Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Каждый  пункт приказа по личному составу  сопровождается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Приказы по личному составу доводятся до сведения работника под расписку.

    Визы  ознакомления  работников с приказом могут располагаться либо непосредственно  после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя организации.

    Проект  приказа по личному составу согласовывается  с руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителем структурного подразделения, работник которого упоминается в  приказе.

    Приказы по личному составу, относясь к организационно-распорядительной документации, одновременно входят в систему первичной учетной документации, обеспечивая учет труда и его оплаты, и имеют в большинстве унифицированные формы.

    Приказы по личному составу обязательно  регистрируются (отдельно от общих  приказов по основной деятельности). Для этого используется книга (журнал) регистрации, в которой указываются дата и номер приказа, его содержание, кем подписан приказ и другие сведения по усмотрению организации.

    С учетом различий в сроках хранения нумерация приказов по личному составу предусматривает помимо номера буквенное обозначение, что отличает их от приказов по основной деятельности ( к примеру приказ № 30 по л/с (по личному составу)). Информация по личному составу фиксируется в трудовых книжках (сведения о работе и поощрения).

    5.3. Оформление личных карточек.

    На  всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу заводятся  личные карточки.

    Личная  карточка является основной формой, применяемой кадровой службой для анализа состава и учета персонала предприятии и организаций (см. приложение 7.2). Она заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

    Для учета применяются унифицированные  формы: личная карточка работника - № Т-2, государственного (муниципального) служащего - № Т–2гс (мс), научного, научно-педагогического работника - № Т-4.

    Образцы учетных форм (карточки) в традиционных (ручных) картотеках должны быть помещены на твердую картонную бумагу. В автоматизированных базах данных (АБД) по кадрам образцы карточек заранее вводятся в память компьютера и заполняются в процессе учета кадров.

    Личная  карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, все  записи в карточке формулируются полностью, без сокращений. Все последующие изменения в анкетно-биографических учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

    Коды  в зонах кодирования проставляются  в соответствии с общероссийскими  классификаторами: ОКУД, ОКПО, ОКАТО – автономных территориальных образований, ОКИН – информации о населении, ОКСО – специальностей по образованию, ОКПДТР – профессии рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ОКДП – видов экономической деятельности продукции и услуг.

    При увольнении работника в личной карточке указываются дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной  картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и  сдаются в архив. Личные карточки не присоединяются к личным делам и хранятся в архиве отдельно. Личная карточка работника представляет собой многостраничный документ, состоящий из 11 разрядов.

    I. Общие сведения (основные анкетные данные, образование и профессия, стаж работы, семейное положение, паспортные данные, адресместожительства).

    II. Сведения о воинском учете.

    III. Прием на работу и переводы на другую работу.

    IV. Аттестация.

    V. Повышение квалификации.

    VI. Профессиональная переподготовка.

    VII. Поощрения и награды.

    VIII. Отпуск.

    IX. Специальные льготы ( в соответствии  с законодательством).

    X. Дополнительные сведения.

    XI. Основание увольнения.

    Образец заполнения личной карточки работника  дан в приложении 7.2.

    Форма № Т-2гс (государственного служащего) несколько отличается от формы №  Т-2:

    - в п.7 I раздела дополнительно указывается ученая степень служащего, в п.8 – стаж собственно государственной службы (помимо общего и непрерывного стажа);

    - в разделе IV фиксируется присвоение служащему квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания.

      Личная карточка научного, научно-педагогического  работника (форма № Т-4) ведется  кадровыми службами академических,  научно-исследовательских, образовательных  учреждений и организаций. Форма  № Т-4 ведется наряду с формой  № Т-2 на каждого работника.

    В учетной карточке предусматривается  указание как соответствующих данных о работнике на момент поступления  на работу, так и сведений о присуждении  ученой степени, ученого звания, получения  научной специальности в период его работы в новом научном  или образовательном учреждении. 

    Тема  6. ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

    6.1. Правовая сторона обращения с трудовыми книжками.

    В статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о том, что «трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». Обращение с трудовыми книжками регламентируют, помимо Трудового кодекса РФ, следующие основные документы и акты:

• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
• Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «Об утверждении порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»;
• Форма трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
• Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н;
• Формы документации по учету (учету движения) бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

    В вышеперечисленных документах отражены все ключевые моменты, образующие правовую базу при обращении с трудовыми книжками в организациях. Далее в нашем учебном курсе мы рассмотрим ключевые моменты обращения с трудовыми книжками.

    6.2. Ведение трудовых книжек.

    При ведении трудовых книжек необходимо соблюдать ряд требований. К таким требованиям относят:

    1) технику ведения оформления записей  в трудовой книжке;

    2) язык оформления записей в  трудовой книжке;

    3) состав записей в трудовой  книжке;

    4) содержание записей в трудовой  книжке;

    5) оформление отдельных элементов записей в трудовой книжке.

    Рассмотрим  более подробно каждый из вышеперечисленных  пунктов. Техника ведения оформления записей в трудовой книжке отражена в Инструкции по заполнению трудовой книжки, утвержденной Постановлением Совета Министров ССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656. В этой инструкции прописано, что все записи в трудовой книжке должны осуществляться гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (гелем, пастой) синего, черного или фиолетового цвета или ручкой-роллером, в том числе шариковой. Появление такого требования связано с тем, что записи необходимо защитить от порчи, например, предохранить от растекания чернил по поверхности листа трудовой книжки.

    В инструкции сказано, что записи нужно прописывать в трудовой книжке без сокращений. Например, «переведен», а не «пер.»; «приказ», а не «пр.» и т.п.

    Нумерация в трудовых книжках должна быть последовательной, т.е. прямо возрастающая, но только в одном разделе.

    В инструкции сказано, что заполнение трудовых книжек должно осуществляться только на государственном языке Российской Федерации. Также записи можно вести на языке той республики, которая находится в составе Российской Федерации и установила свой государственный язык на территории республики. Поэтому записи, вносимые в трудовую книжку, сначала записываются на русском языке, а потом на языке, принятом в республике.

    В трудовую книжку вносят следующие виды сведений (записей):

• сведения (записи) о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
• сведения (записи) о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);
• записи о награждениях и поощрениях (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством);
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

    Стоит обратить особо внимание на то, что  взыскания в трудовую книжку не вносятся.

    К содержанию трудовых книжек предъявляются следующие основные требования:

    1) полное содержание всех сведений (порядковый номер, дата, наименование  и т.п.);

    2) соответствие формулировок сведений  трудовому кодексу и распоряжению (приказу) (например, приказ об увольнении  сотрудника организации и т.п.);

    3) соответствие сведений реальной  ситуации.

    Особо стоит отметить, что все вносимые изменения в трудовую книжку должны быть документально обоснованы. Инициалы сотрудника в трудовую книжку вносят в именительном падеже, полностью прописывая фамилию, отчество и имя без всяких сокращений. Такие же требования предъявляются к занесению сведений о дате рождения. Даты фиксируются арабскими цифрами, число и месяц прописывают двумя парами двузначных чисел. Год пишется четырехзначным числом, отделяя при помощи точки числа друг от друга.

    На  титульном листе трудовой книжки, ставится заверительная подпись сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство в организации и оттиск печати, удостоверяющий подлинность подписи.

    Запись  о выдаче вкладыша трудовой книжки или дубликата трудовой книжки должна соответствовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Записи могут быть оформлены при помощи постановки штампа (например, «Выдан вкладыш» и т.п.) или записи от руки с фиксированием номера, серии документа, который был выдан, на оригинале трудовой книжки.

    Оформление записей со сведениями о работнике осуществляется в следующих ситуациях:

    1) при оформлении трудовой книжки;

    2) при внесении подлежащих изменений  информации в сведениях о работнике.

    Оформление трудовой книжки осуществляется работодателем, если:

• работник впервые трудоустраивается;
• работник проработал в организации по первому трудовому договору пять или менее дней, в связи, с чем трудовая книжка не была на него заведена;
• произошла утрата работником трудовой книжки после увольнения с последнего места работы;
• прежний работодатель документально подтвердил утрату трудовой книжки работника;
• у работника трудовая книжка отсутствует по каким-либо другим причинам, либо находится в состоянии, не подлежащем дальнейшему ее использованию.