Факторы успеха в проведении делового совещания

                       Факторы успеха в проведении делового совещания 
                                     

Четко сформулируйте, по какому поводу собирается совещание. Укажите цель совещания в уведомительной записке, которая рассылается всем участникам совещания, а также упомяните  о том, чего Вы надеетесь достигнуть и что возможно необходимо принести. Microsoft Outlook, как впрочем, и другие программы по составлению расписаний и планов имеет специальные страницы для совещаний. Выполнение этого пункта поможет Вам определить необходимость совещания как такового, а Вашим партнерам позволит узнать, что ожидать на совещании. Подчеркните повестку и цель встречи. Мы начинаем совещания с того, что организатор объявляет цель совещания, рассказывает, чего мы должны достичь, и рассматривает повестку.  
Будьте вовремя. Этим все сказано. Если Вы принимаете приглашение на совещание и не можете прибыть вовремя, уведомите организатора заранее.  
Начинайте вовремя. Начинайте совещание в запланированное время - не ждите опоздавших. И не пересказывайте то, о чем шла речь в начале - это узаконит их поведение. Одним из препятствий для своевременного начала является кофе. Если Вам необходимо что - либо есть или пить, участники встречи должны это сделать до, а не во время собрания. 
Используйте повестку дня и не отклоняйтесь от нее. Это поможет дойти до цели совещания и достичь желаемых результатов. Спланируйте определенное количество времени на каждый из вопросов. Завершайте дискуссию к намеченному моменту. Если Вам необходимо продолжить разговор, также определите временной лимит, чтобы не отвлекаться на другие вопросы.  
В некоторых случаях рекомендуется узнать у коллег, нет ли у них какой-нибудь информации для доклада, чтобы грамотно спланировать время.  
В случае появления дополнительных вопросов отложите их в папку 'К рассмотрению' и перенесите на другое время и место.  
Заранее высылайте материалы совещания. Убедитесь в том, что все материалы, касающиеся совещания разосланы участникам заранее с таким расчетом, чтобы у них хватило времени на рассмотрение и усвоение информации. Не создавайте так называемого "эффекта библиотеки", где все видят материал первый раз и начинают читать на совещании, тратя ценное время.  
 
 

Заканчивайте  вовремя. Если Вам необходимо продолжить совещание, постарайтесь назначить  новую встречу позже в этот же день или на неделе, чтобы участникам не приходилось менять свое расписание на лету. В этом случае они не пропустят и не опоздают на свое следующее совещание.  
Не принимайте двойных приглашений на совещания. Если Вы не можете прийти, скажите нет и объясните организатору почему. (В Outlook есть функция ответа.) Если Ваше присутствие необходимо на этом совещании, оно будет перенесено. И попробуйте давать себе передышку между совещаниями. Когда совещания идут одно за другим, практически невозможно успеть на следующее, когда заканчивается предыдущее.  
Всегда планируйте место проведения и резервируйте его заблаговременно. 
Выключайте свой сотовый телефон. И еще раз, этим все сказано 
 
 

Основные ошибки при проведении делового совещания :

• не регламентируется его продолжительность;
• не соблюдается установленная продолжительность;
• не делаются перерывы;
• не ограничивается время на доклады и выступления;
• участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации.

В настоящее  время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний  помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, оно должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, оргтехнику.

Основные ошибки, допускаемые при определении  места проведения совещания:

• слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;
• в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

помещение для  совещания плохо оборудовано  и недостаточно освещено .

Совещания необходимы для ускорения принятия решений  и повышения их обоснованности, для  эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации.  
 
 
 

                                                    Заключение : 
 
Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е. Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.  
Основной же ошибкой руководителей становится забывание правила понимания информации, сформулированного специалистом в области управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то высказанное составит 70 от задуманного, услышанное - 80 от высказанного, понятое - 70 от услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого. 
Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей строительных организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                      Список использованной литературы : 
 
1. И.С.Дараховский, Т.В.Прехул " Бизнес и менеджер" , Москва, 1992г.  
 
2. Фишер Р., Эртель Д. "Подготовка к переговорам" ,Москва, Филинъ, 1996г. 
 
3. Нарушак В.Б., Степанова Л.А. Психология внутрифирменного менеджмента : Практическое руководство для менеджеров по персоналу.- М. : Советский спорт, 1998.- 96 с. 
 
4. Семенов А.К., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса : Учебное пособие.- 2-е изд.-М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг", 2000.-200 с. 
 
5. Психология и этика делового общения : Учебник для ВУЗов / Под ред. проф. В.Н. Лавриненко .- 3-е. изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2000.-327с. 
 
6. Основы менеджмента : Учебное пособие .-М.: ИВЦ "Маркетинг",2000 г. 
 
7. Секреты умелого руководителя / Сост. И.В.Липсиц.-М.:Экономика, 1991 г.