Сутність і взаємозв`язок основної мети підприємства та мотивації персоналу

ТЕМА 6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ТА МОТИВАЦІЯ В БЮДЖЕТУВАННІ

п 1. Сутність і взаємозв`язок основної мети підприємства та мотивації персоналу.

Ефективне управління фінансово-господарською діяльністю підприємства базується на системному підході, в основу якого покладено об`єднання всіх складових виробничо-комерційної діяльності єдиною метою (ціллю). Методологія цільового управління виробничо-комерційною системою (підприємством) дозволяє через декомпозицію загальної цілі (мети), перейти до системи конкретних заходів які взаємопов`язані як в просторі так і часі.

   Будь-які відносини, в тому числі й економічні відносини починаються з усвідомлення певних потреб які повинна задовольнити організаційна система (підприємство, об`єднання). Бажання та потреби не є однаковими, вони утворюють певний різносторонній комплекс: потреби суспільства, держави, регіону; потреби партнерів, співробітників, власників. Сукупність потреб в складному поєднанні та взаємоузгодженості формулюють ціль (мету) організації. Ціль – це сутність, результат якого необхідно досягти й на досягнення якого спрямовано дії. Ціль повинна мати якісний та кількісний вимір. Під ціллю підприємства слід розуміти бажаний стан господарської системи, який досягається через певний проміжок часу, на підставі цілеспрямованих дій структурних одиниць й при успішному вирішенні сукупності взаємопов`язаних завдань. Визначаючи ціль, необхідно чітко визначитися в потребах, можливих напрямках дій, обсягах ресурсів на її досягнення. Кількість і якість потреб залежить від рівня розвитку організації, умов зовнішнього і внутрішнього середовища, свідомості суб`єктів діяльності. Оскільки потреби спонукають до їх задоволення, то менеджмент повинен створити такі умови діяльності, які дозволять через організацію дій конкретних суб`єктів чи відповідних підрозділів, і задоволення власних потреб, досягти загальної цілі (мети) організації.

Задовольняючи власні потреби, суб`єкти (структурні підрозділи) обирають власну лінію цілеспрямованої поведінки. Тому, основне завдання менеджменту в організації, щодо мотивації, це координація, надання можливостей і створення умов суб`єктам (структурним підрозділам) для задоволення їх потреб в обмін на якісну діяльність та досягнення поставлених перед організацією завдань.

Зміст процесу цілеутворення полягає в побудові узгоджених взаємовідносин підцілей та їх групуванні на блоки. Таке групування має назву «дерева цілей». Слід враховувати, що цілі мають певну ієрархію яка будується через їх деталізацію у вигляді певної мережі. Використовуючи системний підхід, слід розуміти що різноманітні цілі різних елементів організаційної структури (підприємство, проект, підрозділ), повинні бути в обов`язковому порядку взаємопов`язаними і взаємообумовленими. Якщо цілі не є взаємопов`язаними і взаємообумовленими, то можливе самостійне встановлення пріоритетів цілей елементами організації.

         Дерево цілей організації, являє собою декомпозицію загальної цілі (сукупностей цілей) на підцілі. Структура підцілей – це результат осмисленої розробки вищого рівня менеджменту при умові узгодженості з колективом. Підцілі різних видів діяльності взаємопов`язані і взаємозалежні, інтегруються і трансформуються на задачі (планові завдання кожного підрозділу), на види робіт (планові завдання робочих місць, персоналу).

Система мотивації повинна охоплювати як організацію в цілому так і персонально кожного працівника. Мотивація – це вихідна функція управління, яка представляє собою сукупність факторів що впливають на поведінку (потреби, інтереси, мотиви, персональні цілі) та сукупність причин психологічного характеру які пояснюють поведінку суб`єкта. Для побудови ефективної системи мотивації, необхідно спочатку визначити бажані потреби і життєві цінності людей, а потім сформувати систему відповідних важелів і стимулів, з врахуванням того що навіть першочергові потреби будуть спонукати до діяльності при умові що суб`єкт сам буде впевнений в тому що запропонований спосіб є самим ефективним для їх задоволення.

         Різні типи мотивації неможна протиставляти один одному, а навпаки необхідно узгоджувати й використовувати переваги всіх типів мотивації. Провідна роль у процесі мотивації належить потребам суб`єктів, які можна об`єднати в три групи: матеріальні, трудові і статусні. Мотивація трудової діяльності не може бути дійовою без задоволення матеріальних потреб, орієнтації на матеріальний інтерес працівників. Прагнення суб`єкту до поліпшення свого добробуту зумовлює необхідність збільшення трудового внеску, а отже, і збільшення кількості, якості та результативності праці. Сучасна практика господарювання незаперечно свідчить, що роль нематеріальних мотивів, стимулів постійно зростає, а тому мотивація також може посилюватись під впливом чинників пов`язаних із самою працею (зміст праці, відповідальність, успіх, підвищення статусу).

Для того щоб мотиваційний процес був керованим, необхідна наявність повної і достовірної інформації про потреби, інтереси, цілі об`єкта мотивації та тенденцій щодо їх змін в суспільстві. Дане завдання, в діяльності підприємств реалізується з допомогою мотиваційного моніторингу, тобто сукупності постійних дій визначення стану мотивації працівників та підрозділів, а також його коригування й узгодження зі змінами потреб в суспільстві. Звичайно, кожен працівник має власну систему цінностей, яка складається з набору та співвідношення певних мотиваційних факторів. Тому система мотивації в організації повинна надавати суб`єкту максимально широкий і гнучкий вибір задоволення потреб.

         Переважна більшість фахівців, за змістом, поділяють потреби на економічні (отримання винагороди для задоволення матеріального добробуту) та неекономічні (моральне задоволення від процесу, результатів праці, можливості самовираження). Більш структуровано потреби класифіковано в п`ятирівневій піраміді А.Маслоу, кожна з груп яких в більшій чи меншій мірі характерна певному рівню управління та відповідальності. За теорією А. Маслоу, ієрархія потреб має наступну послідовність: фізиологічні потреби – потреби в безпеці та захисті – потреби в належності до відповідних соціальних груп, процесів та потреби в підтримці – потреби в повазі та визнанні – потреби в самовираженні.

Досягнення оптимальної величини даного співвідношення базується на визначенні цілей конкретного підрозділу (працівника) і їх узгоджені з цілями організації (підрозділу). Оскільки працівників досить значна кількість, а цілеспрямованість і організація діяльності кожного повинна узгоджуватись з цілями підприємства (структурного підрозділу), то доцільно згрупувати інструменти управління (фактори мотивації і стимулювання) за певними групами:

         1) Потреби в самовираженні. Інструментами управління зазначеними потребами є: організаційні важелі – включення до обов`язків даних працівників (топ-менеджери) їх участі в складі комісій, комітетів, робочих груп, надання повноважень на ведення окремих проектів; нематеріальні важелі – створення іміджу працівника, подання інформації на дошці пошани,  нагородження символічними знаками організації, службове авто.; матеріальні важелі – високий рівень оплати та стимулювання за кінцевий результат проекту, підтримка при важливих подіях в житті працівника, нагородження цінними подарунками, вагомий пакет соціальних благ.

         2) Потреби в повазі та визнанні, характерні в основному для менеджменту організації, для якого рушійною силою є статус. Інструментами управління зазначеними потребами є: організаційні важелі – професійне зростання, досягнення більш високого суспільного положення (статусу), статус працівника успішного сучасного підприємства; нематеріальні важелі – назва посади, почесне членство в різних об`єднаннях, нагородження грамотами тощо, службове авто та окремий кабінет, спеціальні завдання щодо презентації компанії; матеріальні важелі – високий рівень оплати та стимулювання за кінцевий результат проекту, підтримка при важливих подіях в житті працівника, нагородження цінними подарунками, вагомий пакет соціальних благ.

         3) Потреби в належності до певних соціальних груп, процесів та потреби в підтримці, важливі для більшості працівників організації при чому в свідомості кожного  можуть бути різні цільові орієнтири. Інструментами управління зазначеними потребами є: організаційні важелі – інформування про довгострокові плани організації, навчання персоналу, надання стабільності робочим місцям та висвітлення перспектив професійного зростання, статус працівника успішного сучасного підприємства, участь в корпоративних святах; нематеріальні важелі – участь в управлінні (можливо формальне), наявність ефективного зворотнього зв`язку з керівниками, юридичний захист, гігієна праці, надання звання кращого за фахом, грамоти, подяки; матеріальні важелі – конкурентний рівень оплати та стимулювання за досягнення поставлених завдань підрозділом, підтримка при важливих подіях в житті працівника, нагородження цінними подарунками, помірний пакет соціальних благ.

         4) Потреби в безпеці та захисті, важливі для основної маси працівників організації при чому данні потреби суттєво впливають на лояльність працівника його впевненості в організації, стійкості в критичні періоди. Інструментами управління зазначеними потребами є: організаційні важелі – інформування про довгострокові плани організації, навчання персоналу, надання стабільності робочим місцям та висвітлення перспектив професійного зростання, статус працівника успішного сучасного підприємства, участь в корпоративних святах; нематеріальні важелі – наявність ефективного зворотнього зв`язку з керівниками, надання звання кращого за фахом, грамоти, подяки, юридичний захист, гігієна праці; матеріальні важелі – конкурентний рівень оплати та стимулювання за досягнення поставлених завдань підрозділом, підтримка при важливих подіях в житті працівника, надання позик та матеріальної допомоги, оплата навчання дітей, помірний пакет соціальних благ.

         5) Фізіологічні потреби – це основа укладення трудових відносин. Інструментами управління зазначеними потребами є: матеріальні важелі – організація оплати праці таким чином щоб середня матеріальна оцінка праці відповідної кваліфікації не була меншою ніж її середня величина на ринку праці, оплата проїзду, мінімальний пакет соціальних благ.

         Мотивація працівників повинна здійснюватись у відповідності з потребами організації і з врахуванням впливу зовнішнього середовища. Тому необхідно проаналізувати вимоги зовнішнього середовища, в якому працює організація, сформулювати цілі організації, підцілі структурних підрозділів та узгодити їх з індивідуальними потребами які досить різняться у працівників.

П. 2. Система матеріального стимулювання як інтегральна частина бюджетування.

         В практиці розробки систем бюджетування переважно застосовують підхід, який базується на побудові фінансової структури, тобто виділенні в якості об`єктів бюджетування і управлінського обліку центрів фінансової відповідальності (ЦФВ). Центр фінансової відповідальності – окремий підрозділ (сегмент) організаційної структури, управляє яким керівник, який несе відповідальність за результати прийнятих рішень. Як раніше було зазначено, виділяють чотири типи ЦФВ: центри витрат (управління і контроль витрат); центр доходів (управління доходами і надходженнями); центри прибутку (управління витратами і доходами); центри інвестицій (управління витратами і доходами інвестиційних процесів).

         Разом з побудовою фінансової структури організації і виділенні ЦФВ визначаються схеми їх мотивації, тобто моделі формування фондів матеріального стимулювання ЦФВ в залежності від планових і досягнутих фінансово-економічних (бюджетних) показників ЦФВ.

В якості основних цілей системи бюджетування можна виділити: 1) прогноз фінансово-економічного стану організації; 2) узгодження з ЦФВ бюджетних фінансово-економічних показників; 3) закріплення фінансових повноважень і відповідальності за учасниками процесу бюджетування; 4) підготовка інформації для прийняття управлінських рішень з використанням систем обліку, контролю і план-факт аналізу результатів діяльності.

         В залежності від поставлених перед собою цілей кожний суб`єкт (структурний підрозділ), в межах наданих компетенцій здійснює діяльність щодо поставлених завдань системою бюджетування та управління. Бюджетування включає наступні стимули: 1) економічні – розмір винагороди та набір пільг, в залежності від результатів бюджетування, також від професійності, здібностей і можливостей; 2) соціальні – можливість самореалізації особистості, ступінь участі працівників в самоуправлінні, соціальний статус працівників; 3) морально-етичні – діловий імідж організації, престижність роботи в ній.

         При інтеграції важелів мотивації в систему бюджетування необхідно враховувати основні принципи побудови ефективної системи стимулювання, до яких належать:

1)     джерелом утворення фонду стимулювання є ефект досягнутий в результаті діяльності працівника, ЦФВ, організації;

2)     обліковим і аналітичним забезпеченням формування і розподілу заохочення за підсумками бюджетного періоду є облік, контроль і аналіз результатів діяльності ЦФВ;

3)     критерієм оцінки результату та основою розрахунку коефіцієнтів заохочення є бюджетні показники отримані від діяльності працівника, підрозділу, організації;

4)     підрозділи та працівники повинні нести відповідальність (заохочення чи догана) тільки за ті результати на які вони впливають;

5)     повинно виконуватись правило рівного розподілу ефекту від досягнення позитивного результату організацією;

6)     критерії оцінки результатів діяльності не повинні суперечити один одному;

7)     критерії та важелі стимулювання повинні відрізнятися в залежності від рівня управління і відповідальності;

8)     система мотивації повинна врахувати не тільки матеріальні але й нематеріальні стимули.

         Можливий перелік критеріїв оцінки діяльності для різних центрів фінансової відповідальності подано в таблиці 7.1.

Таблиця 7.1.

Критерії застосування винагороди для ЦФВ