Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Трудовым  кодексом РФ установлено, что дисциплинарным поступком считается неисполнение или ненадлежащее исполнения работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

    В этом случае работодатель имеет право  применить следующие дисциплинарные взыскания:

    - замечание;

    -выговор;

    - увольнение с работы.

    Для отдельных категорий работников федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине могут предусматриваться и иные дисциплинарные взыскания (например, предупреждение о неполном служебном соответствии и пр.). Дисциплинарные взыскания, кроме перечисленных, не допускаются.

    До  наложения взыскания работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменной форме, а в случае отказа составляется акт. Такой отказ не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

    Дисциплинарное  высказывание налагается не позднее  одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

    Дисциплинарное  высказывание не может применяться по истечении шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии и прочих проверок финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня совершения. В эти сроки не включается время производства по уголовному делу.

    За  каждый дисциплинарный проступок может  быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано в государственную инспекцию труда или в комиссию по рассмотрению трудовых споров.

    В соответствии с трудовым законодательством  работник обязан написать объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины на имя работодателя. В записке излагаются версии работника о причинах и обстоятельствах такого нарушения.

    Она составляется на трафаретном бланке или стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре и после регистрации в службе документации представляется руководителю структурного подразделения, в котором занят работник.

    Докладная записка составляется руководителем структурного подразделения по факту нарушения трудовой дисциплины и вместе с объяснительной запиской работника передается работодателю. После рассмотрения записок работодатель налагает резолюцию, в ней указываются исполнитель, характер поручения и срок исполнения.

    Записки и резолюция поступают в отдел  кадров, который на их основании  подготавливается приказ о наложении дисциплинарного взыскания (см. приложение 6.9). С визами всех заинтересованных лиц проект приказа передается для подписания работодателю, подписанный им приказ объявляется в течение трех рабочих дней после издания работнику под расписку.

    Спустя  год после издания приказа наложенное взыскание на работника теряет силу, если работник не будет подвергнут новому взысканию.

    Теперь  рассмотрим оформление приказа о выговоре работнику.

    Во-первых, приказ о выговоре относится к  категории дисциплинарных взысканий. Во-вторых, когда мы составляем приказ такого рода, надо быть очень внимательным и писать официальным языком в логической последовательности. Важно очень щепетильно относиться к составлению приказа такого рода в связи с тем, что такие решения работники часто опровергают в суде, а в суде будут смотреть на то, насколько грамотно оформлен документ.

    Информацию  в таком приказе излагают ясно, четко и достоверно, ссылаясь на определенные обстоятельства, полностью прописывая все данные сотрудника (фамилия, имя, отчество, должность, подразделение). В самом начале обосновывают причины и основания издания приказа (например, отсутствие на рабочем месте без уважительной причины), после этого прописывают действия, которые рекомендуется предпринять, например «сделать замечание». При оформлении приказа указывают все реквизиты (аббревиатура организации, аббревиатура документа, место составления и издания документа). Еще одна особенность - дата приказа и их регистрационные номера фиксируются только от руки руководителем организации или ответственным за кадровое делопроизводство. Обязательно на приказе должна стоять подпись сотрудника, совершившего проступок. Дата подписания, утверждения и согласования приказа и другие даты в этом документе пишутся арабскими цифрами. А последовательность их написания следующая: день, месяц, год. Например, 10.05.2008. Также допускается при обозначении дат использовать и словесно-буквенный способ. Например, 10 мая 2008 г.

    4.5. Разрешение трудовых споров.

    Защита  трудовых прав и законных интересов  работников осуществляется тремя способами:

    - государственный надзор и контроль  за соблюдением трудового законодательства;

    - защита профессиональными союзами;

    - самозащита работниками своих прав.

    Трудовые  споры – разногласия, не урегулированные:

    - между работодателем и работником  – по вопросам применения законов  и других правовых актов, содержащих  нормы трудового права, коллективного  договора, соглашения, трудового договора, о которых заявлено в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров;

    - между работниками и работодателями  – по поводу установления и  изменения условий труда (включая  заработную плату), заключения, изменения  условий труда (включая заработную  плату), заключения, изменения и выполнения коллективных договоров, соглашений, а также в связи с отказом работодателя учесть мнение выборного представительного органа работников при принятии актов, содержащих нормы трудового права в организациях.

    Первые  из них являются индивидуальными, вторые – коллективными трудовыми спорами.

    Индивидуальные  трудовые споры рассматриваются  комиссиями по трудовым спорам и судами.

    Разрешение  коллективного трудового спора  рассматривается примирительной комиссией, а также с участием посредника и (или) в трудовом арбитраже. Первый этап обязательный. При недостижении согласия рассмотрение трудового спора переходит к участию посредника и (или) в трудовой арбитраж. Образцы заявления в комиссию по трудовым спорам и решения комиссии даны в приложениях 6.10 и 6.11.

    Если  примирительные процедуры не привели  к разрешению трудового конфликта, работники вправе приступить к организации  забастовки. Решение об объявлении забастовки принимается собранием (конференцией) работников организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Тема 5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК

    5.1. Общие подходы к изданию приказов.

    Приказ  относится к распорядительным документам, издаваемым руководителем организации  в целях обеспечения решения  поставленных задач и достижения наилучших результатов в деятельности организации.

    Приказ  основывается на принципах единоначалия и обязательности его выполнения всеми подразделениями и должностными лицами, находящимися в подчинении руководителя организации.

    Приказ – оперативный документ, обеспечивающий нормальный ход работ на всех участках и рабочих местах организации, учреждения, предприятия. Наряду с этим в приказе содержатся распорядительные указания организационного и нормативного характера.

    В частности, приказом определяется распределение обязанностей внутри руководства организации, утверждаются правила внутреннего трудового распорядка, графики отпусков и другие, а также разного рода инструкции (должностные, по делопроизводству, правила обслуживания, различные нормы и нормативы, применяемые при производстве работ, и пр.). Приказами доводятся для внутреннего употребления распорядительные документы вышестоящих органов.

    Оформление  приказов носит в основном унифицированный  характер. В них в обязательном порядке должен иметься постоянный набор определенных реквизитов, среди которых наименование организации, место издания, регистрационный номер и дата, название документа, заголовок, текст, подпись, визы. Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части излагаются причины издания приказа, события и факты, вызывающие необходимость его появления, определяются цели и задачи предписываемых действий, содержится ссылка на документ, послуживший основанием для его издания.

    Распорядительная  часть содержит предписываемые действия, указание подразделений и должностных лиц, которым поручается произвести эти действия, и сроки исполнения.

    Распорядительная  часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое набирается прописными (заглавными) буквами на отдельной строке. После слова «приказываю» ставится двоеточие. Текст распорядительной части, как правило, делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками после них.

    Каждый  пункт распорядительной части начинается с указания необходимого действия, выраженного глаголом неопределенной формы, и конкретного исполнителя. Здесь же указывается срок исполнения. В последнем пункте обычно определяется должностное лицо, ответственное за выполнение приказа в целом.

    Отдельные задания, особенно содержащие цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Страницы и приложения нумеруются как единый документ.

    Необходимо, чтобы текст приказа соответствовал определенным требованиям. Изложение текста должно вестись простым, доступным для понимания языком, избегая сложносочиненных и придаточных предложений, быть лаконичным, не допускающим неоправданно большого объема документа, а также не должен касаться множества вопросов, ограничиваясь двумя – тремя, характеризующими основное направление темы.

    Необходимо  соблюдать и последовательность изложения посредством перехода от более важных положений текста до менее важных, разделяя их абзацами и обеспечивая непротиворечивость друг к другу. Приказ не должен дублировать содержание и смысл предыдущих приказов.

    Распорядительная  часть приказа излагается в строгой  повелительной форме, не допускающей  двоякого толкования. Примерный образец  составления общего приказа дан  в приложении 7.1.

    5.2. Особенности оформления приказов по личному составу.

    Приказы по личному составу оформляются  и ведутся отдельно от приказов общего характера (по основной деятельности). Однако обе их разновидности оформляются  на одинаковых бланках, если имеют текстовую  содержательную часть.

    Приказы по личному составу могут не иметь  заголовка к тексту, констатирующей части текста и глагола «приказываю».

    Кадровые  приказы в своем большинстве  сразу начинаются с  распорядительного  действия, употребляя слова: «принять», «назначить», «перевести», «уволить», «изменить фамилию», «предоставить отпуск», «командировать» и т.д.

    Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу.

    В индивидуальных содержится информация только об одном работнике, в сводных – о нескольких независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, перевод, увольнение, командирование и пр.). При составлении сводных приказов нужно учитывать, что один документ не должен  содержать информацию с разными сроками хранения.

    В индивидуальных приказах оформляются главным образом поощрения, взыскания, учитывая их специфическую роль. Каждый пункт приказа по личному составу формулируется в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ.

    В кадровых приказах выделяют постоянную (одинаковую для всех приказов) и переменную (разную для отдельных видов кадровых приказов) информацию.

    Постоянной  информацией для любого приказа  по личному составу являются указание распорядительного действия («назначить», «уволить», «перевести» и пр.), а  также фамилии, инициалов работника, должности и структурного подразделения. Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

    При приеме на работу обязательно указываются размер оплаты труда и при необходимости условия приема (постоянно, временно, с испытанием или нет) и т.п. При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид и причина перевода, изменение оплаты труда. При увольнении – его причина, при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания, при командировании – дата и продолжительность командировки, место направления и наименование организации, куда командируется.