Адаптация персонала

Авторы: Л.А Козлова, Л.Э Самуйлова, Ю.А. Логинова, Д.Н. Рощин, С.В. Тарасова  

Глава 8 Технологии адаптации  персонала 

 

  

8.1. Планирование и  разработка программы  адаптации 

Адаптация - это подключение нового сотрудника к рабочему процессу. Различают четыре ее вида:  
1. Психофизиологическая - приспособление человека к непривычным условиям, режиму труда и отдыха на месте работы.  
2. Социально-психологическая - вхождение в трудовой коллектив, овладение ценностями корпоративной культуры.  
3. Социально-организационная - привыкание сотрудника к новым условиям, включающим административно-правовые, социально-экономические, управленческие аспекты.  
4. Профессиональная - активное освоение работником операций, движений в соответствии с должностными обязанностями, технологическим процессом, нормами труда.  

 

Цели адаптации новых работников

Адаптация человека к должности и организации  предполагает:

• максимально быстрое достижение им рабочих показателей;
• привыкание к коллективу, компании, ее неофициальной структуре;
• освоение основных требований корпоративной культуры и правил поведения;
• уменьшение стартовых издержек фирмы;
• снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новичком;
• сокращение текучести кадров;
• экономия времени непосредственного руководителя и сослуживцев;
• развитие у нового сотрудника позитивного отношения к обязанностям, содействие появлению у него реальных ожиданий, удовлетворенности работой.

 

   
В крупных организациях при большой текучести кадров трудно реализовывать индивидуальный подход. Как правило, разрабатываются общие принципы и процедуры адаптации для каждой категории сотрудников. Например, для рабочих, служащих, представителей управленческого звена. При составлении программ учитываются этапы адаптации.  
Этап общей ориентации - знакомство нового человека с фирмой и подразделением, с общими правилами. На этой стадии он составляет для себя "карту местности компании" (пока без тонких деталей), которая поможет ему чувствовать себя увереннее в непривычной обстановке.  
На этапе вхождения в должность новичок ближе знакомится с коллективом своего подразделения, на практике изучает обязанности и требования, которые к нему предъявляются со стороны организации.  
Блок этой информации может быть предоставлен на собеседовании с непосредственным руководителем и/или курирующим специалистом, а также в виде существующей на предприятии нормативной документации (должностной инструкции, положения о подразделении, материалов, касающихся обязанностей и др.).  
На этапе действенной ориентации новичок в ходе работы привыкает к своему статусу, начинает строить отношения с коллегами, начальником, осваивается в компании. В это время ему нужно дать возможность активно действовать в различных сферах, проверять на себе и апробировать полученные об организации знания. В данный период важно, чтобы руководитель или куратор оказывал ему поддержку, регулярно вместе с ним проводил оценку его труда и особенностей общения с сослуживцами. При этом нужно соблюдать баланс между его работой и адаптационными процедурами.  
Постепенно преодолеваются производственные и межличностные проблемы, сотрудник "притирается" к коллективу, начинает стабильно трудиться. Руководитель совместно с куратором принимает решение о завершении адаптации и начале самостоятельной работы новичка. Если процесс не организуется и не сопровождается, то, как правило, он длится 1-1,5 года. Если же он регулируется, то адаптация продлиться всего несколько месяцев. Сокращение этого периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в процесс вовлекаются не один, а несколько работников.  

 

8.2. Процедуры и действия  в рамках программы  адаптации 

Участники процедуры

Руководитель  обеспечивает разработку программ адаптации, контроль их выполнения, организацию  подготовки необходимых документов, оценку результатов прохождения  испытательного срока.

Менеджер  по персоналу знакомит новичка с  компанией; совместно с его непосредственным начальником составляет план личностно-профессиональ-ного развития, вместе с куратором обеспечивает обратную связь, сообщая работнику динамику и направление его реальных и предпочтительных изменений. Также кадровик осуществляет психологическое сопровождение сотрудника в процессе освоения им профессиональных навыков, способствует плавному вхождению в коллектив, согласованию личностных ценностей и принципов с нормами корпоративной культуры.

Куратор (наставник) помогает новичку освоить технологии, понять специфику и динамику бизнес-процессов  в сфере его профессиональной деятельности.

Менеджер  по обучению организует как общую  систему развития для недавно  работающих в компании сотрудников, так и индивидуальную программу, направленную на формирование личностно-профессиональных качеств и навыков (потребность  в которой для каждого человека определяет его куратор или непосредственный руководитель).

Работа руководителя, кадрового менеджера и куратора в процессе адаптации нового сотрудника зависит от ее этапов.  

 

Этап 1. Общая ориентация

Менеджер  по персоналу совместно с непосредственным руководителем проводит:

• оценку профессионального уровня нового специалиста для разработки наиболее эффективной программы адаптации;
• определение круга его задач на первые дни;
• объяснение требований к работе (качество, итоговые показатели и др.), степень ответственности за результаты;
• назначение куратора;
• разработку системы стимулирования для повышения заинтересованности  
  куратора в успешной адаптации его "подопечного".

 

  

Менеджер  по персоналу сообщает новичку следующие  сведения:

• о компании - история, развитие, виды деятельности, организационная структура, ключевые фигуры, традиции, тенденции, нормы, стандарты, процедуры, внутренние отношения, наиболее важные документы (миссия, стратегия, кодекс, система управления качеством);
• бизнесе - продукция, потребители, приоритеты, проблемы, политика в области работы с клиентами;
• заработной плате - нормы и правила начисления, оплата труда в выходные дни и сверхурочно, условия премирования и пр.;
• режиме труда и отдыха - порядок предоставления отпусков и отгулов;
• дополнительных льготах - страхование, выходные пособия, возможность обучения, наличие столовых, буфетов, оздоровительных центров;
• охране труда и технике безопасности;
• вопросах управления персоналом - условия назначения на должность, перемещения, увольнения; испытательный срок; права и обязанности; отношения с непосредственным руководителем и другими менеджерами; оценка работы;
• дисциплина, поощрения и взыскания; направления на профессиональную подготовку и повышение квалификации;
• правилах внутреннего распорядка;
• решении бытовых проблем;
• экономическом положении организации - прибыльность, стоимость оборудования, убытки от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

 

  

Этап 2. Вхождение в должность

В процессе вхождения в должность руководитель предоставляет новому сотруднику следующую  информацию:  
1. Функции подразделения: цели и приоритеты, организация и структура; направления деятельности; связь с другими службами компании; взаимоотношения внутри отдела;  
2. Рабочие обязанности и ответственность: детальное описание технологии, процессов и ожидаемых результатов; разъяснение важности данной позиции, ее соотношение с другими в подразделении и на предприятии в целом; нормативы качества выполненной работы; должностная инструкция, обязанности и ответственность; продолжительность и распорядок дня; требуемая отчетность;  
3. Правила: процедуры, характерные для конкретного вида работы или данного подразделения; порядок действий в случае аварий; отношения с сотрудниками из других отделов; поведение на рабочем месте; контроль нарушений;  
организация отдыха, приема пищи, перерывов, перекуров; возможность личных телефонных разговоров; использование оборудования; виды помощи, в каких случаях она может быть оказана; список документов, с которыми новичку необходимо ознакомиться в первую очередь.  
Начальник представляет сотрудников подразделения, особое внимание обращает на тех, к кому всегда можно обратиться с вопросом или за советом.

Куратор нового сотрудника должен ознакомить его:

• с должностными обязанностями;
• правилами компенсации возможных затрат;
• требованиями к конфиденциальности информации;
• внутренним распорядком;
• стилем управления, особенностями культуры, традициями, нормами и т. д., принятыми в компании;
• основными процедурами и политикой в отношении персонала;
• организационной структурой и схемой подчинения (если необходимо);
• процедурой коммуникации и связей по должности;
• информацией о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать.

 

  

Этап 3. Действенная ориентация

Каждую неделю испытательного срока менеджер по персоналу  проводит беседы с новым сотрудником  для выяснения его мнения о  социально-психологическом климате, корпоративной культуре, задачах, принципах, организации деятельности в компании с точки зрения их соответствия личным целям, установкам, ожиданиям, стереотипам. Новичок оценивает следующие  аспекты своей работы:

• интерес к профессии, должности: устраивает ли содержание и условия выполнения работы, статус, оплата труда, перспективы, возможности для реализации своего потенциала;
• стремление к совершенствованию в выбранной специальности: довольствуется ли сотрудник существующим уровнем сложности и ответственности, который предполагает его деятельность;
• психологический комфорт и безопасность: успешно ли выстраиваются взаимоотношения с сослуживцами и руководством, дает ли работа в компании ощущение уверенности в своих силах, в завтрашнем дне;
• справедливость: признает ли новичок, что его труд оценивается должным образом (получает ли он вознаграждение, соответствующее его вкладу, отношению к обязанностям);
• затрачиваемые усилия: считает ли он, что психологическое напряжение, усталость, стресс, появляющиеся во время выполнения задач, приемлемы для него.

 

  

Менеджер  по персоналу выявляет психологические  сложности в процессе адаптации  сотрудника при осуществлении отдельных  видов деятельности и процессов, помогает в их успешном преодолении.  
Кроме того, кадровый специалист совместно с непосредственным руководителем и куратором на основе их оценок составляет программу его личностно-профессионального развития.  
Действия непосредственного руководителя и куратора:

• собеседование для выявления потребности новичка в дополнительной информации;
• оценка результатов деятельности сотрудника за прошедшую неделю, анализ успехов, а также неудач (выявление причин и способов их преодоления);
• определение типов задач, которые необходимо освоить на данном этапе;
• составление или корректировка программы личностно-профессионального развития;
• узнает у работника впечатление о компании и соответствие его ожиданиям;
• прогнозирование возможности согласования целей, принципов, организации деятельности в фирме с его личными установками и стереотипами, а также проектирование путей достижения их взаимного соответствия; выявление его пожеланий.

 

  

8.3. Содержание программы  адаптации 

Программа адаптации новых сотрудников  предназначена для введения единой формы этой процедуры во всех структурных  подразделениях компании и направлена на обеспечение наиболее быстрого вхождения  в должность, уменьшение дискомфорта  и количества возможных ошибок, связанных  с началом работы в компании, формирование позитивного образа фирмы, а также  на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения  им испытательного срока.  
Данную программу должны использовать:

• генеральный директор;
• руководители направлений;
• начальники структурных подразделений;
• сотрудники компании, назначенные наставниками новых работников;
• специалисты отдела персонала.

 

  

Программа адаптации состоит из двух частей - общей и индивидуальной и рассчитана на весь испытательный срок.

 
Общая часть предполагает формирование у нового сотрудника целостного представления  о предприятии, его направлениях деятельности, организационных особенностях, условиях труда, взаимоотношениях компании и работника (порядок приема и  увольнения, начисления заработной платы, предоставления льгот) и т.п. В зависимости  от категории принимаемого специалиста, общая часть может быть более  или менее наполненной. Она проводится в течение первой недели и состоит  из четырех этапов.  
1. Вводное ориентационное собеседование. Главной задачей данной процедуры является рассказ новому сотруднику о компании.  
Ориентационное собеседование проводится после окончательного решения о найме специалиста и согласования даты его выхода на работу. С новичком разговаривает начальник отдела персонала или по его поручению специалист кадровой службы. С топ-менеджером - руководитель направления, генеральный директор или учредитель.  
Основные вопросы ориентационного собеседования касаются положения компании на рынке и ее внутренней структуры: