить

• Выбор метода и формы контроля зависит от уровня зрелости сотрудника и от контекста самой задачи. Но в любом случае все начинается с формирования общей системы координат, понятной руководителю и подчиненному.
• Чтобы контроль был наиболее эффективен, руководителю нужно дать понять менее опытным сотрудникам, на какие показатели он будет обращать внимание и какими будут методы и формы контроля. Контроль может меняться с ростом зрелости сотрудника.
• С сотрудниками, находящимися на среднем уровне зрелости, необходимо изначально договориться о результатах, итоговых и промежуточных, которые руководитель от них ожидает, и как они будут изменяться и контролироваться.
• Только сотрудников с высоким уровнем зрелости можно не контролировать (обычно они составляют не более 10-15% от коллектива), остальные нуждаются в адекватном контроле и ожидают его от руководителя
• Руководителю важно продумать свои аргументы для сотрудников – почему важно выполнять работу именно так. контроль лучше всего работает тогда, когда есть четкое обоснование его применения.
• Прежде чем осуществлять контроль. Руководителю необходимо установить психологический контакт с подчиненным. в противном случае они просто не услышат друг друга и будут говорить на разных языках.
• Мелочный контроль, который подрывает инициативу и мотивацию подчиненного, может оказаться разрушительным.
• Важно, чтобы сотрудники признавали законность и обоснованность контроля, и хотя бы отчасти были его приверженцами. В противном случае ситуация может ухудшиться и организации будет нанесен ущерб.
• Сотрудники, долго работающие в организации, как правило. Привыкают к тому, что часть задач в организации находится под контролем – их необходимо выполнять, а про остальные можно забыть или отодвинуть их на задний план. Ситуацию было бы лучше откорректировать сразу. Если время ушло, а руководитель не отреагировал на невыполнение этих задач, впоследствии что-то изменить будет довольно сложно.
• Усиление контроля может привести к сопротивлению сотрудников, которым руководитель выражает свое недоверие, в результате их желание  прилагать усилия в работе , и, как следствие,  показатели производительности снизятся.
• Контроль не имеет смысла сочетания с корректирующими мероприятиями. Если сотрудники понимают, что руководитель фиксирует невыполнение плана, но ничего с этим не делает. Они расслабляются  - значит, в нашей организации распоряжения руководителей можно не выполнять.

И самая большая  ошибка руководителей  – отказаться от контроля, полагая, что все случится само собой

• Принцип законности: осуществление контроля в соответствии с законодательством; обеспечение охраны законных интересов как государства и общества в целом, так граждан и юридических лиц
• Принцип ответственности: нормативно предусмотренная ответственность субъекта контроля:

  ▪ за соблюдением  в процессе контроля  законов и правовых  актов

  ▪ за достоверность  результатов контроля (так  как на их основании  принимаются решения,  включая правовые)