Учет и анализ использования материальных ресурсов

Если в течение дня  несколько раз осуществляются поставки однородного груза, то можно выписывать один приходный ордер в целом  за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке с подведением  общего итога за день.

При приемке материалов от подотчетных лиц подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения, заведующему складом, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных  на приобретение материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета  и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или у населения.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках складского учета типовой формы № М-17 (Приложение 1). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

Запись в карточках  делается заведующим складом на основании  первичных документов (приходных – ордеров, требований – накладных) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным номенклатурным позициям, а также об остатках запасов, длительно находящихся без движения.

Ведение учета  материалов допускается также в  книгах учета материалов, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

В условиях автоматизации  учетных работ и автоматизированного сютдского хозяйства вместо карточек складского учета применяют систематически составляемые машинограммы - ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета. Однако в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством [12,с.170-171].

Периодически (не реже одного раза в неделю) работники материального  отдела бухгалтерии проверяют правильность записей в карточках складского учета с одновременной проверкой  оформления первичных документов. Остатки  материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных документов и передает его с приложением необходимых сопроводительных документов (счетов поставщиков, транспортных накладных и т.п.) в бухгалтерию. Документы подбираются в пачки по группам и номенклатурным номерам запасов. Лимитно-заборные карты сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учета  в сальдовую книгу (ведомость), которая  ведется по балансовым счетам материальных запасов, субсчетам, группам запасов  и отдельным их видам.

Контроль за правильностью  складского учета осуществляется в  бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных  документов, записей движения материалов в карточках складского учета  и их остатков в сальдовой книге.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денежном выражении по материально ответственным  лицам (складам) в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.

Поступившие со склада в  бухгалтерию первичные документы  проверяются с точки зрения правильности их оформления, а затем таксируются (оцениваются) по твердым учетным  ценам. Итоги реестров документов (по приходу и расходу) отражаются по синтетическим счетам, субсчетам  и группам материалов в накопительных  ведомостях. По окончании месяца информация накопительных ведомостей используется для составления групповых оборотных  ведомостей по каждому складу.

Правильность ведения  складского учета материалов проверяется  путем сопоставления стоимостных  итогов по каждой группе запасов в  сальдовой книге с аналогичными остатками в групповой оборотной  ведомости. Если обнаружены расхождения  между показателями складского учета  с показателями групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах той группы запасов, по которой выявлены расхождения. Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым. Сальдовый метод учета материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

Таким образом, для улучшения  организации складского учета рекомендуется  наладить своевременный учет прихода  и расхода материалов на складах, своевременно маркировать поступившие  на склад материалы индивидуальными  бирками, произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода, на инвентарных  карточках указать информацию о  местонахождении материала на складе. Для рационального учета материалов, который бы способствовал оперативной работе, планированию и бухгалтерскому учету следует разработать детализированную группировку материалов.

 

1.3.Синтетический учет материальных ресурсов

 

Синтетический учет запасов  ведется на активных счетах 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей». Учет материальных ценностей на синтетических счетах ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относятся все расходы по их приобретению.

Учет материалов ведется  на счете 10 «Материалы», к которому могут быть открыты следующие  субсчета: «Сырье и материалы», «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», «Топливо», «Тара и тарные материалы», «Запасные части», «Прочие материалы», «Материалы, переданные в переработку на сторону», «Строительные материалы», «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», «Специальная оснастка и специальная одежда на складе», «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

Счет 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» используется для отражения информации о приобретении запасов, относящихся  к средствам в обороте. На счете  отражается покупная стоимость заготовления и приобретения материально- производственных запасов, определяемая по данным расчетно-платежных документов поставщика, и учетная стоимость фактически оприходованных ценностей.

На счете 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей» отражается разница в стоимости приобретения запасов, исчисленной в фактических затратах на приобретение и по учетной стоимости. Аналитический учет по счету 16 ведется по группам материально-производственных запасов, имеющих примерно одинаковый уровень этих отклонений.

Формирование фактической  себестоимости материалов может осуществляться следующими способами:

• фактическая себестоимость  материалов формируется с использованием дополнительных счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»- и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

• фактическая себестоимость  материалов формируется непосредственно на счете 10 «Материалы» [11,c.216].

Организации самостоятельно определяют порядок учета материалов и отражают его в своей учетной  политике.

Учет с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» имеет место в том случае, когда учет материалов ведется в учетных ценах (Приложение 2) , а учет без использования указанных счетов - когда учет ведется по фактической себестоимости (Приложение 3).

В первом случае на основании поступивших в организацию расчетных документов поставщика делается запись:

Д-т 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Запись по дебету счета 15 и кредиту счета 60 производится независимо от того, когда поступили материалы - до или после получения расчетных документов поставщика. При этом по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» показывается стоимость приобретенных запасов по покупным ценам.

Одновременно отражают налог  на добавленную стоимость:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

После оприходования и  оплаты материалов НДС, уплаченный поставщикам, относится на расчеты с бюджетом по НДС:

Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»

К-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

В зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов также могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи:

Д-т 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей»

К-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п..

Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, осуществляется по учетным ценам и отражается записью:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей».

В результате произведенных  записей по каждой партии материалов на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» возникает разность между оборотом дебета и оборотом кредита.

Если дебетовый оборот оказывается больше кредитового, это означает, что фактическая себестоимость заготовленных материалов выше учетной цены. На эту разницу делается бухгалтерская запись:

Д-т 16 «Отклонение в стоимости  материальных ценностей»

К-т 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей».

В результате этого обороты  по дебету и кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» будут отражать сумму заготовленных производственных запасов по фактической себестоимости.

Если оборот по кредиту  счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» превышает дебетовый оборот этого счета, значит, учетная цена выше фактической себестоимости. В этом случае делают бухгалтерскую запись:

Д-т 15 «Заготовление и  приобретение ценностей»

К-т 16 «Отклонение в стоимости  материальных ценностей».

При таком порядке учета  поступления материалов их фактическая себестоимость будет слагаться как сальдо счета 10 «Материалы» по учетным ценам плюс или минус сальдо счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Аналитический учет по счету  16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» ведут по группам материальных ценностей с приблизительно одинаковым уровнем отклонений.

Остаток по счету 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» на конец месяца представляет собой стоимость материалов, находящихся в пути или не вывезенных со складов поставщиков.

Во втором случае (учет ведется только по фактической себе стоимости) оприходование материалов, полученных от поставщиков, отражается записью:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

НДС по оприходованным материалам отражается бухгалтерской проводкой:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца, отражается:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и Подрядчиками».

В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны записи:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

Фактический расход материалов в производство и на другие нужды отражается бухгалтерскими записями:

Д-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.

К-т 10 «Материалы».

Если материалы учитывались  на счете 10 «Материалы» по учетным ценам, то при передаче их в производство на счета учета затрат списывается отклонение, учитываемое на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». При этом делается бухгалтерская проводка:

Д-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.

К-т 16 «Отклонение в стоимости  материальных ценностей» или делается сторнировочная запись: