Управление коммуникациями и информационная война

·  Оценка и отображение прогресса – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.

·  Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.

Планирование  системы коммуникаций.

Для изучения потребностей и описания структуры  системы коммуникаций обычно требуется  следующая информация:

·  Логическая структура организации проекта и матрица ответственности.

·  Информационные потребности участников проекта.

·  Физическая структура распределения участников проекта.

·  Внешние информационные потребности проекта.

Технологии  или методы распределения информации между участниками проекта могут  значительно различаться в зависимости  от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:

·  Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания

·  Доступностью технологий.

·  Квалификацией и подготовленностью кадров.

План  управления коммуникациями включает в себя:

·  План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.

·  План распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки.

·  Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.

·  Расписание и частота взаимодействий.

·  Метод внесения изменений в план коммуникаций.

В зависимости  от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более или менее  формализован, детализирован или  описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной частью плана  проекта.

Оценка  и отображение  прогресса.

Процессы  сбора и обработки данных о  достигнутых результатах и фактических  затратах и отображение информации о состоянии работ в отчетах  обеспечивают основу для координации  работ, оперативного планирования и  управления.

Большинство методов планирования и управления календарным графиком работ, рассмотренных  в Главе 19, подразумевают использование  компьютера. В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать  значительными объемами данных, которые  могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме  того, многие аналитические средства, например, расчет графика по методу критического пути, ресурсный и стоимостной анализ подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

В настоящее  время на рынке представлено значительное количество программных пакетов, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. В основе данных пакетов лежат  методы сетевого планирования и анализа  критического пути. Кроме того, существуют специализированные пакеты для планирования и контроля затрат проекта. Пакеты календарного планирования являются основой для  создания информационной системы управления проектом. Более подробно данное ПО, а также задачи выбора и использования пакетов в рамках информационной системы проекта рассмотрены в разделе 20.5.

Сбор  и распределение  информации.

В рамках проекта существует потребность  в осуществлении различных видов  коммуникаций:

·  Внутренние (внутри команды проекта) и внешние(с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.);

·  Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

·  Письменные и устные;

·  Вертикальные и горизонтальные.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные  методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные  методы предусматривают использование  компьютерных технологий и современых средств связи для повышения эффективности взаимодействия.

Компьютерные  средства поддержки коммуникаций основываются на использовании программного обеспечения  групповой работы – группового ПО (groupware) и электронного документооборота. В последние годы данное направление информационных технологий стремительно развивалось, что связано с повышением эффективности средств связи. Более подробно средства групповой работы рассмотрены в разделе 20.6.

Документирование  хода работ.

Основные  промежуточные результаты хода работ  должны быть формально задокументированы.

Документирование  результатов хода работ включает в себя:

·  Сбор и верификацию окончательных данных;

·  Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;

·  Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Компьютерные  системы ведения электронных  архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых  и графических документов, значительно  облегчить доступ к архивной информации.

Управление  коммуникациями и  информационные технологии.

Итак, большинство  коммуникационных процессов в рамках проекта подразумевают использование  компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.

Создание  и расчет математических моделей, легших в основу методов управления проектами, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути, который составил часть методики «сетевого планирования», был разработан в 1956 году в результате исследований направленных на повышение эффективности  использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.

Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного  программного обеспечения для управления проектами и дорогостоящих экспертов, умевших использовать это программное обеспечение продолжалась до середины 80-х годов. Использование автоматизированных систем управления проектами было ограничено организациями и проектами, бюджет которых позволял оплатить от $500.000 до $1.000.000 за установку соответствующих систем и привлечение специалистов.

Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению  их мощности и снижению стоимости, а  также с появлением недорогих  пакетов календарного планирования средства автоматизации процедур управления проектами стали доступны более широкому кругу организаций.

Развитие  систем управления проектами для  персональных компьютеров также  прошло через несколько этапов. С  увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С появлением Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования.

Реализация  концепции распределенной интегрированной  системы управления проектом (или  комплексом проектов), сбор и распространение  актуальной информации в режиме реального  времени стали возможными благодаря  современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях. Теоретически руководители проектов сегодня  могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать задания не покидая офиса и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы для управления проектами имеют шанс превратиться из систем для моделирования проектов в системы реально поддерживающие процессы управления.