Автоматизация работы пользователя в среде MS Office

        Для редактора Word можно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:

• использование разнообразных шрифтов и их начертаний (полужирное, курсивное, контурное, с тенью, надстрочное, подстрочное, с разрядкой или уплотнением, в разном цвете и т.п.);
• использование в одном документе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого, арабского, еврейского и т.д.);
• редактирование текста и проверка правописания (орфографии и грамматики);
• автоматическое разбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;
• встроенный инструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы);
• разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);
• введение ступенчатого, многоуровневого оглавления;
• поиск и замена фрагмента текста;
• работа с несколькими документами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом, электронными таблицами, графикой, базами данных).

       Кроме этого в редакторе Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

• работа с макропоследовательностями символов;
• автозамена опечаток при вводе;
• автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);
• автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких или первых букв (автозавершение);
• автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;
• возможность создания стилей;
• автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);
• наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов.

        Табличный процессор Excel.

   С табличным  представлением данных мы сталкиваемся  во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и  кончая бухгалтерскими или научными  расчетами.Программное обеспечение,  называемое системой обработки  электронных таблиц или табличным  процессором, позволяет автоматизировать  рутинные операции выполнения  однородных вычислений и пересчета  с изменяющимися исходными данными.

     В  ячейки электронной таблицы можно  вносить различную информацию: текст,  числа и формулы. Ячейки могут  содержать независимые данные, которые,  как правило, заносятся вручную  или загружаются из некоторого  файла данных. Эти данные могут  использоваться как исходные  для вычисления значений других  ячеек. В ячейки с вычисляемыми  значениями заносят формулы для  вычислений. Пользователь обычно  видит на экране результаты  вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек  производится автоматический пересчет  во всех ячейках, связанных  с изменяемыми правилами вычислений.

     Современные  табличные процессоры, к которым  можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

• работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);
• задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях  исходных данных;
• построение диаграмм по данным таблиц;
• большой набор встроенных функций;
• автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);
• возможность работы с внешними базами данных;
• управление параметрами текста;
• вывод таблиц на печать;
• возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);
• проверка орфографии;
• поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

       Следует еще раз подчеркнуть,  что электронная таблица позволяет  не только автоматически выполнять  расчеты, но и является очень  эффективным средством для проведения  численного моделирования. Меняя  во всевозможных сочетаниях значения  исходных параметров, можно наблюдать  за изменением выходных данных  и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно  предоставляет множество вариантов  решений, на основе которых  можно выбрать наиболее приемлемое.

        Все эти качества позволяют  считать табличный процессор  обязательным элементом автоматизации  учреждений и управленческой  деятельности.

    Основные режимы  работы в Excel.

        Режимы работы Excel обеспечивают:

• ввод и последующее хранение данных и связей между ними;
• редактирование данных при вводе;
• автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;
• построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;
• автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

   Электронные  таблицы являются обязательным  атрибутом офисного и программного  обеспечения. Во-первых, их можно  использовать для хранения и  упорядочения данных, то есть  как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют  автоматизировать рутинные однотипные  вычисления. В-третьих, по табличным  данным можно построить диаграммы,  позволяющие анализировать эти  данные самым доступным способом  – визуально.

   Рассмотрев  наиболее распространенные среди  пользователей программы нельзя  не остановиться на других  программах, входящих в пакет  MS Office.

    Электронный офис.

    Программная  среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы. Так, для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки, для планирования ежедневных встреч и дел – еженедельники, для временных записей – блокноты для заметок. Помимо перечисленных видов блокнотов составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т.д.

   Программа  Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

     Информация, с которой работает пользователь  в среде Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам. Удобные способы представления информации, её поиска, средства напоминания, предлагаемые средой Outlook , могут помочь эффективно организовать работу пользователя. Среду Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники.

   Основными  элементами информации, с которыми  работает среда  Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.Папка Контакты является хранилищем сведений и данных о людях, с которыми поддерживаются деловые и личные отношения.

    В  среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь.

     Для  описания сведений о задаче (задача - дело, которое надо выполнить)  и организации решения задач  используется папка Задачи.

     Телефонные  звонки, а также вся работа  по созданию и обработке различных  документов на компьютере фиксируется  в папке Дневник.

     Основными  действиями, которые можно выполнять  над элементами в среде Outlook, являются:

• создать;
• установить и изменить параметры;
• выделить, скопировать, вставить копию, удалить;
• пометить как выполненный;
• переслать другому лицу;
• прикрепить документ;
• связать с контактом.

     Программная  среда Outlook позволяет организовать как личную работу каждого пользователя, так и групповую работу (если это необходимо для группы сотрудников организации). Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами.

      Для организации групповой работы  сотрудников необходимо, чтобы на  предприятии была организована  сеть и установлены общие правила  адресации и пересылки файлов  по сети от одного сотрудника  другим. Этими вопросами занимается  специальный сотрудник – администратор  сети. 

       Базы данных в офисе.

   Человеку  свойственно систематизировать  информацию обо всем, что его  окружает – о растениях, животных, химических элементах, механизмах. Созданы многотомные справочники  по самым разным областям человеческого  знания.

     Современные  компьютерные технологии позволяют  организовать хранение разнообразной  информации на компьютере в  электронном виде. Для хранения  и обработки большого количества  информации используются специальные  программы, называемые системами управления базами данных (СУБД).Под базой данных следует понимать некую совокупность специальным образом организованных данных, которые хранятся на каком-либо материальном носителе. Важно то, что это не набор разрозненных данных. Данные обязательно должны быть связаны между собой так, чтобы человек мог составить представление о каком-либо объекте, явлении или процессе.

    Данные, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между  собой по смыслу, логически. Это  достигается путем группировки  (объединения) их по определенным  признакам. Такой процесс получил  название структурирования данных. Следует заметить, что в результате  структурирования данных должна  появиться база данных в компьютерном  или некомпьютерном варианте. Это  определяется тем, был ли при  этом использован компьютер. У  любой базы данных должно быть  имя.

      Для организации работы базы  данных создан специальный комплекс  программ, получивший название СУБД (система управления базами данных). Она предоставляет пользователю  различные возможности поиска, сортировки, модификации и редактирования  данных. Прикладные программы СУБД  достаточно разнообразны. Рассмотрим  работу СУБД Access, входящей в состав комплекса прикладных программ Microsoft Office.

       Из всех творений компании  Microsoft бухгалтерам более всего знакомы текстовый редактор Word и табличный процессор Excel. С помощью последнего некоторые даже ухитряются автоматизировать учет на предприятии. А одно приложение из популярного пакета Microsoft Office большинством пользователей незаслуженно забыто. Речь идет о системе управления базами данных (СУБД) под названием Access.

    К  инструментам СУБД можно отнести:

• главное окно базы данных;
• инструменты для создания таблиц;
• инструменты управления видом представления базы данных;
• инструменты обработки данных;
• инструменты вывода данных.

    Работа  с базой данных начинается  с создания таблиц. Их может  быть несколько. Таблицы являются  основным хранилищем информации.

     На  всех этапах работ можно проводить  редактирование таблицы, которое  подразумевает:

• изменение структуры: добавление и удаление полей;
• изменение типов и свойств полей;
• редактирование данных: исправление неточных данных, добавление записей.

     Панель  инструментов в Access аналогична той, что имеется в программе Word. Однако на этом сходство заканчивается. В отличие от текстового документа базу данных (БД) надо сначала назвать, сохранить на диске, а потом уже наполнять содержанием.