Организация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Содержание: 
 

1. Введение 

2. Организация и  средства информационно-технического  обеспечения управленческой деятельности

3. Список  литературы

Введение

На  рубеже XX–XXI вв. информационные технологии играют существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и использования новых знаний. Более того, достижение высоких результатов в экономике и социальной области невозможно без использования современных информационных технологий. Сфера применения информационных технологий с использованием компьютеров и современных средств коммуникации в экономике обширна, начиная от простейших функций делопроизводства до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решения.

Управление  современным предприятием представляет собой сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого финансового и социально-экономического развития. Информационные технологии, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной мере расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей производства всех рангов новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия решений.

Сегодня руководители могут оперативно получать исчерпывающую информацию для анализа  конкретной производственной или рыночной ситуации, а вычислительные сети обеспечивают доступ как к информации данного предприятия или фирмы, так и к удаленным информационным ресурсам всех стран. Такие преобразования в организации управленческого труда стали возможны благодаря существенным качественным изменениям в его технологии.

Информационное  сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства — главного потребителя самой разнообразной, в том числе финан¬сово-экономической информации. Для современных микроэкономических структур обладание информацией не менее важно, так как неопределенность в окружающей среде возросла в сто крат,  что  приводит  нередко  к  сбоям  в  деятельности  фирм, предприятий,  корпораций,  банков.  Необоснованное  принятие решений на любом уровне руководства может обернуться для хозяйствующих объектов непоправимыми отрицательными последствиями.

Высокая потребность в информации для  целей управления и бурное   развитие   информационных   процессов   выдвинуло   на первый план создание  компонентов ее  инфраструктуры.  Информационная    инфраструктура    охватывает    вычислительную технику, средства коммуникации, методическое и программное обеспечение, технологии, вспомогательные виды деятельности.

Информационные  технологии в управлении — это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств, с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Информационные  технологии призваны помочь специалистам-менеджерам в решении информационных, логических и расчетных задач. Теоретические  основы информационного, лингвистического, математического, программного и других видов обеспечения распределенной обработки информации, построения баз данных, экспертных систем и баз знаний, аналитических систем и систем поддержки принятия решений определяют потенциальные возможности и ограничения информационных систем в целом. Это «мост» между теорией и практикой построения прикладных корпоративных систем, функционирующих в органах управления.

Для успешного решения практических задач совершенствования в сфере  организационно-хозяйственной и  государственно-административной деятельности требуются соответствующим образом подготовленные управленческие кадры. В частности, они должны обладать навыками применения новых методов управления, базирующихся на теории принятия решений, технологиях бизнес-реинжиниринга, методах структурирования и анализа производственных и деловых процессов с использованием современных информационных технологий.

Ответственность руководителя в части информационной системы организации состоит  в следующем:

• в понимании основных процессов и действий организации через информационные потребности: В чем заключается Ваш бизнес? Каково будущее организации? Какова среда конкурентного предпринимательства в Вашей области? Какая информация нужна для ответа на предшествующие вопросы? и т.д.;
• в представлении о возможностях современных автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем и технологий: Каким образом нужно руководить отделом информационных систем? Понимаете ли Вы необходимость планирования информации и информационной архитектуры организации? и т.д.;
• в умении определить стратегию развития информационных систем: Какова цель развития информационной системы? Какую концепцию развития выбрать? Что и в какой последовательности необходимо делать? и т.д.;
• в способности работать в современной информационной среде: Какими практическими навыками работы в информационной среде Вы обладаете? Знакомы ли Вы и работаете ли с базовыми инструментальными средствами деловой информатики, таким как крупноформатные электронные таблицы, текстовые процессоры, СУБД, графические пакеты, средства коммуникации и обмена данными? и т.д.

Формирование  управленческих кадров новой формации, овладение ими методологическими  основами проектирования, разработки и эксплуатации информационных технологий и систем в сфере управления, необходимыми знаниями и умениями для подготовки и реализации управленческих решений в соответствующей информационно-технологической среде является сложной проблемой  для современной России.

Современная среда функционирования организаций, управление в них и информационное обеспечение управления находятся под воздействием революционных изменений в производстве и технологиях, прежде всего информационных, которые осуществляются на наших глазах.

Отметим ряд тенденций, которые приводят к изменению организаций и характера управления в них, вызывают потребность в развитии информационных систем организаций и построения на их основе новых систем информационного обеспечения управленческой деятельности.

1. Появление и развитие новых бизнес-моделей (способов организации внутренней и внешней деятельности компаний). Например, различные формы электронной коммерции и торговли— проявление так называемой виртуальной экономики. Считается, что виртуальная индустрия станет одним из главных источников процветания и факторов развития экономики в течение последующих нескольких лет.
2. Изменение форм конкуренции. Раньше конкуренция заключалась в основном в соревновании по цене и качеству, в новых условиях — это конкуренция по скорости изменения бизнес-моделей и продуктов. При этом важнейшим условием выживания особенно не-больших организаций является наличие необходимой инфрастуктуры, основанной на информационных технологиях и информации, получаемой из сети Интернет, и умение менеджеров пользоваться этой инфраструктурой.
3. Возрастание необходимости в актуальной, своевременной информации для управления. Подобная ситуация приводит к усилению роли информационной системы в организации, выдвигает ее на первый план, а также требует, чтобы информационная система была самой современной. Кроме того, необходимо расширение функциональных возможностей информационных систем, обеспечивающих работу сбазами данных, имеющих разнообразную структуру данных и содержащих мультимедиа объектные документы с гипертекстовыми ссылками.
4. Создание локальных, многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения на основе мощных персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей.
5. Проблема совместимости технических и программных средств. Отсюда острая необходимость в стандартизации, возрастание затрат на обеспечение способности к взаимодействию, на разработку гибких глобальных коммуникаций.
6. Новые витки глобализации и интернационализации. В процессе глобализации бизнеса подразделения организации оказываются разбросанными по всему миру, где они приобретают компоненты, технологии, новую продукцию. Процессы глобализации и интернационализации связаны с поисками организациями путей увеличения эффективности своей деятельности. Эти же процессы заставляют организации шире использовать ин-формационные технологии для поддержки управления.
7. Разделение труда на уровне управленческих функций за пределами организации: передача функций управления из одной организации нескольким другим. Организации стремятся развиваться в цепочке других организаций.
8. Протекание аналогичных процессов на технологическом и производственном уровнях. Организации перешли к созданию сетей, технологических цепочек. Они объединяются для того, чтобы каждая организация могла осуществлять свою деятельность на высоком профессиональном уровне и передавать подрядчикам те операции, которые последними могут быть выполнены быстрее, эффективнее, с меньшими затратами. В противном случае границы организаций раздуваются, размываются и становится непонятным, кто является поставщиком, кто конкурентом, кто клиентом.
9. Размывание границ между отраслями. Нет никакой определенности в том, как пойдет дальнейшее развитие этих отраслей промышленности и технологии. Конвергенция и гибридизация различных технологий и знаний. Сейчас организациям приходится не столько специализироваться на одной узкой области, сколько развиваться в области нескольких технологий. В результате технологии и производство стали более сложными, комплексными, усложнилось управление.
10. Рост удельного веса отраслей, относящихся к созданию, использованию и передаче информации. Формирование большого числа промышленно функционирующих баз данных большого объема, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества. Появление новых возможностей концентрации и распределения информации, накопления, хранения и передачи знаний. В результате появляется возмож-ность осуществления распределенных персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения. Развитие систем коммуникаций позволяет соединить рабочие места для обмена сообщениями и коллективной работы.
11. Усложнение и интеллектуализация информационных продуктов (услуг). Информационный продукт в виде различного вида информации (речь, данные, изображение) для слуха, зрения и осязания генерируется по запросу пользователя, и существуют средства доставки продукта в удобное время и в удобной форме. Происходит включение в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса, алгоритмов экс-пертных систем, систем машинного перевода, распознавания образов и других технологических средств.
12. Интеграция всех бизнес-функций в одну модель. Организация должна производить свою продукцию качественно и очень быстро, при этом хорошо чувствовать изменения на рынке и в технологиях. Такая деятельность невозможна без построения сложных информационных систем, в которых все бизнесфункции интегрированы в единое целое. Наличие таких моделей означает, что менеджеры в организациях должны понимать их возможности, быть готовыми к принятию решений по их внедрению и адаптации, а также уметь работать в их среде.
13. Изменение роли информации. Информация стала стратегическим ресурсом, обеспечивающим конкурентное преимущество. Согласно современным взглядам информационные системы будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей фирмы. Это приводит к новым требованиям к информационным системам и их функциям. Информационные системы теперь не просто инструмент, обеспечивающий обработку информации для отделов и конечных пользователей внутри фирмы. Теперь они должны порождать основанные на информации изделия и услуги, которые обеспечат фирме конкурентное преимущество на рынке.
14. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения информационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования. Ответственность менеджера в области этих технологий – обладание техникой личной работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические решения по развитию информационных систем организаций.
15. Влияние информационных систем на организацию (изменение структуры организации под воздействием информационной системы, перераспределение власти в организации, формирование иной политики и организационной культуры).
16. Информационные системы становятся все более дорогостоящими и диктующими свои специфические условия правилам ведения бизнеса, что приводит к новым проблемам, которые необходимо решать, чтобы извлечь максимальную выгоду из потенциальных преимуществ информационных технологий.

В период информатизации общества формирование и производство информации становится важнейшим для ее полноценного применения.

Информация  дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением.

Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п.

Эти цели управления информационными ресурсами похожи для всех организаций. И хотя еще  не разработана полная методология  количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами.

Задачи информационного  обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
• cоздание и развитие систем обработки и передачи информации;
• развитие системы информационного обеспечения.

Требования  к информационному обеспечению  управленческой деятельности и к  управлению информацией формулируются  так:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления;
• правильный отбор первичных сведений и источников информации;
• правильная систематизация и классификация информации;
• непрерывность процесса сбора и переработки информации;
• отсутствие дублирования информации;
• проверка корректности (непротиворечивость данных);
• многократное использование информации;
• приведение к общему формату информации;
• фильтрация, агрегирование и актуализация информации;
• оптимизация числа показателей и уменьшение объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

Задачи создания и совершенствования системы  информационного обеспечения:

• определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);
• определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;
• унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;
• организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;
• организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);
• формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;
• формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;
• организация обратной связи — осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации.

Одной из закономерностей современного социального прогресса является информатизация общества, направленная на скорейшее овладение информацией для удовлетворения своих потребностей. Современное материальное производство и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Универсальным техническим средством обработки любой информации является компьютер, который играет роль усилителя интеллектуальных возможностей человека в целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации.