Коммуникации в сфере туризма

4. Страх,  который, скорее всего, связан  не с личными качествами руководителя, а с временным психологическим  самочувствием коммуникатора и  реципиента (около 1%).

 

 

2.3 Предложения  и рекомендации по совершенствованию  организационных коммуникаций в ООО «Агат-Тур»

 

Совершенствование коммуникационного процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев внутри организации и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри организации. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению "организационной структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

При совершенствовании коммуникационного процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

 Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы. коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток: такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам.

Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру организации. Существующая структура будет модернизироваться.

Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры организации возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.

К основным её недостаткам относятся:

1. существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепций и обследованием всех подразделений фирмы;             
2. наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами такой стратегии являются:

1. рационализация организационной структуры фирмы;
2. максимальная занятость всех работников;
3. высокий профессиональный уровень;

     г)    интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей[9].

Новая информационная технология в организации должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления[15].

В качестве мероприятий  по совершенствованию коммуникаций в ООО «Агат-Тур» на основе концепции, направленной на сохранение существующей организационной структуры, можно предложить:

- регулирование информационных  потоков;

- дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых  планов, вариантов стратегии, целей  и назначений;

- совершенствование в  организации систем обратной  связи;

- совершенствование системы  сбора предложений;

- поднять на должный  уровень обеспечение информацией;

- исключить отвлечения  от основной работы.

Итак, можно сделать вывод, что без взаимной помощи и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

В  качестве  рекомендаций   можно  предложить  знаменитое высказывание     Л. Якокка: «Все хозяйственные операции можно, в конечном счете, свести к  обозначению тремя словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят  люди. Если у вас нет надёжной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать»[11]. Также, на мой взгляд, в отечественных организациях следует развивать и усовершенствовать    нисходящие    формальные    вертикальные коммуникации, повышать эффективность неформальных коммуникаций между руководителями и подчиненными.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Каждый руководитель компании хотел  бы иметь дружный и работоспособный  коллектив, способный вместе с ним  достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию  условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий  важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших  инструментов управления в руках  менеджера является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя  и передавая эту информацию, а  также, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его  способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь  наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому  большое внимание.

Коммуникация - это общение  людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой  организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает  эффективность, реализуются цели. Без  коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны  опирается на существующие и сложившиеся  формы коммуникации, с другой - формирует  те формы коммуникации, которые облегчают  как совместную деятельность, так  и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции  руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель большую  часть своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие. Руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для руководителей  по следующим причинам:

- руководители тратят  большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов,  на это уходит 75-95% времени руководителей.  Поэтому они должны быть заинтересованы  в улучшении данного вида деятельности;

- коммуникации необходимы  для эффективности управления;

- коммуникации необходимы  для утверждения авторитета и  выражения воли руководителя;

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

В идеале информация о принятом решении должна доходить до работников еще на стадии его подготовки, так  как утечка информации, ее неформальное обсуждение неизбежны. Объявив о  решении, следует снова и снова возвращаться к его обсуждению, предоставляя дополнительные сведения и помогая людям воспринять новшества.

Что касается коммуникативных  барьеров, нужно заметить, что помимо объективных причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления людей, отвергающих  новые идеи в силу их новизны, кажущейся  с первого сомнительной, или в  силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие  снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи[13].

В работе был проанализирован  коммуникативный процесс на туристском предприятии методом наблюдения и анкетирования, выявлены недостатки коммуникаций и представлены выводы.

В качестве мероприятий  по совершенствованию коммуникаций были предложены:

- регулирование информационных  потоков;

- дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых  планов, вариантов стратегии, целей  и назначений;

- совершенствование в  организации систем обратной  связи;

- совершенствование системы  сбора предложений;

- поднять на должный  уровень обеспечение информацией;

- исключить отвлечения  от основной работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1. Абчук В. А. Лекции по менеджменту : учебник для вузов  / В. А. Абчук. - 5-е изд., испр. и доп. – М. : Союз, 2004. - 369 с.
2. Большаков А.С. Менеджмент : учебное пособие / А.С. Большаков. - СПб, изд., Питер, 2000 г. - 342 с.
3. Веснин В.Р. Основы менеджмента / В.Р.Веснин.– М.: Институт международного права и экономики им. Грибоедова, 1999г.
4. Виханский О. С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – М., 2005. - 561 с.
5. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. - М. : ЮНИТИ, 2005. - 480 с.
6. Граждан В. Д. Теория управления: учебное пособие / В. Д. Граждан. - М. : Гардараки, 2005. 416 с.
7. Гудушаури Г. В. Управление современным предприятием - М. : Тандем, 2003, - 332 с.
8. Друкер П. Эффективный управляющий / П. Дукер.- М., 2001, -295 с.
9. Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. – М.: 2003.-397 с.
10. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. : учебник для вузов  / 5-е изд., испр. и доп. – М. : Аспект Пресс, 2001 - 457 с.
11. Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии  / А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров.- М. ГАУ, 2002.- 324 с.
12. Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления. : учебник для вузов / В.И. Кнорринг.- М.:- Из-во НОРМА-ИНФРА, 2001.-528 с.
13. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, М.: Дело, 2002 -847 с.

14. Гапоненко А. Л. Стратегическое  управление : учебник для вузов  / А. Л. Гапоненко, А. П. Панкрухин.  – М. : Омега-Л, 2004. – 472 с.

15. Пивоваров С. Э. Международный  менеджмент : учебник для вузов  / С. Э. Пивоваров, Л. С. Тарасевич,  А. И. Майзель. – СПб. : Питер, 2005. – 656 с.