Взаимодействие архива с источниками комплектования

     Содержание 

   Введение

1. Источники комплектования архива
2. Взаимодействие архива с источниками комплектования
3. Центры комплектования и хранения документов

Заключение

Список  использованной литературы

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Архивы - те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они - условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

     Центральное место в архивах Российской Федерации занимает Государственный архив.

     Государственный архив Российской Федерации - архив России, куда поступают на хранение документы высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации; крупнейший федеральный архив страны, в котором хранится около 5,5 миллионов дел по истории России XIX-XXI вв; одно из ведущих культурно-просветительских учреждений страны; особо ценный объект культурного достояния народов России.

     Государственный архив  Российской Федерации хранит: 1 миллион дел по истории Российской империи и истории России периода Временного правительства, около 3 миллионов дел по истории Советского Союза, свыше 1,5 миллионов дел по истории РФСР,  около 33 тысяч дел по истории Российской Федерации, документы по истории белого движения и русской эмиграции.

     Комплектование  – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

     Под профилем архива следует понимать установленный  для архива состав документов, который  определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

     Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся  к профилю каждого архива.

     Целью контрольной работы является – описать  основные моменты комплектования архивных фондов.

     Задачами  контрольной работы являются:

     Актуальность  контрольной работы состоит в  том, что комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и др.

     Информационный  подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в  механические и автоматические читающие устройства.

     Достижения  физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы  сохранности документов. Таким образом, комплектование архивов, тесно связанное с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки. 
 
 
 
 
 
 

1. Источники комплектования архива

     Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

     Источниками комплектования архива выступают также  организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы  Архивного фонда Российской Федерации.

     Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

     Негосударственные организации, временно хранящие документы  Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

     Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

для организаций:

функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные  функции, используется форма выборочного  приема);

полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан:

вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

типичность  его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);

состав  и содержание собранных гражданином  архивных документов.

     Списки  источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

     Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

     Список  граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

     В архиве, принимающем на хранение различные  виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

     Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук - на согласование ЭПК Архива Российской академии наук.

     Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере  архивного дела, ЭПК уполномоченного  органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере  архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления (для муниципальных архивов), Президиумом Российской академии наук.

     Архив вправе вести список возможных источников комплектования.

     Справки, экспертные заключения о включении  организаций и граждан в списки источников комплектования архива или  исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются:

федеральными  государственными архивами - на рассмотрение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере  архивного дела (решение об исключении организации из списка источников комплектования федерального государственного архива в случае ее ликвидации принимается ЭПК федерального государственного архива);

государственными  архивами субъектов Российской Федерации  и муниципальными архивами - на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

организациями Российской академии наук - на рассмотрение ЭПК Архива Российской академии наук.

     Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

     Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

     В целях учета работы с источниками  комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Взаимодействие архива с источниками комплектования

     Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит  к согласованию соответствующим  уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.

     Архив участвует в работе ЦЭК (ЭК) источников комплектования архива.

     Архив принимает участие в проверках  соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования  архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

     Архив в пределах предоставленных ему  полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

     В этих целях архив оказывает указанным  службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

в организации  документов в делопроизводстве и  формировании дел;

по  отбору документов в состав Архивного  фонда Российской Федерации и  подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по  упорядочению документов по личному  составу;

по  ведению учета документов Архивного  фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по  подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;