Совершенствование адаптации персонала

Задачи наставника:

• знакомство с продуктом отдела / подразделения: услуги, товар;
• технология работы;
• взаимодействие с другими подразделениями;
• документооборот;
• программное обеспечение;
• традиции и правила поведения в данном подразделении;
• консультация нового сотрудника по текущим вопросам.

 Стандарты работы наставника с новым сотрудником:

• доброжелательное, позитивное отношение к новому сотруднику;
• рациональное распределение рабочего времени: совмещение функций по основной работе с функциями наставничества за счет правильного планирования рабочего времени;
• последовательная передача необходимой информации, знании, опыта новому сотруднику: от простого к сложному, от общеизвестной информации к конфиденциальной;
• отслеживание обратной связи, контроль освоения знаний в ходе наставничества;
• осуществление текущего контроля над работой нового сотрудника, своевременная коррекция неправильных действий в работе;
• проявление заботы о новом сотруднике: обстоятельное разъяснение вопросов, привитие культуры компании;
• своевременное доведение информации руководителю подразделения о соответствии / несоответствии нового сотрудника данной должности, участие в оценке нового сотрудника на промежуточном контроле.

Таблица 1 - Контроль, оценка введения в должность нового сотрудника

 

Вид контроля	Цель контроля	Ответственный	Сроки выполнения
Текущий контроль	Оперативное отслеживание правильности и своевременности выполнения поставленных задач.	Наставник	Ежедневно
Промежу-точный контроль	Оценка процесса вхождения  в должность.	Руководитель подразделения. Менеджер по персоналу наставник.	2 недели, 1 месяц
Социально-психологический  контроль	Обратная связь от нового сотрудника: вхождение в коллектив, впечатление от работы.	Менеджер по персоналу.	Ежемесячно
Итоговый контроль	Оценка соответствия работника  должности оценка вхождения в  коллектив (в виде аттестации по результатам  испытательного срока).	Руководитель подразделения. Менеджер по персоналу наставник.	месяца работы

 

Аттестация по результатам  испытательного срока. Данная аттестация необходима для принятия обоснованного решения о приеме сотрудника в постоянный штат, либо о прекращении сотрудничества.

Оценка проводится методом  «360 градусов», т.е. сотрудник оценивается с разных уровней: руководителем подразделения, наставником, коллегами, подчиненными и самим аттестуемым.

Процедура оценки:

• менеджер по персоналу за две недели раздает бланки оценки участникам аттестации;
• обработка полученной информации;
• формирование заключения на сотрудника;
• принятие решения непосредственным руководителем на основе заключения: прием в постоянный штат (продление испытательного срока) увольнение;
• непосредственный руководитель совместно с менеджером по персоналу проводят собеседование по результатам аттестации, на котором сообщают решение, дают оценку результатам работы, сильным и слабым сторонам, рекомендации к развитию, сотрудник высказывает свое мнение о работе.

Данные программы можно  использовать как для первичной, так и для вторичной адаптации.

Особые потребности в  адаптации испытывают сотрудники старшего возраста. Они также нуждаются  в обучении и их потребности где-то схожи с потребностями молодых  работников, и им зачастую труднее  вписаться в коллектив.

Особо следует отметить адаптацию  женщин, выходящих на работу после  отпуска по уходу за ребенком. Чем  дольше она находится дома, тем  сложнее ей включиться в трудовой ритм. Связано это с тем, что, во-первых, после ее выхода на работу обычно обнаруживается большой пробел в знаниях (за три  года может очень многое поменяться, например, появиться новое программное  обеспечение или новые технологии). Во-вторых, нарушается ритм жизни: во время  отпуска женщина сама планировала  свое время, выйдя же на работу, она  вынуждена находится положенное количество времени на одном месте. В-третьих, возникает психологический барьер, при котором женщина должна опять принять статус подчиненной.

Все это нельзя оставлять  без внимания и необходимо учитывать  при составлении программ по адаптации. Приведем пример по программе адаптации  нового сотрудника.

Основными участниками программы  являются: непосредственный руководитель, куратор, специалист службы персонала.

Вся процедура адаптации  делится на четыре этапа, каждый из которых предполагает выполнение определенных заданий, которые, в свою очередь, закреплены за тем или иным участником процедуры. Т.Ю. Базарова и Б.Л. Еремина,

I этап. Оценка уровня подготовленности новичка, необходимая для разработки наиболее эффективной программы адаптации. За три дня до выхода нового работника. Специалист службы персонала обязан:

• позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке;
• проинформировать сотрудников о приходе нового работника заранее;
• приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;
• подготовить необходимые пропуска;
• обеспечить и проверить, подготовлено ли рабочее место:  телефон; оргтехника (расположение факса, копировальной техники и других офисных устройств, правила их использования и пр.); базовый набор канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

Непосредственный руководитель обязан:

• убедиться, что должностная инструкция подготовлена и соответствует действительности;
• определить куратора.

ІІ этап. Ориентация - практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. В первый рабочий день нового работника специалист службы персонала обязан:

• встретить нового сотрудника и провести на рабочее место. Если принято, вручить «пакет новичка» - корпоративную атрибутику;
• надлежащим образом провести кадровое оформление нового работника и все сопутствующие инструктажи;
• обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т.д., принятые в организации;
• обсудить первый рабочий день.

Непосредственный руководитель обязан:

• представить работника подчиненным, коллегам, познакомить с куратором;
• проанализировать вместе с новым сотрудником его должностные обязанности и заполнить бланк задач на испытательный срок;
• объяснить используемую на предприятии систему поощрений и правила применения штрафных санкций;
• объяснить правила компенсации возможных затрат, а также порядок и выдачу зарплаты, оплату листов нетрудоспособности и отпусков;
• ознакомить с организационной структурой;
• обсудить первый рабочий день.

Куратор обязан:

1. Ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка и сообщить следующую информацию:

• рабочие перерывы на отдых, время и продолжительность обеда;
• процедура сообщений о вынужденном отсутствии на работе (например, руководителю подразделения или секретарю по телефону);
• уход за пределы компании в рабочее время;
• требования к внешнему виду;
• пропускная система, порядок открытия и закрытия офиса (рабочего кабинета).

2. Предоставить информацию личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения, стоянки машины и т.д.

3. Предоставить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать, и правила, действительные только для данной должности и / или отдела.

4. Ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности (в рамках отдела, с другими отделами).

5. Ознакомить с поведением в случае непредвиденных ситуаций.

6. Обсудить первый рабочий день.

III этап. Действенная адаптация. Этот этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. За первую рабочую неделю нового работника специалист службы персонала обязан:

• ознакомить с основными процедурами и политикой в отношении персонала (возможности карьерного роста);
• проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективной подготовки.

Куратор обязан:

• ознакомить с подробной историей компании, ее миссией, стратегией и целями, политикой в области работы с партнерами и потребителями, стадиями доведения продукции до потребителя;
• ознакомить со списком документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь;
• объяснить, как действует административно-хозяйственная система организации, существующие правила и процедуры (например, заказ автотранспорта, канцтоваров и пр.);
• познакомить с теми сотрудниками, с которыми будет сотрудничать новый работник;
• ознакомить с содержанием работы, требованиями и стандартами выполнения работы, пределами полномочий, ответственностью.
• ознакомить со специальными процедурами;
• ознакомить с системой отчетности.

IV этап. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. По истечении испытательного срока специалист службы персонала обязан:

• дать новому сотруднику заполнить оценочный лист;
• проанализировать заполненный оценочный лист до обсуждения;
• провести обсуждение и сделать акцент на ожидаемой от сотрудника обратной связи (узнать его мнение о фирме в целом, о способах ведения бизнеса, предложения об улучшениях и пр.).

Непосредственный руководитель обязан:

• сообщить работнику об окончании испытательного срока и назначить дату обсуждения результатов его работы в этот период;
• провести обсуждение и сделать акцент на ожидаемой от сотрудника обратной связи (узнать его мнение о фирме в целом, о способах ведения бизнеса, предложения об улучшениях и пр.).

 

 

1.3 Оценка состояния работы по адаптации

 

 

В течение всего адаптационного периода руководитель должен неформально  обсуждать с сотрудником его  взаимоотношения с коллективом  подразделения, его степень адаптации, контролировать выполнение индивидуального  плана.

Периодически контроль процесса адаптации должен осуществлять специалист по кадрам. В случае увольнения сотрудника во время адаптационного периода, руководитель обязан направить его в течение двух недель в службу по персоналу для собеседования.

Служба управления персоналом для выяснения истинных причин увольнения собирает и анализирует соответствующую  информацию. Одновременно оценивается  эффективность подбора персонала.

Успешность адаптации  зависит от характеристик производственной среды и самого работника. Чем  сложнее среда, чем больше отличие  ее от привычной среды на прежнем  месте работы, чем больше связано  с ней изменений, тем труднее  проходит процесс адаптации.

Адаптация как процесс  характеризуется определенной продолжительностью, и, следовательно, имеет свое начало и окончание. Если в отношении начала адаптации вопросов не возникает (это начало деятельности работника в новых условиях), то определить ее окончание весьма трудно. Дело в том, что адаптация - это процесс, протекающий постоянно в меру изменения факторов внешней среды трудовой деятельности работника, да и изменения самого человека. Поэтому адаптация имеет отношение и к человеку, который не менял рабочего места.