Электронная таблица Microsoft Excel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разбиение текста на колонки.

Если надо создать несколько  колонок текста, сначала следует  набрать текст, выделить его и  выбрать команду Формат-Колонки. На экране появится окно, в котором можно выбрать любую конфигурацию колонок. После создания колонок их границы можно регулировать по горизонтальной линейке. Если нужно создать одинаковые по ширине колонки, следует установить соответствующий флажок («Колонки одинаковой ширины») в окне диалога. Можно создать и вертикальные линии, разделяющие колонки. Для этого используется флажок «Разделитель».

 

 

Списки.

В документах часто встречаются  списки-перечисления. В таких списках  обычно для выделения каждого  отдельного пункта используются декоративные значки либо цифры.

Любой абзац текста может быть превращен  в элемент списка. Для этого надо установить курсор на требуемый абзац и нажать одну из кнопок: Нумерация или Маркеры. При нажатии клавиши «ENTER» в конце каждого абзаца будет создаваться новый элемент этого списка.

Можно создать список и другим способом: вначале набрать все абзацы, которые должны соответствовать элементам списка, а затем выделить их и нажать кнопку Нумерация или Маркеры.

После создания списка можно изменить тип нумерации или вид маркеров. Для этого надо выбрать команду  Формат-Список, раскрыть вкладку Нумерованный или Маркированный и выбрать требуемый вид списка.

Многоуровневые списки создаются  в несколько приемов. Вначале  рекомендуется создать заготовку  списка, а затем добавить остальные  пункты. Таким образом, для создания многоуровневого списка надо:

1. Создать первый элемент списка.
2. Выбрать команду Формат-Список.
3. Раскрыть вкладку Многоуровневый.
4. Выбрать тип списка и закрыть окно диалога.
5. Установить курсор в конце первого элемента списка и нажать клавишу «ENTER».
6. Нажать клавишу «TAB».

Клавиша «TAB» и комбинация «SHIFT-TAB» используются для понижения и повышения уровней элементов списка. Нумерация при этом будет корректироваться автоматически.

 

Таблицы.

Таблица представляет собой сетку  из столбцов и строк, образующих ячейки, в которые можно поместить текстовую и графическую информацию.

Три основные средства создания таблиц – это:

1. кнопка Добавить таблицу на панели инструментов;
2. диалоговое окно Вставка таблицы (Таблица-Добавить-Таблица);
3. средство рисования таблиц Таблицы и границы (Таблица-Нарисовать таблицу).

 

Кнопку Добавить таблицу используют для создания простейших таблиц небольшого размера. Созданные таким методом таблицы можно укрупнять по мере необходимости, увеличивая в них количество строк и столбцов командами меню Таблица-Добавить.

Команду Таблица-Добавить-Таблица используют для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка таблицы, в котором задают число строк, столбцов и ширину столбцов. Если вместо конкретного размера задать параметр Авто, то столбцы могут форматироваться в соответствии с содержанием.

Таблицы сложной структуры удобно создавать методом рисования. Необходимые  для этого элементы сосредоточены  на панели инструментов Таблицы и границы.

 

 

Диаграммы.

Диаграммы являются удобным средством  визуального представления данных и наряду с таблицами широко используются в научно-технической документации.

Текстовый процессор MW предоставляет два метода для вставки диаграмм в документ. Более общий метод основан на том, что сначала в документ вставляется некая произвольная диаграмма (шаблон), с которой связана произвольная базовая таблица данных. Далее производится настройка внешнего вида и содержания диаграммы.

Второй метод основан на создании диаграммы на основе конкретной таблицы, имеющейся в документе.

 

 

 

 

 

Графика.

В документах MW можно использовать два типа графических объектов: рисунки и изображения.

Рисунки – объекты векторной природы (линии, кривые, геометрические фигуры). Простейшие средства их создания есть в редакторе.

Изображения – растровые объекты. Текстовый процессор не имеет средств для их создания, поэтому они вставляются как внешние объекты из файла.

Рисунки всегда внедрены в документ. Изображения вставляются в документ методом связывания или внедрения.

Для работы с векторными рисунками  служит панель инструментов рисования. Основным средством этой панели является раскрывающийся список Автофигуры. В его категориях представлены заготовки для создания линий, прямых и кривых, простейших геометрических фигур, фигурных стрелок и выносных линий, чертежных элементов для блок-схем и функциональных схем.

Рисованные объекты могут содержать  текстовые элементы (заголовки, обозначения  на схемах и чертежах, …). Для создания текстовых элементов, присоединенных к рисункам или автофигурам служит средство Надпись (Вставка-Надпись). Создав авто фигуру, рядом создают элемент Надпись, в поле которой вводят необходимый текст. Свойства надписи задают в диалоговом окне, открывающемся командой Формат-Надпись.

Для вставки изображений (клипартов) используют команду Вставка-Рисунок-Картинки. Графические клипарты сосредоточены на вкладке Рисунки. Разыскав нужное изображение, достаточно выделить его и вставить в документ щелчком на кнопке Вставить клип.

Печать документа.

Введенный и отформатированный  текст можно распечатать на принтере. Для этого следует включить принтер и выбрать команду Файл-Печать… В выборе страниц для печати предоставляются огромные возможности. Распечатать можно весь документ, блок текста, одну или несколько страниц. Например, если необходимо печатать третью страницу, затем с пятой по девятую, с пятнадцатой по семнадцатую и девятнадцатую страницу, в поле номера диалогового окна следует ввести: 3, 5-9, 15-17, 19.

Для печати блока текста его надо выделить, а затем вызвать команду  печати.

В MW существует возможность печати нескольких копий документа. Количество копий задается в поле копии диалогового окна Печать.

 

Советы.

1. Помните о комбинации клавиш <Ctrl-Z> или кнопке Отмена, для восстановления случайно удаленных или испорченных фрагментов текста.
2. Чаще сохраняйте свой документ с помощью команды Файл-Сохранить или соответствующей кнопки.
3. При наборе текста используйте автоматический режим проверки правописания.
4. Используйте запоминающиеся и содержательные имена файлов.
5. Для хранения файлов на диске пользуйтесь папками. В каждой папке храните связанные по содержанию документы.
6. Пользуйтесь автотекстом для вставки в документ часто повторяющихся слов, фраз, предложений (Вставка-Автотекст).