Системы электронного документооборота

Главными результатами внедрения системы являются:

        Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

        Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

        Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Сравнительная характеристика на основе преимуществ.

По сравнению с лучшими российскими и западными аналогами 1С:Документооборот имеет следующие преимущества: 1С:Документооборот полностью самостоятельное решение и не требует других программных продуктов для своей работы.

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

      Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.

      Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.

      Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

      Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

      Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

      Полноценная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

      Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

      Возможность организации территориально распределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.

      Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера).

      Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

      Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

      Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Цены на некоторые продукты.

Разработчик – Компания DIRECTUM, г. Ижевск

Технологическая основа системы – платформа Microsoft SQL.

К преимуществма Lotus Notes для подразделений компании можно выделить:

Руководству

      Проводить анализ деятельности компании по следующим критериям

      объем продаж

      объем прибыли

      планируемый объем продаж

      планируемый объем прибыли

      Получать отчеты по деятельности отдельных подразделений компании и отдельных менеджеров

      Прогнозировать развитие компании в наиболее прибыльных для нее направлениях работы

      Видеть всю информацию по каждой компании - контрагенте в одном месте

      Получать различные отчеты по деятельности компании.

Отделу маркетинга

      Проводить анализ текущих клиентов компании по различным критериям

      Прогнозировать развитие компании в наиболее прибыльных для нее направлениях работы

      Планировать различные маркетинговые события

      Оценивать эффективность проводимых маркетинговых мероприятий

      Осуществлять целевую рассылку информации по большому количеству адресов

      Видеть всю доступную информацию по каждой компании - контрагенте в одном месте

Менеджерам

      Участвовать в деятельности компании

      Участвовать в подготовке и реализации сделок

      Участвовать в реализации товаров

      Участвовать в подготовке и выполнении проектов

      Исполнять поручения

      Планировать собственные действия

      Вести переписку с контрагентами

      Видеть всю доступную информацию по каждой компании - контрагенте в одном месте

Сотрудникам

      Исполнять порученные поручения

      Планировать собственные действия

      Вести переписку с контрагентами

      Видеть всю доступную информацию по каждой компании - контрагенте в одном месте

Преимущества для компании в целом

      Оперативное управление современной компанией

      Прогноз развития наиболее прибыльных направлений развития компании

      Собранная информация по каждой компании - контрагенту в одном месте

      Собранная информация по каждой внутренней компании в одном месте

      Возможность централизованного управления современной компанией

      Возможность ведения полной информации о партнерах компании и о конкурентах

      Повышение конкурентоспособности компании в условиях современного ведения бизнеса Для сервера Lotus Domino есть ряд надстроек, позволяющих расширить стандартную функциональность.

Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino).

Клиент Lotus Notes поддерживается многими операционными системами для настольных ПК, включая Microsoft Windows, Linux и Macintosh.

Преимущество использования PayDox Light заключается в отсутствии необходимости приобретать лицензию на MS SQL Server, устанавливать и администрировать его. Статус (Цена) Бесплатно

Разработчик – – PayBot LLC., Канада

Технологическая основа системы – платформа Microsoft SQL, Microsoft Access.

Преимущества DocsVision.

DocsVision для руководителя:

        Унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях. Нужная информация надежно хранится и никогда не теряется.

        Единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования. Не надо следить за своевременностью исполнения задания, система предоставит всю необходимую информацию.

        Централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов. Любая информация оказывается под рукой в считанные минуты.

        Возможность накапливать информацию о прохождении процессов и использовать эту информацию для реинжиниринга. Зная прошлое - можно управлять будущим.

DocsVision для исполнителя:

        Единая инфраструктура управления приложениями. Администраторы управляют структурой и созданием резервных копий единой системы, а не множества разрозненных приложений.

        Средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей. Не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений.

        WEB доступ ко всем функциям системы. Как приложения, так и средства управления ими доступны в любое время в любой точке.

        Единая система справочников и классификаторов. Данные не дублируются в приложениях, что удешевляет их сопровождение. Единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows. Нет необходимости вести дополнительные списки пользователей.

DocsVision для IT менеджера:

        Общие средства доступа и навигации для всех приложений. Пользователь использует привычные приложения - Internet Explorer или Microsoft Outlook для доступа ко всем функциям приложений системы.

        Унифицированный интерфейс. Нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений.

        Тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования. Задания доставляются непосредственно в почтовый ящик и могут планироваться в Microsoft Outlook.

        Полная поддержка Интернет доступа. Пользователь может работать с любого компьютера как в корпоративной сети, так и в сети Интернет.

        Единая аутентификация в системе независимо от используемого приложения. Нет необходимости вводить пароли при доступе к приложениям.

        Единая очередь заданий для всех процессов и приложений. Система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий.

Стоимость пакетов лицензий на базовую поставку DocsVision.