Учет расчетов с подотчетными лицами

5) командировочное удостоверение  Ивановой А.М., отмеченное в Московском  Университете Управления.

Неиспользованная подотчетная  сумма в размере 1050рублей возвращена Ивановой А.М. по приходному кассовому  ордеру №6 от 29.01.2011г.

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и  занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 2, прил. Г).

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2011г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68 Кредит 19 – 1716,10рублей.

Расходы на командировки, в частности  на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Виолис». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Ивановой А.М. (таблица 3):

 

 

Таблица 3- Расчет командировочных  расходов

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	Итого (руб.)
Суточные (11суток х 700р.)	7700	2200	9900

 

В нашем случае суточные, выданные Ивановой А.М., превышают данную норму на 2200р., т.е. 2200 х 13% = 286руб.

Дебет 70 Кредит 68 – 286рублей. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Ивановой А.М.

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в  зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает  номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид  валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском учете организации  делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 – на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу работники  организации получают валюту под  отчет в кассе организации.

Заместителю директора ООО «Виолис» Сынкову Н.А. (таб.№02) в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2011г. выдан аванс в сумме 2200евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

Курс евро на день выдачи - 31руб., курс доллара США – 29руб. Срок командировки 4 дня с 01.02.2011 по 04.02.2011г. Задолженности по подотчетным суммам у Сынкова Н.А. на 31.01.2011г. нет.

Для обоснования командировки имеются  следующие документы:

1) приглашение немецкой фирмы «BERGER» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;

2) приказ руководителя организации № 7 от 30.01.2011г. о направлении в командировку Сынкова Н.А. в г.Берлин для проведения переговоров с фирмой «BERGER» сроком на 4 дня;

3) плановая смета командировочных  расходов Сынкова Н.А.:

- авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания  «Авиаком» - 700 евро,

- номер в гостинице «UNION» (3дня х300евро) - 900евро,

- суточные 4дня х100евро – 400евро,

- оформление визы – 100евро

Итого: 2100евро.

Сынков Н.А. зарегистрировался в  «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 31.01.2011г.

Авансовый отчет №4 об израсходованных  суммах представлен в бухгалтерию Сынковым Н.А. 05.02.2011. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания  «Авиаком» - 700евро.;

2) счет № Cht-0204 от 04.02.2011. гостиницы «UNION» - 960евро, в т.ч.:

- проживание 3 дня х300евро = 900евро,

- расходы по международным телефонным  переговорам – 40евро;

3) квитанция немецкого консульства  об уплате услуг по выдаче  визы – 100евро.;

4) распоряжение руководителя об  оплате суточных по норме, указанной  в учетной политике ООО «Виолис» (4 дня х100евро) – 400евро;

5) отчет о работе проделанной  Сынковым Н.А. с указанием того, что цель командировки достигнута  и заключен договор о поставке  запасных частей а/м ВАЗ в  Германию;

6) загранпаспорт Сынкова Н.А.  с отметками заграничных постов.

По приходному кассовому ордеру №08 от 05.02.2011. в кассу был внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм от Сынкова Н.А.

Курс евро на дату утверждения авансового отчета 05.02.2011. - 32руб.; курс доллара США - 28руб.

Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций (таблица 4, прил. Д):

Сумма 68480рублей полностью включается в расходы, связанные с производством  и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации, т.к. нормы расходов по этой статье прописаны в учетной политике ООО «Виолис».

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Сынкова Н.А. по следующей форме (таблица 5):

Таблица 5- Расчет командировочных расходов

Расходы	По норме	Сверх нормы	Итого
	рубли	рубли	евро	рубли
Суточные (2500 х4дня)	10000	2800	400	12800

 

В этом случае суточные, выданные Сынкову  Н.А., превышают норму на 2800р., (2800 х 13% = 364руб.)

Дебет 70 Кредит 68 – 364руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Сынкова Н.А.

Движение денежных средств организации, выданных под отчет можно посмотреть в учетных регистрах счета 71»Расчеты с подотчетными лицами»: «карточка  счета» 71, «анализ счета» 71.

 

2.4 Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

1. В ООО «Виолис» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии  необходимо создать приказ, в котором  должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение  средств под отчет и сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

2. Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

К такому товарному чеку налоговые  органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело  товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Допущенную ошибку бухгалтера и  подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

3. В ООО «Виолис» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие  должно сначала сдать наличную выручку  в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные  нужды. Данную сумму можно будет  хранить в кассе предприятия  и постепенно расходовать на покупку  необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 21300 рублей.

4. Находясь в командировке, зачастую  подотчетные лица должны информировать  руководителя предприятия или  фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных  средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально  подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством  РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими  произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

Единственной неразрешимой проблемой  остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным  лицом через свободные кассы.

Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

5. Для подтверждения законности  и целесообразности расходов  по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

6. Чтобы контролировать прибывших  из командировки подотчетных  лиц необходимо вести журнал  регистрации работников, направленных  и прибывших из командировки.

7. Для того чтобы было значительно  меньше ошибок при расчетах  с подотчетными лицами, в штат  предприятия необходимо ввести новую штатную единицу – бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Лишь, соблюдая все «подотчетные»  нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были проведены исследования методики бухгалтерского учета расчётов с подотчётными лицами ООО «Виолис». Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Организация, осуществляет текущую деятельность, вступает во взаимоотношения с юридическими и физическими лицами. Например, в ООО «Виолис» такие взаимоотношения, как оплата поставщику, основаны на денежных расчетах через подотчётных лиц.

Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки –  неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи  с чем основной задачей ведения  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами - знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление.

Основными ошибками, допускаемыми организациями  являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет, отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами, приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.