Отчет по практике на базе Администрации города Воронежа

1

СОДЕРЖАНИЕ

Введение             

1.              Миссия и цели организации             

1.1.              Миссия организации             

1.2.              Анализ миссии             

1.3.              Вариант миссии             

1.4.              Ключевые цели организации             

1.5.              Социальные цели по созданию нормальных условий труда             

2.              Организационная структура             

2.              2.1. Организационная структура             

3.              Стратегические и тактические планы             

4.              Мотивация персонала             

5.              Власть. Стили управления и лидерства             

6.              Контроль и регулирование             

7.              Принятие решений             

8.              Коммуникации             

9.              Автоматизированная система обработки экономической информации             

Заключение             

Введение

Управление муниципальных закупок Администрации города Воронежа представляет собой структурное подразделение Администрации города Воронежа (бюджетное учреждение). Оно расположено по адресу: г. Воронеж, ул.Средне-Московская, 10.

Администрация города Воронежа образована в 1989 году. С 2001 года в структуре Администрации действует Управление муниципальных закупок.

Управление выступает в роли Единого муниципального заказчика. Оно планирует и утверждает план муниципальных закупок; контролирует размещение и выполнение муниципального заказа; группирует задания на поставку однотипных товаров, работ и услуг для проведения консолидированных закупок; организует и проводит конкурсы на размещение муниципального заказа; ведет реестр закупок города Воронежа; оказывает иные услуги, предусмотренные Положением «Об управлении муниципальных закупок».

Партнеры Управления – свыше 900 учреждений и предприятий. Ежегодно через Управление закупается 100000 единиц номенклатуры продукции на сумму 6 миллиардов рублей.

1.                    Миссия и цели организации

1.1. Миссия организации

Миссия Управления муниципальных закупок: обеспечение прозрачного, эффективного, экономичного и целевого использования бюджетных средств города Воронежа; пресечение  злоупотреблений муниципальных служащих своим служебным положением при закупках продукции для муниципальных нужд; развитие конкуренции в городе Воронеже и расширение налогооблагаемой базы.

1.2. Анализ миссии

С точки зрения предъявляемых требований миссия Управления сформулирована верно. Она не несет в себе конкретные указания того, что и в какие сроки следует делать организации. Формулировка ясна и исключает возможность неоднозначного толкования. Большинство сотрудников Управления разделяют положения миссии. Миссия не зависит от текущего состояния организации, форм и методов работы. В ее тексте не упоминается получение прибыли. Из миссии ясно, чем является организация и какова её главная цель.

1.3. Вариант миссии

Для того, чтобы сформулировать миссию, необходимо определить интересы тех групп людей, которые влияют на организацию. К ним относятся собственники организации (граждане РФ, осуществляющие свои права и обязанности на территории города Воронежа), ее деловые партнеры (юридические и физические лица, федеральные и областные органы власти, а также другие организации, управления и законодательные органы), сотрудники (муниципальные служащие, работающие в Управлении) и представители «внешней среды» (совокупность собственников, партнёров, заказчиков, влияющих на организацию извне).

С учетом интересов вышеперечисленных лиц миссию Управления можно сформулировать следующим образом: обеспечение жизнедеятельности граждан города Воронежа путем экономии и увеличения средств городского бюджета, удовлетворяющего потребности граждан.

Оба варианта миссий верно сформулированы и отвечают требованиям. Однако второй вариант миссии более ясен «непросвященному» человеку, так как не содержит профессиональных терминов и легок для чтения.

1.4.  Ключевые цели организации

Ключевые цели Управления муниципальных закупок прописаны в миссии организации: обеспечение прозрачного, эффективного, экономичного и целевого использования бюджетных средств города Воронежа; пресечение злоупотребления муниципальных служащих своим служебным положением при закупках продукции для муниципальных нужд; развитие конкуренции в городе Воронеже и расширение налогооблагаемой базы.

Эти цели удовлетворяют следующим требованиям. Они выделены из миссии, следовательно известны сотрудникам организации (так выполняется требование «согласованность»).  Если они согласованны с сотрудниками – значит они им понятны («понятность»). Так как  Управление муниципальных закупок создано для достижения этих целей, следовательно цели реальны («реалистичность»).

Однако перечисленные цели не соответствуют таким требованиям как гибкость, конкретность и своевременность. Они являются ключевыми, то есть они не могут быть гибкими (не могут видоизменяться). Гибкими являются цели , стоящие ниже в «дереве целей». Так же как и миссия, цели не должны нести в себе конкретных указаний того, что и в какие сроки следует делать организации, следовательно, цели не могут удовлетворять этим условиям конкретности и своевременности.

1.5. Социальные цели по созданию нормальных условий труда

Соблюдение эргономических условий труда. Данные условия регулируются различными ГОСТами, Сан ПиНами - Санитарными правилами и нормами и другими документами, которые фиксируют: физические факторы (шум и вибрацию, микроклимат, электромагнитное излучение), тяжесть и напряженность труда, биологический фактор, травмобезопасность, средства индивидуальной защиты. Также раз  в четыре года проводится аттестация рабочих мест  по условиям труда.

Обеспеченность социальной инфраструктуры состоит из следующих блоков: коммунально-бытовое обслуживание (не проводится); восстановление и сохранение физического здоровья (проводятся субботники, а также работникам даются дотации на санаторно-курортное лечение); общественно–политическая и интеллектуально-культурная деятельность (не поощряется, а даже запрещается «Законом о муниципальных служащих»).

Техническая вооружённость труда. В отделе контроля исполнения муниципальных закупок технические средства труда следующие: столы; стулья; три компьютера; различного рода лампы.

Здоровый психологический климат. Здоровый психологический климат достигается через создание корпоративного духа организации, путём соблюдения следующих условий: предоставление сотрудникам такой работы, которая позволяла бы им общаться; проведение с подчинёнными периодических совещаний; обеспечение обратной связи с достигнутыми результатами; привлечение подчинённых к коллективной выработке решений; поощрение у подчинённых творческих способностей.

Правовая защищённость. Деятельность Управления защищена документами: Конституцией РФ; Федеральными законами РФ; Указами президента РФ; постановлениями Правительства РФ; законами и иными нормативными актами Воронежской области; Уставом города Воронежа; постановлениями Воронежской городской Думы; постановлениями администрации города Воронежа; распоряжениями главы города Воронежа.

2.      Организационная структура

2.      2.1. Организационная структура

2.1. Анализ организационной структуры

Управление муниципальных закупок является структурным подразделением администрации города Воронежа. Структура администрации города Воронежа представлена в "Приложении 1:.Структура администрации города Воронежа".

В соответствии с "Положением об Управлении муниципальных закупок" Управление подчиняется непосредственно Главе города Воронежа. Управление возглавляет начальник Управления, который назначается на должность и освобождается от нее распоряжением Главы города. На период отсутствия начальника Управления исполнение его обязанностей возлагается на одного из двух заместителей начальника Управления (1-й и 2-й заместитель), которые также назначаются на должность и освобождаются от нее распоряжением Главы города.

Управление состоит из трех подразделений: Отдела конкурсных процедур, Отдела реестров и плана муниципальных закупок и Отдела контроля исполнения муниципальных закупок. Каждое подразделение Управления во главе с их начальниками подчиняются непосредственно начальнику Управления. Назначение и освобождение от должности начальников Отделов проводится распоряжением руководителя аппарата администрации города Воронежа по согласованию с начальником отдела кадровой работы и муниципальной службы. Начальники Отделов осуществляют общее руководство Отделами, дают предложения по назначению и освобождению от должности работников вверенных им подразделений. На период отсутствия начальника исполнение его обязанностей возлагается на главного специалиста соответствующего Отдела.

Штат Управления включает в себя семнадцать человек: начальник Управления, два заместителя, три начальника подразделения, восемь главных специалистов, два ведущих и один инспектор. Главные, ведущие специалисты и инспектор подчиняются непосредственно начальникам соответствующих отделов. Прием и увольнение с работы осуществляется приказом руководителя аппарата администрации города по предоставлению начальника Управления, по согласованию с начальником отдела кадровой работы и муниципальной службы. Таким образом, структуру Управления муниципальным заказом можно представить в виде схемы (см. "Приложение 2: Структура Управления муниципального заказа"). Как видно из схем структура администрации города Воронежа - линейно-функциональная, а структура Управления - линейная.

В администрации города Главе города подчиняются как линейные руководители (заместители по городскому хозяйству, по социально-экономической политике и т.д.), так и функциональные (начальник юридического управления, начальник управления по охране окружающей среды города и т.д.). Линейные руководители управляют только подвластным им муниципальным подразделениям и Управлениям, а функциональные имеют право на контроль всех муниципальных подразделений и Управлений. Тенденция чрезмерной централизации, которая свойственна данной ОСУ, вполне оправдана, так как для нормального управления такой большой организацией необходим постоянный контроль муниципальных подразделений и Управлений через функциональных управляющих.

Структура Управления муниципальным заказом также эффективна. Для линейной структуры управления характерны оперативность принятия управленческих решений; четко закрепленная и ясно выраженная личная ответственность; единство и четкость распорядительства. Недостатки, свойственные данной структуре оправданы. Высокая концентрация власти на высшем уровне необходима для точной и отлаженной работы Управления и администрации в целом. Повышенные требования к профессионализму руководителей обоснованны, так как Управление Отделами является стратегически важными как для Управления, так и для администрации. Сложности горизонтальных коммуникаций преодолимы в связи с тем, что подразделения малы по своему количеству и численности работников. Структура Управления - четырехуровневая:

1.       Уровень: управление Администрацией города Воронежа.

2.       Уровень: управление муниципальным подразделением.

3.       Уровень: управление отделами муниципального подразделения.

4.       Уровень: исполнители.

Несмотря на эффективность существующей структуры, не совсем ясна необходимость во втором заместителе начальника Управления. Предлагается сократить его полномочия путем распределения его обязанностей между 1-м заместителем, начальником Управления и начальниками отделов.

2.2. Анализ должностных инструкций

Для анализа должностных инструкций выбран штат отдела контроля исполнения муниципальных закупок. Отдел состоит из начальника отдела, двух главных специалистов, одного ведущего и инспектора.

Начальник отдела дает указания сотрудникам отдела; определяет порядок делопроизводства, отчетности и контроля; дает указания руководителям подразделение администрации в рамках своей компетенции, требует и получает от подразделений всю необходимую для деятельности отдела информацию и т.д. Другими словами начальник Отдела контроля исполнения муниципальных закупок представляет в своем лице работу Отдела посредством его руководства.

Главные специалисты и ведущий работают в команде. Главный специалист составляет программы проведения тематических проверок, участвует в проводимых документальных ревизиях, проверяет номенклатуру, объемы и цены закупаемой продукции; проводит контроль исполнения условий муниципальных контрактов и т.д. Ведущий специалист обязан участвовать в вышеперечисленных работах как в качестве ассистента Главного специалиста, так и в качестве самостоятельного исполнителя. Специалисты имеют право запрашивать все необходимые для своей деятельности документы; контролировать номенклатуру, объемов  и цен закупаемой продукции; контролировать исполнение муниципального заказа и т.д.

Инспектор выполняет задачи делопроизводственного характера: осуществляет правильный учет входящей и исходящей информации, регистрацию и передачу исполнителям или руководителю; контролирует исполнение документов и информирует руководство об этом; оформляет документы; дает справки по документам и т.д.

Ответственность за деятельность Отдела в целом несет его начальник. Ответственность за разглашение служебной тайны; достоверность, полноту и качество подготовленных документов; неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на отдельных работников, несет соответствующий сотрудник.

Сотрудники отдела обязаны творчески подходить к выполнению своей работы. В организации имеют место методы взыскания за "бездействие", то есть работники обязаны помимо выполнения своих непосредственных обязанностей вносить на рассмотрение руководству предложений по усовершенствованию работы подразделения. Возможности для творчества четко прописаны в должностных инструкциях. Специалисты имеют право выступать инициаторами принятия нормативно правовых документов органов местного самоуправления; готовить предложения по устранению нарушений и препятствий исполнения договорных обязательств; проводить семинары и консультации по вопросам Отдела. Некоторые задачи специалисты могут (должны) выполнять самостоятельно (без ассистента и указаний руководителей). Инспектор имеет право вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела.