Автоматизация учета аренды и оплаты по ним

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

 

Факультет информационных технологий

Кафедра автоматизированных систем обработки информации и управления

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Проектирование АСОИУ»

 

Автоматизация учета  договоров аренды и оплаты по ним

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сургут

2005

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ

_{ADO – Microsoft ActiveX Data Object}

_{OLE DB – Object Linking and Embedding DataBase}

_{БД - база данных}

_{АС – автоматизированная система}

СУБД - система управления базой данных

 

ВВЕДЕНИЕ

В последние годы во многих регионах страны массовый масштаб приобрело  строительство рынков, торгово-выставочных  комплексов. Большое количество офисных, складских и производственных помещений  сдается в аренду. И у предприятий, оказывающих услуги по аренде, процесс учета операций по отслеживанию договоров, своевременному выставлению счетов на оплату и сверке взаиморасчетов достаточно трудоемок, т.к. в большей степени заполнение информации, получение данных ведется ручным образом, при этом велика вероятность возникновения ошибки, которая может привести к серьезным проблемам. Далее возможно возникновение необходимости в выборке той информации, которая отвечает определённому критерию. Например: какие в данный момент помещения заняты, а какие свободны и т.п. Тут возникает необходимость в создании программы, которая сможет многие действия по учету помещений, договоров, оплаты по ним выполнять автоматически, что существенно снижает время на получение результата (в виде отчета), снижает трудоемкость и сводит возможность возникновения ошибки к минимуму.

 

 

 

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

 

Целью данной курсовой работы является разработка состава и структуры  программного комплекса автоматизированного  рабочего места “Автоматизация учета  договоров аренды и оплаты по ним”, позволяющего производить:

1. Ввод и корректировка в базу данных информации о помещениях;
2. Ввод и корректировка данных об оформляемых договорах аренды;
3. Автоматизированный расчет арендной платы для оформляемых договоров аренды;
4. Учет действующих договоров аренды;
5. Автоматизированное начисление арендной платы и пени по действующим договорам аренды;
6. Учет платежей по арендной плате;
7. Формирование списка арендаторов – задолжников;
8. Ведение необходимых справочников;
9. Ограничение доступа.

 

2.АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОБЗОР  СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ

 

В настоящее время  достаточно широко развита область  автоматизации учета аренды нежилых  помещений.

2.1. Программный комплекс «АРЕНДНАЯ ПЛАТА»

Программный комплекс "Аренда помещений"[6] предназначен для автоматизации работ связанных со сдачей в аренду помещений расчетов по договорам, учета оплаты, формирования договоров и приложений к договору. Предназначен для предприятий и организаций любой организационно-правовой формы и вида деятельности, практически применяется в структурах муниципальных органов и государственной власти.

2.1.1. Основные функциональные возможности системы:

• Ввод платежей. Данные по оплате вводятся по мере поступления платежей. Арендатор  выбирается из справочника, при необходимости  вводится номер договора субаренды. Используется при занесении платежей в картотеку по итогам месяца, при формировании отчетов.

• Ввод и коррекция договоров  аренды. При формировании договора учитываются: номер договора аренды и субаренды, арендатор, субарендатор, балансодержатель, объект аренды, дата оформления, коэффициент льготирования, день оплаты по договору, вид оплаты, дата начала и окончания действия договора, уставной документ, назначение арендуемой площади, признак закрытия договора.

• Ввод и коррекция договоров  субаренды. Отличается от договора аренды только наличием введенными дополнительными данными субарендатора.

• При работе с картотекой возможны: просмотр карточки; начисление арендной платы; учет оплаты за период; начисление пени. Вводятся: дата заполнения, вид записи, содержание записи, ввод начисления и оплаты, информационная графа для записи сальдо.

 

Основные расчеты:

 Начисление арендной платы  производят за месяц. При этом  программа рассчитывает сумму  арендной платы по договорам  аренды и субаренды с учетом  состояния площадей, ставок налогов. Учет оплаты производится также за указанный месяц и год, при этом данные попадают в графу "ОПЛАЧЕНО".

Печать документов и ведомостей:

• Расчеты по договору за период.
• Формирование и печать полного списка договоров.
• Приложение об изменении ставки АП, дополнение к договору по изменению ставки арендной платы.
• Приложение об изменении ставки пени, дополнение к договору по изменению ставки пени.
• Приложение об освобождении от АП, дополнение к договору об освобождении от АП.
• Претензия по задолженности. В нее заносятся значения реквизитов арендатора и арендодателя, дата расчета, сумма задолженности по арендной плате, НДС, пеня.
• Оплата за период. В документе из суммы оплаты выделяется арендная плата, НДС и налоги.
• Список должников. Документ формируется на основе данных картотеки.
• Список договоров по типу предприятия. При формировании документа рассчитывается сумма аренной платы и сумма льготы.
• Акт сверки для юридического отдела.
• Счета-фактуры по арендной плате за период. Формируется общий реестр.
• Вы можете изменять формы выходных документов самостоятельно.

2.1.2. Справочники системы:

• Справочник арендаторов. Содержит наименования арендатора, тип предприятия (муниципальное, акционерное и другие), юридический адрес арендатора, руководитель предприятия арендатора, бухгалтер предприятия арендатора, телефон арендатора, идентификационный номер предприятия, БИК, расчетный счет, корреспондентский счет, код предприятия ОКОНХ и ОКПО.
• Справочник объектов аренды. Содержит код объекта аренды, название, адрес объекта — адрес, коэффициент льготирования в зависимости от местоположения объекта.
• Справочник банков с реквизитами всех банков, услугами которых пользуются арендаторы, а также банка арендодателя.
• Справочник ставок арендной платы: дата ввода ставки арендной платы, размер ставки, номер постановления администрации. Используется для расчета размера арендной платы при формировании счетов-фактур, заполнения картотеки, расчете договора.
• Справочник ставок налогов используется для расчета размера арендной платы при формировании счетов-фактур, заполнении картотеки, при расчете договора.
• Справочник процентов пени используется для расчета задолженности по пене.
• Справочник типов площадей определяет название и коэффициент льготирования. Используется при заполнении данных по договорам аренды и субаренды.
• Справочник паролей используется для разграничения прав доступа для различных операторов.

2.1.3. Настройки для работы системы:

• Сервис/установки позволяют выполнить  настройку комплекса, создание рабочих  копий, восстановление данных, обновление индексов, протокол работы.

•   Документация содержит полное описание и рекомендации по освоению системы.

2.1.4. Технические  характеристики системы

IBM PC совместимый компьютер,  операционная система MS-DOS не ниже  версии 5.0, оперативная память 640 Кб, накопитель на жестком диске 10 Мб, накопитель на гибком диске, дисплей EGA/VGA, печатающее устройство.

2.1.5. Среда  разработки

CLIPPER 5.0 для DOS.

2.2. Конфигурация «ЭЛИАС: АРЕНДА НЕДВИЖИМОСТИ»

Конфигурация[7]  предназначена для финансового и управленческого учета взаимоотношений, возникающих между арендодателем и арендатором в процессе имущественного найма объектов недвижимости.

Продукт реализует полный цикл расчетов с арендаторами и обеспечивает решение задач бухгалтерского, юридического и административного учета. Конфигурация является полностью оригинальной и предназначена для работы с программой "1С:Бухгалтерия 7.7".

Все услуги в конфигурации условно разделены на две группы по способу начисления оплаты. Одна группа - это услуги с фиксированной ставкой оплаты (например, в рублях за кв. м. в год), другая - с оплатой по тарифу (например, поминутная оплата междугородных телефонных переговоров).

2.2.1. Основные  возможности программы:

• Учет заключения и расторжения договоров аренды торговых, офисных, производственных, жилых, складских и прочих помещений, протоколов согласования цены;
• Многовалютный расчет и начисление аренды с произвольным заданием периода и сроков, автоматизированное формирование и печать документов на оплату;
• Расчет аренды как по фиксированной ставке для помещения в целом, так и по ставке за произвольную физическую характеристику помещения, например - по ставке за квадратный или кубический метр;
• Учет актов передачи и возврата помещений;
• Калькуляция и ведение протоколов на произвольно задаваемые дополнительные услуги (хозяйственные операции), например такие, как:
• городской телефон;
• междугородние услуги связи;
• охрана;
• вывоз мусора;
• электричество;
• отопление;
• водопровод и канализация;
• уборка помещений или территории;
• благоустройство;
• реклама;
• ремонт;
• коллективная антенна;
• доступ в интернет и т.д.
• Ведение учета и оформление заявок для арендаторов торговых помещений и площадей:
• карточки продавцов;
• медицинские книжки и контрольные врачи;
• регистрация кассовых аппаратов.
• Формирование отчетных форм по договорам аренды, арендаторам, начислению и погашению арендной платы, поступлению денежных средств, свободным площадям;
• Возможность экспорта проводок в текстовый файл для передачи в бухгалтерские конфигурации 1С:Предприятия.

2.2.2.  Дополнительные  возможности:

• Учет долгосрочного авансирования, например, при долевом участии арендаторов в строительстве новых объектов;
• Возможность настройки собственных печатных форм договоров и приложений к ним на основе шаблонов, подключаемых из внешних файлов;
• Гибкий учет налога на добавленную стоимость и налога с продаж, ведение расчета аренды в произвольной валюте.

 

 

 

3.ОРГАНИЗАЦИОННО-ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА СИСТЕМЫ

В общем виде организационно-функциональная структура системы автоматизированного учета аренды нежилых помещений представлена на рис. 1.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Организационно-функциональная структура системы автоматизированного  учета договоров и оплаты по ним

 

Блок ввода информации подразумевает ввод данных в различные справочники (арендаторов, договоров, помещений и т.д.) и данных при формировании договоров, ввод информации в виде суммы оплаты по договору за аренду.

Блок формирования договоров непосредственно  формирует новые договоры, на основании данных справочников. Блок формирования счета оплаты за аренду подразумевает организацию и формирование оплаты за аренду помещения по договору, т.е. начисление арендной платы и пени по действующим договорам аренды.

Блок учета договоров и соответствующим им оплатам – организует учет всех данных, полученных из вышеперечисленных блоков.

Блок выдачи отчетов – формирование отчетных форм по договорам аренды, арендаторам, начислению и погашению арендной платы, свободным площадям.

 

  4. ИНФОЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Инфологическая модель предметной области – обобщенное описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих  от используемых в дальнейшем программных  средств и ЭВМ.

 

 

 

 

Рис. 2       Инфологическая модель предметной области

 

На основе данной инфологической модели была построена структура 

базы данных.

 

                5. ВИДЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ

5.1. Информационное  обеспечение

Вся информация, содержащаяся в системе храниться в таблицах. Между таблицами определены соответствующие отношения (связи) «один – ко – многим», что позволяет обеспечить целостность данных.