Адаптация персонала

мотивация к  улучшению;

стремление  к повышению эффективности работы.

Основные качества хороших тренеров:

заинтересованы  в своих людях и роли «тренера»;

ищут потенциальные  возможности для развития персонала;

владеют педагогическими  навыками;

имеют большое  терпение и такт;

особенно не навязывают свое мнение обучаемым;

хорошо вникают в психологию управления;

владеют вербальными  и невербальными коммуникациями.

Применительно к адаптации вопрос тренингов  непосредственно касается так называемого Welcome! – тренинга.

Данный инструмент адаптации является относительно новым, но доказывает свою эффективность на практике. Он выступает как помощь в ориентировании нового сотрудника в большом объеме информации. Продолжительность тренинга зависит от потребностей компании, а именно, от объема той информации, которую планируется донести до новичков. Периодичность программы зависит от того, как часто и в каком количестве на предприятие приходят новые сотрудники.

Тренинг может  включать перечисленные ниже информационные блоки.

1) сведения о  компании, представленные в доступной  форме;

2) производимые продукты;

3) корпоративная  культура;

4) корпоративная  политика в области управления  персоналом. Задача данного блока  – донести информацию о возможностях, предоставляемых компанией сотрудникам,  в следующих сферах:

профессиональный  рост;

развитие карьеры;

система вознаграждений;

условия работы – порядок выдачи зарплаты, предоставления льгот;

бытовые вопросы.

5) экскурсия  по компании;

6) фильм о  компании. В нем, как правило,  рассказывается о создании и  становлении компании, выпускаемом  продукте или оказываемых услугах, корпоративной жизни. Показ фильма осуществляется в том информационном блоке, к которому он относится. Это может быть классический повествовательный фильм, или просто подборка историй.

7) ответы на  вопросы;

8) оценка курса.  Данный тренинг не является тренингом в его привычном понимании, поэтому процесс оценки может включать два шага:

– фиксирование реакции новичков: понравилась ли им форма проведения программы, все ли было понятно и т.д.;

– проверка знаний с использованием тестов о продукте / услугах, если в этом есть необходимость.

 

       2.3 Этапы управления системой адаптацией персонала

 

Эффективное управление системой адаптации включает несколько  этапов:

1 этап. Анализ текущей ситуации.

Для того чтобы  понять, насколько эффективно функционирует система адаптации в компании, и проанализировать ее составляющие, необходимо провести аудит системы адаптации. В арсенале руководителя службы персонала есть ряд методов:

- Анализ документов  и локальных нормативных актов,  регламентирующих адаптационные процедуры

- Наблюдение

- Интервью:

- Беседа с  сотрудниками, принятыми на работу  до полугода назад

- Беседа с  увольняющимися сотрудниками, отработавшими  менее года

- Интервью с  руководителями, в подразделениях  которых набирается больше всего  персонала

- Проведение  опросов (в ходе комплексных  исследований)

- фокус-группа  с участием «экспертов» — представителей  отдела персонала, других специалистов.

В ходе сбора  информации необходимо получить ответы на ряд вопросов:

1. Понимается  ли важность процедуры адаптации линейным менеджментом?

2. Кто отвечает  за процесс адаптации нового  сотрудника?

3. Каковы роли  службы персонала и линейного  руководителя в адаптации нового  сотрудника?

4. Насколько  введение в должность дифференцировано  по уровню иерархии и профессиям?

5. Кто определяет  наставника для нового сотрудника?

6. Насколько  возможность быть наставником  интересна и привлекательна для  сотрудников компании?

7. Что входит  в комплекс мероприятий по  адаптации?

8. Какие адаптационные  инструменты разработаны и как  часто они обновляются?

9. Насколько  полно и точно можно оценить  результаты и знания человека, полученные в процессе адаптации?

10. Как оценивается  эффективность адаптационных мероприятий?

 

2 этап. Разработка адаптационных процедур, отвечающих стратегии развития организации.

Процесс адаптации  новичка напрямую влияет на эффективность  работы всего подразделения, а значит, и на экономические показатели компании. Поэтому необходимо, чтобы в его  разработке и реализации принимали  участие руководители отделов и  ключевые сотрудники. Для разработки единой процедуры адаптации имеет смысл создать рабочую группу, в которую войдут представители как службы персонала основных подразделений компании, так и отделов с максимальным уровнем текучести кадров - то есть сталкивающиеся с наибольшим числом новичков.

Основной целью  рабочей группы является создание такого инструмента, который бы унифицировал подход к проведению адаптации новых  сотрудников, но при этом учитывал специфику  существующих профессий и подразделений. Требованиями, предъявляемыми к будущим процедурам по адаптации, являются:

- Тщательное  планирование

- Логичность  содержания

- Четкое определение  ролей участников процесса

Грамотный HR-Директор понимает, что весь комплекс мероприятий  в области подбора, адаптации, оценки, обучения сотрудников проводится не ради собственного успокоения или удовлетворенности генерального директора, а исключительно с целью увеличения стоимости бизнеса, которая достигается за счет повышения управляемости компании.

Локальными  нормативными актами, регулирующими процесс 
адаптации, являются:

- Положение  об адаптации нового сотрудника

- Положение  о прохождении испытательного  срока

- Положение  о наставничестве

 

Адаптационный лист как инструмент адаптации

Одним из инструментов управления процессом адаптации новичка является «Адаптационный лист нового сотрудника» (в некоторых компаниях он называется «Программа адаптации»).

Адаптационный лист готовится линейным руководителем совместно с проходящим адаптацию через одну неделю с начала работы во время собеседования⁴. Адаптационный лист может быть подготовлен как в печатном, так и в электронном виде.

 Структура  Адаптационного листа нового  сотрудника следующая:

1. личные и профессиональные данные адаптанта

2. Мероприятия  по адаптации

3. Перечень мероприятий к исполнению

4. Проверка выполнения 

Задачи на испытательный  срок определяются руководителем и разъясняются новичку при подписании Адаптационного листа.

Мероприятия по адаптации, разработанные в компании и адресованные новому сотруднику данного  подразделения, могут включать:

- Вводный инструктаж  о правилах компании

- Welcome-тренинг

- Знакомство  с сотрудниками

- Обучение в  учебном центре

- Работа с  наставником

Вместе с  перечнем адаптационных мероприятий  прописываются:

- Дата и время  их проведения

- Фамилия и должность ответственного лица

- Внутренний  телефон ответственного лица

- Место сбора  (в случае необходимости)

Перечень мероприятии  к исполнению – это список так  называемых «контрольных точек», или  обязательств нового сотрудника перед  компанией, среди которых можно выделить следующие:

- Оформление  документов в отделе персонала 

- Проверка на  знание характеристик продукции  / услуг компании

-Беседа с  руководителем по прошествии  первого и второго месяцев  испытательного срока.

Одновременно  с перечнем мероприятий к исполнению определяются контрольные даты, а также фамилия и должность ответственного лица. Последнему предоставляется возможность оставить в Адаптационном листе свои комментарии, рекомендации и замечания.

Оценку выполнения поставленных перед новым сотрудником задач рекомендуется осуществлять в ходе его встреч с непосредственным руководителем один раз в две недели или в месяц.

По завершении испытательного срока сотруднику можно  предложить заполнить отчет по индивидуальному  плану работы.

3 этап. Внедрение адаптационных инструментов в практику организации. Положение об адаптации, включающее основные нормы в этой области, должно быть введено в действие приказом первого лица компании.

Далее важно  довести информацию о нововведениях  до руководителей подразделений и сотрудников, Являющихся наставниками. Это может быть сделано в ходе личных встреч представителя службы персонала с указанными сотрудниками или использованием инструментов внутреннего PR- размещения материалов в корпоративной прессе, Интернета, электронных рассылок.

Важно постараться  заранее спрогнозировать и предотвратить  возможное недоверие и сопротивление  новым правилам взаимодействия с  новым сотрудником.

Существуют  два основных барьера на пути внедрения  инноваций в процесс адаптации  новых сотрудников:

1. Непонимание  руководителями подразделений целесообразности  адаптации как таковой и инвестиций  в разработку системы, а значит  — восприятие всех инициатив  прежде всего как траты времени.

2. Недостаточно  внимательное отношение к новичку:  оставление его без внимания для того, чтобы посмотреть, «выживет он или нет»

Если не пытаться преодолеть эти барьеры, то либо процедура  адаптации не будет достигать  своих целей, либо она полностью станет задачей службы персонала, что также неэффективно.

Успешно налаженное управление адаптацией позволит компании достичь следующих результатов:

Стандартизация  алгоритмов для различных профессий  и, как следствие, существенная экономия времени в будущем

Возможность оценки эффективности различных мероприятий  и инструментов

Возможность оценки эффективности системы адаптации в целом

Формирование  имиджа современного работодателя

4 этап. Анализ эффективности системы адаптации в целом и адаптационных инструментов в отдельности.

К показателям относятся:

- Стоимость  адаптации одного сотрудника (включает время, затраченное наставником, непосредственным руководителем, службой персонала; стоимость раздаточных и других материалов). Данный показатель целесообразно рассчитывать для разных профессий в отдельности.

- Стоимость  подготовки наставника (по профессиям)

- Процент должностей, охваченных системой адаптации 

- Процент сотрудников,  успешно прошедших испытательный  срок.

- Процент сотрудников,  для которых был продлен испытательный  срок.

-Процент сотрудников,  уволившихся из компании в  течение испытательного срока.

-Процент сотрудников,  уволившихся из компании в  течение первого года работы.

-Процент сотрудников,  уволенных после прохождения  испытательного срока.

-Процент сотрудников,  выполняющих функции наставников  (по профессиям).

Главный вопрос в определении эффективности адаптации новых сотрудников звучит следующим образом: «Сколько должна стоить адаптация?» Специалисты по управлению персоналом обращают внимание на то, что расходы на адаптацию нового сотрудника должны быть сопоставимы с инвестициями, затраченными на его привлечение. Оптимальное соотношение затрат на поиск к затратам на адаптацию составляет около 3:1.

Американские  и европейские директора имеют  возможность сравнивать затраты  на адаптацию со среднеотраслевыми  и оценивать эффективность данного процесса с использованием данных ежегодных исследований ведущих консалтинговых компаний. В России такие исследования только начинают проводиться.

В тех случаях, когда период адаптации приравнивается к продолжительности испытательного срока, по результатам последнего может быть принято одно из трех приведенных ниже решений:

Испытательный срок пройден.

Испытательный срок сокращен решением руководителя.

Испытательный срок не пройден.

В третьем случае нередко принимается решение об увольнении сотрудника, хотя есть случаи, когда сотрудник уходит из компании по собственной инициативе.