Имидж делового человека

    Важную  роль в современном деловом этикете  играют визитные карточки – это  небольшой лист тонкого картона (или плотной бумаги высокого качества), на котором напечатаны основные сведения о ее владельце [11].

    В процессе развития визитных карточек как элементов делового общения  определились две важнейшие их функции:

1. Представительская  функция. При выполнении этой  функции наиболее известны следующие виды визитных карточек:

- Карточка  для специальных и представительских  целей, на которой указывают:  Ф.И.О., полное название фирмы,  должность, но не проставляют  координаты – адрес и телефон.  Такую визитную карточку вручают  при знакомстве. Отсутствие адреса и телефона указывает на то, что владелец карточки не намерен продолжать контакт с собеседником;

- Стандартная  деловая карточка, на которой  указывают: Ф.И.О., полное название  фирмы, должность, служебный телефон.  Она вручается для установления тесных взаимосвязей. Номер домашнего телефона указывают лишь представители творческих профессий. Данный вид карточки используется только в служебных целях.

- Карточка  организации (фирмы), на которой  указывают адрес, телефон, телефакс. С такой карточкой отправляют поздравления, подарки, цветы, сувениры по случаю знаменательных дат.

- Визитные  карточки для неофициального  общения, на которых указывают  Ф.И.О., иногда – профессию, почетные  и ученые звания, но не проставляют  реквизиты, подчеркивающие официальный статус. Их разновидностью являются «семейные» карточки, на которых указывают имена и отчества супругов (первым обычно пишется имя жены), домашний адрес и телефон. Такие карточки прикладывают к подаркам, которые преподносят от имени мужа и жены, оставляют при совместных неофициальных визитах.

    Визитные  карточки печатаются на плотной мелованной бумаге. Классическим вариантом считается  визитная карточка белого цвета со строгим черным шрифтом, можно использовать и другие цвета.

    При проведении мероприятий типа симпозиумов, конференций и т.п. используют большие визитные карточки – бейджи с указанием имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди и носят только в здании, где проходят мероприятие.

2. Функция  письменного послания. В настоящее  время в левом верхнем или  нижнем углу визитной карточки  проставляются установившиеся в  международном протоколе обозначения  (начальные буквы соответствующих  французских слов), указывающие на повод, по которому посылают карточки, а именно:

p.f. –  поздравление с праздником;

p.r. –  выражение благодарности за поздравление;

p.f.c. –  выражение удовлетворения знакомством; 

p.c. –  выражение соболезнования;

p.p.p. –  выражение соболезнования с готовностью помочь;

p.p. –  для заочного представления; 

p.p.c. –  заочное прощание (при окончательном  отъезде из страны пребывания).

    На  визитные карточки с буквами p.r., p.p.c. принято не отвечать. В ответ на визитные карточки с буквами p.c., p.f., p.p.p. посылают свою визитку с буквами p.r., т.е. благодарят. На визитку с сокращениями p.p. ответ дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и можно налаживать личные контакты. На визитных карточках могут быть и другие надписи, краткие сообщения на родном языке. В таких случаях текст пишется в третьем лице, подпись не ставится.

    Обмен визитными карточками – обязательный атрибут первой личной встречи с  деловыми партнерами. При знакомстве первым визитную карточку вручает младший по должности старшему, при равенстве социальных статусов и в неофициальном общении младший по возрасту первым вручает старшему.

    При вручении визитной карточки произносят вслух свою фамилию, при получении  – фамилию вручающего. Это делается во избежание неправильного произношения.

    Деловому  человеку рекомендуется всегда иметь  при себе не менее десяти своих  визитных карточек. Наличие визитной карточки у сотрудников фирмы  помогает общению с партнерами в  соответствии с общепринятыми международными нормами делового этикета [14].

    Таким образом, визитная карточка представляет собой «портрет» конкретной личности, так что обращаться с нею надлежит очень аккуратно.

    Этикет  приветствий и представлений  – совокупность правил и первоначального межличностного взаимодействия, касающихся внешнего проявления отношения к людям. В современном деловом этикете выработаны некоторые правила относительно знакомства и приветствий в зависимости от пола, возраста и должности контактирующих людей, а также от того, находятся ли они в группе или в одиночку. Свод этих правил предполагает несколько основных качеств этики взаимоотношений: вежливость, естественность, достоинство и тактичность.

    Вежливость  включает в себя такие важные элементы как: приветствие (в том числе рукопожатие) и представление, которые представляют собой особую форму взаимного уважения, и требует выполнения следующих правил:

-  В  любой ситуации приветствие должно  показывать вашу расположенность  и доброжелательность, т.е. на  характере приветствия не должно сказываться ваше настроение или негативное отношение к другому человеку.

- В процессе  взаимоотношений могут складываться  различные ситуации, имеющие специфику  приветствия, представления друг  другу или рукопожатия. 

    Эта специфика выражается главным образом в том, кто обладает правом или обязан быть первым в указанных действиях. Для наглядности отображения права или обязанности «первого шага» кого-либо из сотрудников в некоторых наиболее характерных ситуациях приведена в Таблице 1.

    Таблица 1

    Правила приветствия в различных ситуациях

 

    Кроме этикета процедуры знакомства и  приветствия, существуют еще и правила  вербального этикета, связанного со стилем речи, принятым в общении деловых людей. Например:

- Вместо  обращения по половому признаку  принято обращаться «дамы», «господа»  или «судари», «сударыни».

-  При  приветствии и прощании, кроме  слов «Здравствуйте», «Добрый день»  и «До свидания», желательно  присоединение имени и отчества собеседника, особенно, если он занимает по отношению к вам подчиненное положение.

- Если  позволяют условия и время  беседы, возможен обмен нейтральными  фразами: «Как дела?» – «Спасибо, нормально. Надеюсь, что и у  Вас все обстоит хорошо» –  «Спасибо, да».

    Допускается применение психологических приемов, таких как, например, форм напутствия и краткой оценки общения. Это  словесные обороты типа: «Удачи Вам», «Желаю успеха», «Приятно было встретиться».

    Опыт  показывает, что для обеспечения  нормальных отношений с деловыми партнерами далеко не достаточно одних правовых норм. Очень важно еще и соблюдение определенных протокольных правил и обычаев, которые представлены в деловом протоколе.

    Деловой протокол – свод правил, в соответствии, с которыми регулируется порядок различных церемоний, формы одежды, официальной переписки и т. д. Любое нарушение этих правил создаст трудности для стороны, допустившей нарушение, т.к. она должна будет принести извинения и найти способ исправить ошибку. Необходимость соблюдения деловыми людьми протокола заключается в следующем:

- Протокол, соблюдаемый при переговорах,  подготовке различных договоров  и соглашений, придает своей торжественностью  большее значение и большее  уважение к содержавшимся в  них особо важным положениям.

- Протокол помогает создать дружественную и непринужденную обстановку на встречах, переговорах, приемах, что способствует взаимопониманию и достижению желаемых результатов.

- Хорошо  поставленный и соблюдаемый церемониал  и протокол позволяет нормально,  без помех, работать отлаженному механизму деловых отношений.  

1.2.3 Тактика общения

    Для имиджа делового человека очень важна  тактика общения, к которой предъявляются  следующие требования:

1. Необходимо  обладать несколькими вариантами  поведения в однотипной ситуации и уметь оперативно пользоваться ими.

2. В  деловом общении не следует  допускать какой-либо конфронтации, а тем более конфликта. Однако  по принципиальным позициям, возможны  споры и расхождения. Главное,  чтобы противостояние не переросло  в личную неприязнь.

3. Умело  использовать механизмы психологического  воздействия: привязанность, симпатия, доверие, уважение и манеры.

    К механизмам психологического воздействия  относятся:

    Привязанность, которая является результатом привыкания людей друг к другу. За годы совместной работы складываются добрые взаимоотношения, разрыв которых нередко бывает болезненным [6].

    Симпатия  – это эмоциональная расположенность, направленное влечение к кому-либо. В коллективе, в котором ярко проявляются  симпатии, создается необычайно теплый психологический фон, а следовательно и комфортность отношений, где нет места конфликтам.

    Доверие: если привязанность и симпатия являются неосознанной (эмоциональной) ориентацией  на кого-то, то доверие выступает  как вера в конкретного человека (партнера) или в какие-то его качества. Доверие - это сгусток чувств и оценочного отношения (подсознательного и сознательного). Надежность отношений решающим образом зависит от баланса доверия, которое сложилось между партнерами.

    Уважение  - это добровольное признание личности занимаемого ею статуса. Претензия на уважение должна быть подкреплена наличием незаурядных данных у того, кто его добивается.

    Манеры  делают человека таким, что он становится признаваемым людьми (партнерами). В  манерах воссоздается имидж человека, зрительно проявляются те его качества, которые оцениваются людьми (позитивно или отрицательно). Манера общения есть не что иное, как визуально доступная информация к восприятию. Позитивные манеры способствуют достижению целей, поставленных перед собой.

    В манерах общения велика роль любезностей  и комплиментов. Однако их использование  требует известного такта и чувства  меры; при этом не допустимы лесть  и тем более подхалимаж. Комплимент удовлетворяет важнейшую психологическую  потребность человека в положительных эмоциях. Необходимо чувствовать своего партнера по общению и, умело сделанный ему комплимент, поможет вам расположить его к себе.