ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие  функции:

      -организует  общее делопроизводство в таможенном  органе;

      -обеспечивает  своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству  таможенного органа;

     -организует  контроль за своевременным исполнением  документов в соответствии с  резолюциями руководства таможенного  органа и их учет, анализирует  состояние исполнительской дисциплины;

      -поверяет  качество оформления документов, представляемых на подпись руководству  таможенного органа;

      -обеспечивает  соответствующий режим доступа  к документам и использование  информации, содержащейся в них;

      -оформляет,  выпускает и хранит подлинники  организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку по структурным подразделениям и ознакомление с ними;

      -осуществляет  экспедиционную обработку, прием,  регистрацию, учет, хранение, доставку, и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том  числе переданной по специальным  средствам связи, ведет справочную  работу по ней;

      -организует  и осуществляет машинописное (или  с применением средств вычислительной  техники) изготовление, копирование  и оперативное размножение документов;

      -разрабатывает,  внедряет новые технологические  процессы работы с документами,  способствующие повышению культуры  работы с ними, сокращению сроков  прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению  состава документов и оптимизации  документопотока и документооборота  в целом;

     -организует  делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  в соответствии с положениями  ТК РФ и требованиями Типовой  инструкции по делопроизводству  и работе архива в таможне  (на таможенном посту);

      -организует  работу с документами для служебного  пользования (ДСП) на основе  соответствующих инструкций;

      -принимает  участие в постановке задач,  проектировании, эксплуатации и  совершенствовании (в части информационного  обеспечения) автоматизированных  информационных систем, а также  новейших информационных технологий ( в том числе безбумажных), применяемых  в таможенном органе;

      -осуществляет  методическое руководство и контроль  за правильной организацией (в  части информационного обеспечения)  в автоматизированных информационных  систем, а также новейших информационных  технологий ( в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

      -осуществляет  методическое руководство и контроль  за правильной орнтов при их  отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного  органа;

      -осуществляет  подготовку документов отдела  к сдаче в архив таможенного  органа;

      -организует  и подводит мероприятия по  повышению квалификации сотрудников,  занятых документационным обеспечением  деятельности таможенного органа

     Изучив  перечень основных функций и задач  можно с точностью утверждать, какой многообразной и сложной  является деятельность документационного  отдела Костромской таможни. Для  успешного достижения вышеперечисленных  функций и задач ОДО необходимо взаимодействии с другими подразделениями  и службами( юридическая, кадровая, материально-технического обеспечения, АСУ). Структура отдела представлена в Схеме 1.

Структура ОДО Костромской  таможни

 

 

 
 
 

 

 
 

 

 
 
 

 

 

Сущностью работы начальника ОДО является осуществление  руководства отделом и обеспечение  ведения делопроизводства в таможенном органе, а так же координация действий различных участков и служб отдела документационного обеспечения, контроль таможенных постов в области, касающейся компетенции отдела. К тому же, соблюдение установленных

правил  и порядка работы с документами, осуществление различных мероприятий  по ее усовершенствованию путем установления рациональной организации, форм и методов  работы с документами, унификации документов.

      Начальнику  ОДО подчиняются должностные  лица и работники отдела документационного  обеспечения управления Костромской  таможни

• Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря приемной; осуществляет систематический контроль за своевременным и качественным исполнением отделами таможни организационно-распорядительных документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов; обеспечивает соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан;¹
• Старший специалист 1 – ого разряда ОДО:

1. участка входящей корреспонденции вышестоящих органов ОДО: обеспечивает правильный автоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку корреспонденции, поступившей в таможенный орган из ГТК России, таможенных управлений и других вышестоящих органов, а так же подготовку их к дальнейшему хранению и исполнению;²

2. участка входящей корреспонденции других таможен и организаций, а также обращений граждан ОДО: обеспечивает правильный автоматизированный учет и своевременную регистрацию, оформление и обработку корреспонденции, поступившей в таможенный орган( из таможен, таможенных постов, управлений, министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других структур), а так же обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан; осуществляет учет, регистрацию и контроль исполнения докладных записок на имя начальника таможни и его заместителей;
3. участка исходящей корреспонденции и регистрации приказов, распоряжений таможенного органа: осуществляет правильный автоматизированный учет, своевременную регистрацию, оформление и обработку исходящих документов, а также учет и регистрацию приказов и распоряжений таможенного органа;³

• Документовед  ОДО( является работником бюджетной сферы таможни): осуществляет своевременное, качественное размножение и копирование документов для всех отделов таможенного органа; осуществляет своевременную обработку и отправку исходящей корреспонденции;

• Специалист 1 – ого разряда ОДО: руководит работой архивного отделения и отвечает за выполнение задач и осуществление функций, определенных положением об архиве; обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;⁴
• В непосредственном подчинении специалиста 1 – ого разряда ОДО также находится государственный таможенный инспектор архивного отделения ОДО, который отвечает за комплектование архива документами, обеспечивает их учет, ткачество обработки, сохранность, отбор и исполнение, а также подготовку и передачу документов на государственное хранение.
• Необходимо отметить, что в целях упорядочения работы ОДО со структурными подразделениями таможни и в целях улучшения организации документационного обеспечения в Костромской таможне назначены ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях таможни. Они подчиняются непосредственно своему начальнику структурного подразделения. Их основной задачей является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов в своем отделе или подразделении.

 

   Без сомнения, в целом данная структура  управления делопроизводственной службой  является рациональной и эффективной, исходя из того, что все обязанности  строго распределены между должностными лицами, количество которых оптимально.  
 
 
 
 

   3. Совершенствование  документационного  обеспечения деятельности  на основе автоматизации. 

   В настоящее время в российском делопроизводстве все чаще успех  организации во многом зависит от уровня его технического оснащения  и эффективной автоматизации  процессов управления. Компьютер  стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает место «номер один» на рабочих столах сотрудников  сферы управления. Он помогает выполнять  широкий круг задач по составлению  документов, также организации рациональной и оперативной работы с ними.

   Автоматизация делопроизводственных процессов -это рациональная организация с учетом новейших технологий всех тех же операций с информацией и документами: составление и оформление, передача(доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущего хранения, возможность уничтожения(экспертиза ценности), создание и ведение архива. 

   Традиционные  бумажные документы считаются более  надежным средством хранения информации, чем электронные. Однако практика показала о несостоятельности этого мнения. Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительно  увеличивается производительность труда( на 25-50%), сокращается время  обработки документов и существенно  уменьшается площади служебных  помещений, предназначенных для  хранения документов.

   В последние годы все больше организаций  приходит к необходимости автоматизации  работы с документами в целом. Особенно этот процесс ускорился  с принятием в январе 2002 г. Двух документов - Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи», существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме и Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 « О федеральной целевой программе «Электронная Россия(2002-2010гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляющего между органами государственной власти и органами местного самоуправления». Конечно, компьютерные системы позволяют принципиально на другом уровне поставить решение основной задачи службы делопроизводства - управления всеми информационно-документационными ресурсами организации. Компьютеры позволяют создавать и хранить обширные базы данных для более глубокой проработки вопросов при принятии решений.

   Однако  выбор и внедрение системы  автоматизации делопроизводства - сложный  и ответственный процесс. Неправильно  выбранная система в лучшем случае проводит к лишним затратам, а в  худшем может существенно усложнить  работу сотрудников.