Программное обеспечение

Введение. 

Глава 1. Программное обеспечение.

     1.1.

     Программное обеспечение - это общее название для всех программ. Программы –  это то, что оживляет компьютер, делая  его инструменты для работы специалистов различных областей человеческой деятельности.

     Компьютерные программы подразделяются на:

• Системные (входящие в операционную систему)
• Сервисные или обслуживающие (программы обслуживания дисков, антивирусные программы, архиваторы)
• Прикладные (текстовые и графические редакторы, бухгалтерские программы, электронные программы, тесты, электронные энциклопедии, программы-переводчики, игры и другие)
• Среды программирования (программные оболочки для создания новых программ)

     Сегодня существует огромное количество программ делового назначения. На предприятии  может быть внедрена своя система автоматизированного рабочего места, своя система автоматизации склада или бухгалтерии и т. п. Изучить заранее все эти программы просто невозможно.

     Классификация программного обеспечения в делопроизводстве.

     К универсальному программному обеспечению относят текстовые редакторы и электронные таблицы, как в рамках офисных пакетов, так и отдельных, самостоятельных программ. К первым относятся Microsoft Office, а так же офисные пакеты от Sun Microsystems - Star Office, офисный пакет от канадской фирмы Corel Corp. - WordPerfect Office, пакет офисных программ OpenOffice.org (распространяется на бесплатной основе), созданный в рамках проекта Open Source Projects и другие.

     Ко  второй группе универсального программного обеспечения относят независимые текстовые редакторы и электронные таблицы. Наиболее популярными программными продуктами среди текстовых редакторов являются PolyEdit, AbiWord, PatriotXP, CryptEdit. Для подготовки финансовой части бизнес-плана можно использовать - Formula One, Tabad, SuperCalc и др.

       Однако на подавляющем большинстве  персональных компьютеров (ПК) установлен  офисный пакет Microsoft Office, и не  знать основ работы с этим набором программ сегодня уже непростительно — практически все компании, принимающие на работу нового сотрудника, требуют знания Microsoft Office.

     Особенностью  интегрированных офисных пакетов, таких как Microsoft Office, является то, что в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия(бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей.

     Именно  этот подход позволил компании Microsoft сделать  свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориями пользователей во всем мире.

     В известной мере Microsoft Office играет роль базовой платформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты для документооборота.

     1.2. Microsoft Office Standard Edition 2003.

     Как уже говорилось, самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным IDC¹это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров.

     Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. Рассмотрим возможности этого пакета. 
 

     Microsoft Word —это многофункциональная система  обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого

создания  и эффективной обработки документов практически любой степени и сложности. Microsoft Word –широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом для всех разработчиков офисных приложений. Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов).Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание. На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).На уровне абзаца14 осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, междустрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.).Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы15, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили. Стиль — это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, междустрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать

     пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

     Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

     Word предлагает встроенные средства  графики, позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы.

     Важной  особенностью программы является возможность поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.

     В Word 2003 реализованы также новые  возможности доступа к дополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online. В последнее время появился ряд новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет-магазинах. Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открывая пользователям Microsoft Office доступ к новым услугам.

     Microsoft Outlook 2003.

     Microsoft Outlook представляет собой мощное  средство для работы с персональной 

     информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего

     хранить данные об адресатах, а также вести  журнал, в котором можно сортировать  и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними. Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней. Outlook можно использовать и для планирования групповой работы. Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время. 

     В последней версии (Outlook 2003) программа существенно изменилась. 

     Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).

     Появились новые возможности управления письмами. Функция «интеллектуальной группировки» почты позволяет упорядочить письма по времени получения, почты позволяет упорядочить письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год. Щелкнув мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют определенным критериям.

     Еще одно новшество позволяет более эффективно сортировать и обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При этом все элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2003 появился настраиваемый фильтр спа-ма16. Программа фильтрует сообщения с подозрением на спам ²и автоматически перемещает в папку не желательной почты.

Microsoft PowerPoint 2003

Microsoft PowerPoint — это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд-проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа PowerPoint оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты. PowerPoint позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику,видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых «слайдами» по аналогии со слайд-проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению

компьютерных  презентаций. PowerPoint дает возможность  создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Переходы  между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимания аудитории. Как и в других программах, входящих в Microsoft Office, PowerPoint предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания Microsoft PowerPoint позволяет транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет.

 Глава 2. Специализированное ПО для дизайнерских фирм.

Программа Adobe Photoshop(АР) один из многочисленных пакетов для  обработки, изменения, сохранения графических  объектов.

(АР) позволяет работать  с палитрой, калибровать, сканировать, импортировать  и экспортировать,выделять области, контуры

рисовать/редактировать,выбирать цвета, слои,каналы и маски,

фильтры, размер изображения  и его разрешение,цветокоррекция,

преобразовать изображения, цветоделение, печать изображения.