Электоронные документы

Эмуляция – пока что популярна в основном у теоретиков. Привлекательна она тем, что если написать для нового компьютера программу, точно эмулирующего работу старого, то для доступа к информации можно использовать оригинальные электронные объекты и ПО. В то же время эмуляция является практически единственным решением, если нужно сохранить, например, исполняемую программу, исходных кодов к которой нет.

Обеспечить организационные меры

Технические меры позволяют сохранить информацию и, в некоторых случаях, доказать ее целостность, однако их, как правило, недостаточно для того, чтобы убедить суд или государственные органы, что она сохранила аутентичность и не была искажена.

США: первый опыт "досрочной" передачи в Национальные архивы электронных документов постоянного срока хранения

В январе 2006 года Министерство обороны передало на депозитарное хранение в Национальные архивы 800 тысяч документов в формате PDF – документацию бывшей штаб-квартиры коалиционных сил в Багдаде.

Документы еще 25 лет останутся под контролем военных, но досрочная передача документов позволяет специалистам Американских национальных архивов начать работу по обеспечению их сохранности.

Эту часть задачи решают организационные меры. Среди них можно выделить определение методов хранения и путей обеспечения целостности и аутентичности. Здесь определяется позиция организации в отношении выбора одного из двух способов хранения электронных документов: на съемных носителях (предпочтительно – однократной записи: CD, DVD и т.п.) или "онлайн" в системах электронного документооборота или в электронных архивах, использования криптографии и разработки комплекса организационных мер по методологии "менеджмента качества" (СМК). Кроме того, среди организационных мер - опережающая сдача документов на архивное хранение и использование стандартных форматов для длительного хранения.

В конечном итоге, как и в случае бумажных архивов, надежность документов определяется тем, насколько хорошо организована деятельность архива и насколько надежен его персонал.

Использовать "однократные" носители?

При хранении электронных документов на носителях однократной записи "мастер-копия" находится на носителях. Те же документы в онлайн-системе рассматриваются как рабочие копии.

У такого способа есть несомненные достоинства. Если электронные документы записываются на носитель однократной записи в момент времени, максимально близкий ко времени их создания, и носитель "закрывается", - то дальнейшее управление электронными документами аналогично управлению привычными бумажными делами. Не требуется переучивать архивных специалистов, и можно использовать апробированные стандарты и методики работы.

Рекомендации Национальных архивов США (NARA) по сохранению электронных документов на носителях однократной записи (разработаны в 2003 году для федеральных государственных учреждений)

        Использовать носители с ожидаемым сроком службы не менее 20 лет, поддерживаемые многими производителями

        Мигрировать документы со старых носителей на новые каждые 10 лет

        Контролировать отсутствие изменений в документах

        Миграцию документов осуществлять на технологически нейтральные файлы форматов XML, RTF

        Хранить электронные носители в стабильной среде: температура 15-18 градусов, влажность 35-45%

        Ежегодно проводить выборочную проверку документов, чтобы убедиться в их сохранности, их проверка на читаемость, и при 10 ошибках чтения - заменять носитель и восстанавливать данных; если высокий уровень ошибок характерен для определенной партии носителей - перезаписывать всю партию

        Протоколировать все действия с документами

Этот метод также имеет и свои недостатки. Так, проблемой является оперативный доступ к документам. Более того, этот метод неудобен при больших объемах документов и при большом размере самих документов. Сложно проводить частичное уничтожение документов, а также обслуживание, конверсию и миграцию - поскольку может потребоваться вставить в привод, прочитать и извлечь из привода тысячи носителей. Кроме всего прочего, носители могут "потеряться" в хранилище, при их перемещении и использовании.

Отечественных рекомендаций по обеспечению долговременной сохранности электронных документов на носителях пока нет.

Существует несколько зарубежных норм, детально регламентирующих хранение электронных документов на съемных носителях однократной записи. Наиболее авторитетными из являются французский стандарт NF Z 42-013 "Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению целостности содержащихся в них документов" и британский BIP 0008-1:2004 "Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу информации, сохраняемой электронным образом".

Оба эти стандарта успешно используются в своих странах уже более десяти лет. Оба следуют принципам, предложенным в стандартах менеджмента качества.

Хранить ли онлайн?

Этот метод хранения архивных документов появился сравнительно недавно. Внешне его отличие от первого метода не бросается в глаза, поскольку, как и там, документы хранятся и в онлайн-системе (это может быть, в том числе, иерархическая система хранения данных), и на съемных носителях. Однако в данном случае мастер-копией являются данные в системе, а данные на носителях рассматриваются исключительно как резервные копии.

Принципиальное отличие этого метода заключается в том, что если нужно выполнить какие либо операции, охватывающие большие массивы документов, то не нужно тратить время на установку, извлечение и считывание носителей. Кроме того, становится возможной более глубокая автоматизация архивных операций, в том числе такой трудоемкой, как миграция.

Суды регулярно выносят решения на основе доказательств, представленных в электронном виде

Дополнительным плюсом является то, что информация постоянно доступна для использования, и архив может окупать себя, информационно поддерживая основную деловую деятельность или же оказывая платные услуги. Съемные носители такую оперативность обеспечить не могут, поэтому все чаще и государственные и коммерческие организации используют именно "онлайн"-метод.

Методических материалов по данному методу пока что немного. Можно, в частности, использовать ряд рекомендаций, содержащихся в упомянутом выше британском стандарте BIP 0008-1:2004.

Самой сложной проблемой при организации долговременного хранения электронных документов с ЭЦП является необходимость поддержания возможности в любой момент убедиться в подлинности ЭЦП. Для архивов это означает, что придется сохранять в рабочем состоянии множество версии и поколений инфраструктуры открытых ключей PKI. Большинство российских организаций (а что уж говорить про государственные архивы!), не готовы сейчас к решению таких задач, у них для этого нет ни финансовых, ни технических, ни кадровых ресурсов.

По мнению авторитетных специалистов, подтверждаемому уже имеющимся практическим опытом, решением проблемы является отказ от сохранения ЭЦП "в рабочем состоянии". Главное, по их мнению, чтобы при постоянном хранении электронных подписей (включая ЭЦП) можно было бы удостоверить роль, которую подпись выполнила в прошлом, в отношении интересов создавшей документы организации, интересов третьих сторон, культурных и исторических интересов общества.

При поступлении таких документов на постоянное или длительное архивное хранение, ЭЦП рекомендуется проверять и "снимать", фиксируя всю содержащуюся в ней информацию в метаданных документов. В дальнейшем защита целостности и аутентичности документов должна уже обеспечиваться силами и средствами архива.

Хотя электронные архивисты не горят желанием возиться с ЭЦП, те же самые технологии, на которых базируется ЭЦП, начинают все более активно использоваться в электронном архивном деле – в первую очередь для защиты целостности документов. Поскольку подписывать миллионы документов архивными ЭЦП нереально, то используется система иерархического определения дайджестов (хэшей), когда в итоге вычисляется дайджест всего архива или крупной его части. Тогда одна архивная ЭЦП способна подтвердить целостность всего огромного архива.

В статье перечислен далеко не полный перечень проблем, которые придется преодолевать в самом ближайшем будущем. К сожалению, как показывает российский опыт решения других проблем "электронного правительства", затягивание приводит тому, что все придется определять в авральном порядке, рискуя принять неверные или ошибочные решения. Государство должно в срочном порядке создать электронные архивы на федеральном и региональном уровне, с тем, чтобы успеть подготовиться к тому моменту, когда придется в массовом порядке принимать на хранение электронные документы. Иначе есть вполне ощутимый риск потерять значительную часть документального наследия страны.

Наталья Храмцовская

Виталий Шилов: Хранилище долговременных документов и ЦОД почти не пересекаются между собой

На вопросы CNews ответил Виталий Шилов, руководитель систем электронного документооборота компании "Крок".

CNews: В чем, на ваш взгляд, сложность организации хранилища электронных документов?

Виталий Шилов: Сложности в организации хранилища данных документов можно разделить на две части: технические и управленческие. Если первая на сегодняшний день довольно легко может быть решена и фактически зависит только от готовности заказчика инвестировать требуемое количество денежных ресурсов в создание эффективной программно-аппаратной инфраструктуры и опыта подрядчика, который эту задача решает. То вторая - а именно, готовность людей работать с электронными документами и централизовать разрозненные данные в единых комплекс, обеспечивающих сквозной поиск и единообразное управление документами, - является, на мой взгляд, самой сложной.

CNews: Какие проблемы встают перед создателями такого хранилища? Как их обычно решают?

Виталий Шилов: Следуя описанному выше разделению, примерами проблем технического уровня являются отсутствие каналов связи требуемой пропускной способности до потребителей документов, нехватка существующих аппаратных ресурсов для централизации информации, обеспечение удобных и эффективных механизмов поиска документов в хранилищах.

Решения этих задач известны и поэтому я не буду их подробно описывать. Отмечу лишь, что производители ИТ-оборудования и ПО начинают все более активно работать именно на рынке долговременного хранения информации, что приводит к появлению интересных систем, таких как EMC Centera – CAS (Content Address Storage) устройство, предназначенное именно для архивного хранения неизменяемых данных. Оно способно автоматически мигрировать данные на более современные носители информации по мере их появления и подключения к системе.

Для повышения лояльности потенциальных пользователей системы стандартных подходов нет, и здесь приходится выбираться алгоритм действий для каждого конкретного случая. Вот почему наши проекты зачастую не ограничиваются внедрением хранилища электронных документов, мы разрабатываем и проводим тренинги повышения квалификации пользователей, семинары, на которых рассказываем, зачем создается система, какие преимущества она дает, организовываем индивидуальную работу с отдельными ключевыми пользователями.

CNews: Насколько важно, на ваш взгляд, сохранить контекст документа. Какие системы ДО это позволяют сделать?

Виталий Шилов: Хранение контекста является важной задачей, так как он дает дополнительную информацию о документе и облегчает принятие решений на ее основании. Но если говорить про контекст документа в привязке в системам ДО, то это просто набор атрибутивных данных, хранящихся, чаще всего, в системе управления базами данных. Поэтому технически хранить эту информацию в дополнение к собственно самому файлу документа особого труда не составляет. Главной задачей здесь является не столько сохранение самого контекста, сколько обеспечение его целостности.

CNews: Насколько хранилище долговременных документов отличается от обычного ЦОДа?

Виталий Шилов: ужно путать хранилище долговременных документов и ЦОД. Это совершенно два разных понятия, которые между собой почти не пересекаются. ЦОД - это комплекс программно-аппаратных средств. Он, как правило, состоит из вычислительной системы, системы хранения данных, сетевой инфраструктуры и инженерных систем. Хранилище долговременных документов в качестве инфраструктуры может использовать ресурсы ЦОД, но помимо этого оно включает в себя прикладную систему или системы, которые обеспечивают логику работы, а также окружения в составе набора регламентов, инструкций, правил по работе с ней и с документами, которые в ней хранятся; рабочих станций пользователей, на которых установлены приложения для взаимодействия непосредственно с файлами документов; PKI-инфраструктуры, обеспечивающей функционирования подсистемы ЭЦП.

CNews: Согласны ли вы, что хранить ЭЦП вместе с документами излишне? И достоверность документа достаточно обеспечивать встроенными средствами системы хранения?

Виталий Шилов: тот вопрос сейчас сложно ответить, так как основная цель использования и, следовательно, хранения ЭЦП – это возможность в случае необходимости представить данный документ в суде или других органах, где могут потребоваться доказательства его значимости. С учетом текущего состояния законодательства в этой области, а также отсутствия значимого количества судебной практики по данным вопросам, потребуется время, чтобы выработать правильное решение, которое позволит защитить интересы пользователя. Если обратиться к западной практике, то существуют специальные сертификации программно-аппаратных комплексов, гарантирующие, что данный продукт способен обеспечить достоверность документа. В России аналогов таких сертификации пока не существует, поэтому компании должны принимать решение, довериться или нет такой системе, самостоятельно.