Электронная таблица Microsoft Excel

Для сортировки записей  необходимо в меню Данные выбрать команду Сортировка. При этом открывается диалоговое окно, в котором следует указать ключи сортировки (названия полей, определяющие новый порядок) и тип упорядочения (возрастание или убывание). Если есть повторяющиеся значения в поле ключа, то можно определить более одного ключа сортировки (до трех полей). Такая сортировка называется многоуровневой.

 

Фильтры.

 

Фильтры – средства, позволяющие просматривать только данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Различают:

а) автофильтр;

б) усиленный фильтр.

Перед активизацией фильтра  надо отметить область рабочего листа  с данными, включая заголовки  полей.

 

Автофильтр.

Автофильтр вызывается из меню Данные командой Фильтр-Автофильтр. При этом к каждой клетке с именем поля в строке заголовков добавляется раскрывающийся список. В списке строка Условие открывает диалог «Пользовательский автофильтр», в котором можно указать соединение нескольких критериев поиска.

 

 

Например:     Долг:      равно      5000 р.

                                            или

             Цена покупки:     больше    100000р. 

Можно также задавать интервал поиска:

                                   Долг:     меньше                          50 000р.

                                                 больше или равно         10 000р. 

 

 

Расширенный фильтр.

 

Для использования расширенного фильтра необходимо заранее определить область критериев поиска: для этого достаточно скопировать заголовки столбцов в ту часть рабочего листа, которая не содержит данных для поиска. Затем выбрать в меню Данные команду Фильтр-Расширенный фильтр, при этом открывается диалог, в котором можно задать:

• исходный диапазон;
• диапазон условий.

Здесь же в группе Обработка следует указать, будет ли выполнена фильтрация на листе или выходные данные должны будут помещены в другую область рабочего листа.

 

Область критериев поиска может  иметь вид:

                       F                    G                    I 

Клиент		Цена покупки
П*		>=50 000р.

 

F1:F2 – найдет и выведет всю информацию о клиентах, фамилии которых начинаются на букву П;

I1:I2 – выведет информацию о клиентах, размер покупок которых превосходит 50 тыс. рублей.

Область критериев может занимать несколько столбцов или строк.

                      K                    L

Клиент	Долг
А*	< 100 000р.

 

K1:L2 – будут найдены клиенты, фамилии которых начинаются на А, причем сумма их долга составляет меньше 100 тыс. рублей.

 

 

Создание сводной  таблицы.

 

Сводная таблица – это таблица рабочего листа, позволяющая быстро суммировать большие объемы данных с применением выбранного формата и методов вычисления. При изменении исходных данных можно легко обновить сводную таблицу.

Пусть имеется некоторая  база данных в Excel (база “Продажи”).

 

   B              C                    D                   E              F             G                  I                     

Номер	Товар	Категория	Цена	Колич	Дата	Сумма
1	джинсы	промышл
2		продукты
3		продукты
4		промышл
5		продукты

 

Построить сводную таблицу, отражающую суммарный объем продаж по каждой категории товаров за каждый месяц.

Необходимо выделить всю базу, а затем в меню Данные выбрать команду Сводная таблица. В ходе построения таблицы надо выполнить следующие действия:

1. Определить тип данных, которые вы собираетесь суммировать в таблице, выбирая один из следующих параметров:

О  в списке или базе данных Microsoft Excel;

О  во внешнем источнике данных;

О  в нескольких интервалах консолидации;

О  в другой сводной  таблице.

2. Определить место  нахождения исходных данных, которые  собираетесь обрабатывать (Интервал:$B$2:$I$7).

3. Определить внешний вид таблицы.

Перетащить кнопки полей  в области: строка, столбец, страница, данные (поле данные может содержать более одного поля). На этом шаге можно использовать различные опции постройки в диалоговом окне «Вычисление поля сводной таблицы», которое откроется, если дважды щелкнуть на заголовке поля.

 

Столбец
Строка	Данные

 

4. Определить место, где должна появиться сводная таблица в рабочей книге.

 

 

Группировка элементов  поля сводной таблицы.

 

Подводя итоги в сводноц  таблице, можно объединять данные, создавая категории более высокого уровня, которые формируются на основе исходных данных. Excel предлагает 3 способа группировки:

• группировать выделенные элементы по выбранным категориям;
• автоматически группировать числовые элементы, например, номера в интервалы;
• автоматически группировать даты и время в более крупные единицы времени (дни, месяцы, кварталы, года);

Для группировки данных сводной таблицы надо выделить данные, подлежащие группировке и щелкнуть мышью по кнопке       («группировка») на панели «Сводные таблицы». В открывшемся окне выбрать тип группировки (секунды, минуты, часы, дни, месяцы, кварталы). Для того, чтобы отменить группировку, следует воспользоваться кнопкой         («разгруппировка»), предварительно выделив необходимые данные.