Самоменеджмент как способ эффективного распределения времени

1)   важные дела (в порядке их важности)

2)   срочные дела (в порядке их срочности)

3)   текущие, несрочные дела (в порядке важности)

Правило 2. Браться прежде всего за важные и срочные дела. Обычно 80% времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20%. И, наоборот, из 10 дел всегда найдется 2-3, сделав которые, человек уже будет доволен своим днем. Не стоит давать обстоятельствам «сталкивать» себя с намеченного пути. Авторы советуют переходить к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все возможное.

Правило 3. Спрятаться от «текучки», уединиться хотя бы на 1 час. Количество обращений к управленцу очень велико. Средний интервал между обращениями – не более 8 минут. Однако если учесть, что значительная часть времени уходит на совещания, ходьбу по кабинетам и т. д., то в остальное время эти интервалы значительно меньше. Поэтому не приходиться надеяться на вдумчивое рассмотрение важных дел, требующих значительного времени. Если у управляющего есть секретарь или помощник, то они могут оградить его от многих мелких вопросов. Хороший секретарь экономит руководителю до 30% времени. Практика «закрытых дверей» является единственно приемлемой при написании серьезного документа, решении важного вопроса. Для этого необходимо запереться, отключить телефон, т. е. создать условия для работы!

Правило 4. Не распыляться, заниматься в каждый момент только одним делом. Уподобиться песочным часам: они в каждый момент пропускают через свое горлышко только одну песчинку. Пропускать через свое сознание в каждый момент времени только один вопрос – важнейший и не переходить к другому, пока не закончите этот. «Перескакивание» с вопроса на вопрос – это расточительство, поскольку нужно вникать в вопрос – значит тратить дополнительное время. К тому же «перескакивание» быстро утомляет, ухудшает качество работы, увеличивает количество ошибочных действий и решений.

Правило 5. Руководителю не следует делать то, что могут сделать его подчиненные. Многие руководители привыкли рассчитывать больше на себя: «не могу никому доверить. Все сделают не так». Вместо этого нужно самокритично сказать: «Не умею организовать свою работу». Но здесь необходимо соблюдать некоторые требования.

Делегирование полномочий. При делегировании полномочий подчиненному передается исполнительская ответственность, а управленческая остается за руководителем. Вместе с ответственностью он передает и определенные полномочия, то есть право принимать решения и  действовать от его лица.

Максимальная свобода  в пределах компетенции подчиненного.

Контроль по результату, а не по методам исполнения.

Право на ошибки. Всем свойственно  ошибаться. Если этого права лишить подчиненного, то он будет поставлен  в худшие по сравнению с руководителем  условия и лишен инициативы.

Продуманный выбор исполнителей. Поручать тому, кто имеет большие  возможности исполнить поручение  на должном уровне.

Четкость задания. Необходимо позаботиться о проверке в тактичной  форме того, понял ли сотрудник, получающий задание, как оно должно быть выполнено.

Правило 6. Оптимизировать систему контроля. При отсутствии контроля уровень исполнительской дисциплины неминуемо падает, что в итоге делает любые усилия руководителя бесплодными, а результаты его деятельности – плачевными. Однако и чрезмерный контроль не годится. Во-первых, отнимает много времени у руководителя, и, во-вторых, чрезмерный контроль неизбежно приводит к свертыванию инициативы подчиненных, к привычке не делать ни шага без санкции руководителя.

Нужно найти золотую середину. Можно воспользоваться двухзвенную  систему:

систематический контроль каждого  подчиненного осуществлять по ключевым точкам (выделить ключевые моменты  в действиях и обязать его  регулярно информировать о них).

раз в месяц проверять  исполнительность и ответственность  каждого подчиненного путем скрупулезной ревизии выполнения им одной из его  основных функций.

Это позволит: составить  объективное мнение о работе сотрудника, быть в курсе дел, держать подчиненного в состоянии уверенности.

Правило 7. Не умножать количество бумаг на столе. Обычно по 80% бумаг может быть принято решение с первого прочтения – стоит лишь немного подумать над каждой из них. Стопки бумаг на столе говорят и неорганизованности менеджера и незнании им законов психологии. Вид стола не должен отвлекать от решения задач.

Правило 8. Рационализировать технику чтения. Наиболее радикальное средство – освоить технику быстрого чтения. Это позволит тратить на чтение документов в 3-5 раз меньше времени. Но имеются и другие способы при работе с бумагами:

- пусть первый просмотр корреспонденции производит секретарь, который направит документ в соответствующее подразделение;

- можно поручить готовить для руководителя обзоры и новинок литературы по специальности менеджера.

Правило 9. Экономить время на совещаниях. Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий:

- без него не обойтись;

- оно подготовлено.

Очень важно заранее позаботиться о том, чтобы были подготовлены цели совещания, круг участников, определена продолжительность, ответственные.

Правило 10. Использовать эффект 7 «мелочей»:

- Записывать полезную информацию, не надеяться на память;

- Использовать для работы и чтения время ожидания приема, в очереди;

- Всегда носить с собой блокнот и ручку;

- Не тратить время на сетования по поводу неудач;

- Анализировать свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных;

- Не считать, что методы и приемы Вашей работы – самые лучшие;

- Решив трудную задачу, наградить себя кратким отдыхом.

 Только при эффективном использовании времени, сотрудник становится успевающим, а его карьера успешной.

 

6. Заключение:

 

Заключение Умение ладить с людьми - это менеджмент, умение ладить со временем – самоменеджмент. Причем качество последнего определяет эффективность первого. Самоменеджментом называют последовательное и целесообразное использование испытанных методов  работы в повседневной практике, для  того, чтобы оптимально и со смыслом  использовать свое время. Научиться  управлять временем - задача не для  слабого человека. Власть над временем дается только в непрерывной борьбе с «расточителями времени».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Список  литературы:

 

1. Гительман Л. Д. Преобразующий менеджмент: лидерам реорганизации и консультантам по управлению : учеб. пособие для экон. пециальностей вузов. - М.: Дело , 1999 .

 2. Глухов В. В. Основы менеджмента : учеб.-справ. пособие / С.-Петерб. гос. техн. ун-т .-СПб. : Специальная литература , 1995 .

 3. Зайверт Лотар Ваше время - в Ваших руках: советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время / пер. с нем. Л. И. Цедилина, Н. А. Врублевской.- М.: Интерэксперт: Инфра-М , 1995

4. Персональный менеджмент : учебник для вузов по специальности под общ. ред. С. Д. Резника; Пенз. гос. архит.-строит. акад. [и др.] .- М. : ИНФРА-М , 2002 .

 5. Русинов Ф. М. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений : учеб. пособие / Ф. М. Русинов, Л. Ф. Никулин, Л. В. Фаткин; под ред. Ф. М. Русинова. - М.: ИНФРА-М , 1996 .

 6. Столяренко Л. Д. Психология управления : учеб. пособие для студентов вузов. - Ростов н/Д: Феникс , 2006 ..

 7. Фитц Роджер  Думай как менеджер. - Ростов н/Д : Феникс , 2005 .