Анализ финансового состояния и организация бухгалтерского учета на предприятии

       Система «Консультант+» содержит нормативные  данные по всему российскому законодательств: Законы Российской Федерации, Постановления  правительства, Указы президента, Положения, Рекомендации и другие документы.

       Информационный банк системы постоянно пополняется и обновляется новыми документами, а для часто используемых создаются новые редакции. Особенностью Информационного банка является еще и то, что все приложения к документу, даже если они имеют собственные названия, хранятся вместе с текстом документа, к которому они относятся.

       Положительными  моментами системы «Консультант+»  являются:

1. Простота, удобство и оперативность работы;
2. Быстрое освоение работы с информационной системой;
3. Наличие справки по работе с системой Консультант Плюс;
4. Удобство в работе с любым количеством информации;
5. Удобный интерфейс;
6. Наличие перекрестных ссылок между документами;
7. Наличие в полном объеме документов (включая их первоначальный вариант, дополнения и изменения и новые редакции);
8. Удобство и простота заполнения карточки реквизитов и наличие словарей.

       Подведем  итоги вышеописанному материалу:

1. В течение отчетного года на предприятии применялась журнально-ордерная форма учета, то есть это предполагает ведение Главной книги, журналов-ордеров и ведомостей и карточек аналитического учета.
2. Ответственность за организацию БУ на предприятии несет руководитель предприятия, через обеспечение неукоснительного выполнения всеми подразделениями и службами, работниками предприятия, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.
3. БУ осуществляется бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением предприятия.
4. Ведение БУ почти полностью автоматизировано. Можно порекомендовать предприятию использовать автоматизацию складского учета. Подключение компьютера к кассовому аппарату позволит снизить трудоемкость работы, повысить скорость работы соответствующих работников (так как, например, данные заполненных приходных и расходных ордеров используются программой и для заполнения отчетов кассира). Для этих же целей можно порекомендовать также заполнять первичные документы (авансовые отчеты, др.) с помощью компьютера. Все это осуществимо и не потребует значительных вложений, так как используемая на предприятии программа «1С: Торговля» предусматривает данные возможности.
5. Главный бухгалтер руководствуется Положениями по БУ и отчетности, нормативными документами, утвержденными в установленном порядке, несет ответственность за соблюдение содержащихся в них методических принципов БУ.
6. Главный бухгалтер обеспечивает контроль и отражение на счетах БУ всех осуществляемых предприятием хозяйственных операций, составление в установленные сроки финансовой отчетности, проведение экономического анализа совместно с другими подразделениями и службами.
7. Главный бухгалтер подписывает совместно с руководителем документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных кредитных и финансовых обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными.
8. Филиал хранит в обязательном порядке следующие документы: учредительные документы; свидетельство о государственной регистрации; документы, подтверждающие права на имущество, находящиеся на его балансе; внутренние документы общества, утвержденные учредителем; годовой финансовый отчет; документы БУ; аудиторское заключение (Прил. 10) и прочие.

       Аудиторская проверка отчетности ХФ ООО ТК "ВУДЭКС" проводилась с целью подтверждения  правильности ее составления за 1999 г. Отчетность подготовлена ХФ ООО ТК "ВУДЭКС", исходя из Положения «О годовой бухгалтерской отчетности организации» (вместе с Инструкцией «О порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности»): Приказ Минфина РФ от 12.11.96 г. №97 (редакция от 20.10.98 г.). Аудит проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений.

       Так, в ходе проверки было установлено:

• соответствие данных БУ предоставленной отчетности;
• соблюдение принятой учетной политики на предприятии;
• полнота отражения налоговых обязательств.

       Проверка  проводилась на основе предоставленных  бухгалтерских документов (комплекта  бухгалтерской отчетности за III и IV кварталы 1999 г.).

       Проведение  проверки:

       1. На предприятии в течение отчетного периода была соблюдена учетная политика. Однако, учетная политика не в полном объеме отражает порядок ведения БУ в организации. Так, не были определены:

• вариант оценки запасов;
• выбранная форма БУ;
• не указан момент определения выручки в целях налогообложения;
• порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
• рабочий план счетов по БУ;
• нормативные документы по учетной политике, на основании которых она разработана; не утвержден график документооборота предприятия;
• в части учета расходов будущих периодов не предусмотрен период, в течение которого эти расходы будут относиться на издержки, а также не определен перечень расходов будущих периодов;
• не установлены виды доходов будущих периодов, отражаемых на счете 83;
• не предусмотрен порядок отражения курсовых разниц и периодичность их отнесения на финансовый результат.

       2. Были проверены расчеты налогов,  указанных в налоговых декларациях,  нарушений в этой области не  обнаружено.

       3. Неверно заполнена форма №1  «Бухгалтерский баланс» за 9 месяцев и за 1999 год. Так, в форме №3 «Отчет о движении капитала» определено, что использование прибыли составило 49 тыс. руб. и 16 тыс. руб. соответственно на конец III и IV квартала (следовательно, нераспределенная прибыль составляет 577 тыс. руб. и 144 тыс. руб.). Соответственно, раздел 4 баланса должен быть понижен на сумму 49 тыс. руб. и 16 тыс. руб. для достоверности отражения данных в бухгалтерской отчетности, и эта же сумма не должна показываться в разделе 3 бухгалтерского баланса.

       Выводы  и рекомендации:

       1. Внести изменения и дополнения  в учетную политику организации  в соответствии с положением  по учетной политике.

       2. Разработать и утвердить график  документооборота.

       3. Издать приказ по утверждению  плана инвентаризации.

       4. Заполнить бухгалтерскую отчетность в соответствии с положением о годовой бухгалтерской отчетности. 

2.3 Форма  бухгалтерского учета,  применяемая на  предприятии

    В неавтоматизированной системе ведения  БУ обработка данных о хозяйственных  операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета материально-производственных запасов. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе БУ представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

       Компьютерная  система включает в себя следующие  элементы:

       1. Аппаратные средства. К ним относятся:  оборудование и устройства, из  которых состоит компьютер, в  частности центральный процессор,  оптические считывающие устройства, накопители на магнитной ленте, дисководы, принтеры, терминалы и т.п.

       2. Программные средства:

       а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые  управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

       б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

       3. Документация - описание системы  и структуры управления применительно  к вводу, обработке и выводу  данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

       4. Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и снабжают  программами, эксплуатируют и  контролируют систему обработки  данных.

       5. Данные - сведения о хозяйственных  операциях и другая необходимая  информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

       6. Процедуры контроля - процедуры,  обеспечивающие соответствующую  запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки.

       Способ  обработки хозяйственных операций при ведении БУ оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных БУ от неавтоматизированной:

• Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций БУ, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
• Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
• Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами БУ компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
• Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций БУ.
• Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах БУ, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

       В данном тексте будет рассмотрен такой  элемент компьютерной системы, как  прикладные программные средства. (В  нашем случае - бухгалтерские программы). На текущий момент региональный рынок  представлен довольно большим количеством систем ведения БУ. На анализируемом предприятии БУ ведется с помощью программы «1C: Бухгалтерия».

       Назначение  программы и основные принципы.

       Программа «1С: Бухгалтерия» является универсальной  бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического БУ по различным разделам.

       Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и  стоимостном выражениях.

       Программа предоставляет возможность ручного  и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

       Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников): план счетов; список видов объектов аналитического учета; списки объектов аналитического учета (субконто); констант и т.д.

       На  основании введенных проводок может  быть выполнен расчет итогов. Итоги  могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

       После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

• сводные проводки;
• оборотно-сальдовую ведомость;
• оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
• карточка счета;
• карточка счета по одному объекту аналитического учета;
• анализ счета (аналог главной книги);
• анализ счета по датам;
• анализ счета по объектам аналитического учета;
• анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
• карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
• журнальный ордер.

       В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.