Совершенствование закупочной деятельности на примере ООО «КБЕ»

Реализованные в системе функции (рис. 4) позволяют автоматизировать:

• определение объемов и направлений материальных потоков;
• организацию складского хозяйства;
• организацию перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения и т.д.

 

 

 

 

 

 

Рис. 4 Схема единого  информационного пространства

 

В составе «Контура логистики» все  задачи решаются комплексно, это является основным преимуществом его использования  для управления закупочной деятельностью. По мнению специалистов в области управления логистической деятельностью на предприятии, «Контур логистики» системы «Галактика» отличается функциональной полнотой и удобством эксплуатации.

2. «1С-Логистика: Управление складом». Данный программный продукт предназначен для автоматизации управления складским хозяйством предприятия. При ее использовании уменьшается количество ошибочных складских операций, повышается точной и оперативность учета товара, уменьшаются затраты на заработную плату складских работников и т.д. Система поддерживает работу с различными типами оборудования: принтерами этикеток, сканерами штрих-кода и др. [10, с. 149]
3. «Фолио». Данный программный продукт отличается большой функциональной полнотой. Он включает в себя: «Фолио-WinСклад», «Фолио-ЛогистикСклад», «Фолио-ЗаказПоставка», «Фолио-Интернет-Заказ» и т.д. Программный модуль «Фолио-ЗаказПоставка» автоматизирует работу отдела закупки и отдела логистики. В функциональном смысле представляет собой систему, отслеживающую цепочку поставок от заказа поставщику до прихода на склад. Преимущества: поддержка полного цикла документооборота, подбор поставщиков по нескольким критериям (цена, сроки, качество, надежность), возможность консолидации и подачи заявок в разной форме. [10, с. 68]
4. «Oracle». В данной системе находится модуль «Закупки», который представляет собой интегрированное программное решение для учета данных о поставщиках, ведения информации о заявках и заказах предприятия, а также для управления процессом поступления сырья и ресурсов. Данный модуль позволяет вести базу данных поставщиков, автоматизировать работу с заявками на приобретение, управлять процессом получения сырья и материалов. [10, с. 240]

Здесь рассмотрены только наиболее известные программные  продукты отечественных и зарубежных производителей, которые уже достаточно широко внедрены в бизнес-практику, а на самом деле их ассортимент гораздо шире и продолжает увеличиваться.

На любом предприятии  необходимо оценивать степень эффективности использования информационного обеспечения закупочной деятельности, также необходимо знать, какие программные продукты существуют и как, по возможности, внедрить их. От этого зависят отношения с поставщиками предприятия, а также целесообразный их поиск и выбор.

 

1.4 Поиск и  выбор поставщиков

 

Выбор поставщиков играет очень важную роль в деятельности предприятия. Для того чтобы фирма получала прибыль, существует множество факторов, один из которых – бесперебойность поставки сырья и материалов. Это может обеспечиваться именно поставщиками, эффективно и качественно занимающимися своей деятельностью.

Решение о размещении заказа определенного объема у того или иного поставщика должно приниматься на основе совокупности критериев, разрабатываемых каждой компанией для своего производства.

Все критерии, применяемые  при оценке потенциального поставщика, классифицируются на три группы – техническую, организационно-экономическую и психологическую. [8, с. 95]

Техническая группа критериев  включает оценки потенциальных поставщиков:

• производственная мощность поставщика;
• соответствие современному уровню технологии;
• комплектность поставляемой продукции и возможные нарушения;
• развитость инфраструктуры (транспорт, информационные системы);
• ассортимент поставляемой продукции, т.е. возможности поставщика;
• наличие дефектов в продукции (оценка постоянства качества).

Организационно-экономическая группа критериев включает в себя:

• доступность продукции (наличие продукции на различных складах);
• условия доставки продукции (выбор транспортного средства);
• сроки поставки и условия оплаты продукции;
• удаленность поставщика;
• финансовое положение поставщика (долги, кредиты, грань банкротства);
• организация логистики;
• стабильность стиля поставки (восприятие продукции потребителем).

Психологическая группа критериев включает в себя:

• надежность поставщика (честность, порядочность и т.д.);
• предыдущая история поставщика, его репутация (период существования поставщика на рынке в условиях конкуренции);
• местонахождение поставщика (климатические и другие условия расположения потенциального поставщика);
• договорная дисциплина (выполнение своих обязанностей).

Информацию по перечисленным критериям выбора поставщика не всегда удается получить у потенциальных поставщиков, поэтому необходимо прибегать к услугам предприятий, владеющих определенными данными, характеризующими поставщика.

Одним из важных вопросов при работе с потенциальными поставщиками является принятие альтернативного решения:

• иметь одного поставщика на условиях прямых длительных производственно-хозяйственных связей;
• сотрудничать с несколькими источниками материально-технических ресурсов. [8, с. 103]

Оба варианта решения  этой проблемы имеют, соответственно, положительные стороны и целый ряд преимуществ, представленных в таблице 1. [11, с. 337]

 

Таблица 1 Преимущества при выборе одного или нескольких источников снабжения

Один поставщик	Несколько поставщиков
1. Долгосрочный контакт может исключать возможность разделения заказа	1. Решение проблемы при появлении  срочных и объемных заказов
2. Поставщик является эксклюзивным  обладателем патентов	2. Повышение гарантий снабжения  за счет использования нескольких источников
3. Поставщик удовлетворяет критериям  качества продукции и стоимости	3. Значительное снижение зависимости  потребителя от поставщика
4. Объем заказа достаточно мал,  и нецелесообразно делить его  между поставщиками	4. Возможность предоставления дополнительных сервисных услуг
5. Концентрация закупок может  привести к соответствующим скидкам	5. Гибкость снабжения и снижение  риска несвоевременности поставок  продукции

 

Для поиска потенциальных  поставщиков могут быть использованы следующие методы: объявление конкурса, размещение рекламы в Интернете, изучение каталогов, объявлений в СМИ, посещение выставок и ярмарок, переписка и личные контакты с возможными поставщиками, обращение к специальным посредникам. Наиболее распространенными и эффективными методами получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков являются конкурсные торги и письменные согласования между поставщиками и потребителями. [4, с. 196]

Основной показатель профессионализма любого специалиста  по закупкам – знание источников. А инструменты, к которым наиболее часто прибегают эти специалисты в настоящее время, - онлайновые поиски, электронные каталоги и веб-сайты компании. К другим источникам этого рода относятся профессиональные журналы, рекламные объявления, переговоры с торговыми представителями, коллегами, профессиональные контакты и собственные учетные документы отдела продаж.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум 1 из используемых источников должен быть независимым.

После принятия решения  о выборе поставщика осуществляется работа с ним. Проводится подготовка и планирование переговоров; знакомство с торговыми представителями поставщика и анализ предлагаемых условий; обсуждение технических условий с указанием типа, количества, качества и цены продукции, места и времени исполнения заказов, условий обслуживания и гарантийных обязательств. Как правило, на начальной стадии работы с поставщиками практикуется вариант проведения пробных заказов, по результатам которых проводится оценка способности поставщика по обеспечению потребности потребителя в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

В дальнейшем осуществляется оперативная работа в различных режимах, используемых на конкретном предприятии. [8, с. 105]

Таким образом, сущность закупочной деятельности предприятия  будет складываться из самого процесса снабжения и выбора оптимального метода закупки, а также из поиска и выбора поставщиков ресурсов и сырья для данного предприятия, и все это необходимо рассматривать в разрезе с информационным обеспечением закупочной деятельности данной фирмы.

Все эти составляющие закупочной деятельности важны для каждой организации, и  их подробное рассмотрение необходимо совместить с эффективным применением на практике.

 

2. Анализ закупочной  деятельности на предприятии  ООО «КБЕ»

2.1 Организационная структура  и описание вида деятельности  предприятия ООО «КБЕ»

 

Организационно-правовая форма предприятия – общество с ограниченной ответственностью «КБЕ». «Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов». [2, ст. 87]

Предприятие зарегистрировано 25 сентября 2003 года.

Адрес ООО «КБЕ»: г. Новошахтинск, ул. Калинина, стр. 10/1.

Данная организация занимается производством металлопластиковых конструкций и ограждений.

Это требует наличия следующих  комплектующих материалов:

1. профиль пластиковый;
2. металлопрокат;
3. стекло;
4. запорная арматура;
5. фурнитура;
6. расходные материалы.

Ассортимент продукции: оконные и дверные рамы, витражи, витрины, офисные перегородки, зимние сады, теплые крыши, теплицы и т.п.

В зависимости от заказов  потребителей возможны вариации изделий  по следующим параметрам:

• по площади (без ограничений);
• по количеству степеней открывания (1, 2 или 3);
• по форме контуров (прямые или фигурные);
• по виду стекла (простое, тонированное, бронированное и т.п.) и т.д.

На предприятии ООО  «КБЕ» находятся производственный и сборочный цеха. Производственный цех занимается изготовлением фурнитуры и запорной арматуры. Наличие остальных комплектующих материалов обеспечивается поставщиками, с которыми взаимодействует данное предприятие.

Предприятием ООО «КБЕ» осуществляются следующие виды деятельности:

• производственная и сборочная деятельность металлопластиковых конструкций и ограждений;
• осуществление необходимых мероприятий по рекламе своих услуг;
• участие и организация выставок;
• заключение хозяйственных и иных договоров в пределах своей компетенции;
• соблюдение требований к качеству продукции.