Деловая переписка

Примеры:

Основное  содержание письма 

    В Департаменте продовольственных ресурсов прошли переговоры  представителей Правительства Москвы с первым секретарем Посольства Румынии, заместителем торгпреда и другими официальными лицами, во время которых стороны подробно обсудили возможности поставки в Москву румынских продовольственных товаров, пользующихся у москвичей большим спросом, в частности… Со своей стороны московские организации подтвердили возможности поставки в Румынию продукции ведущих московских предприятий. 

         Если в основной части письма описываются какие-либо события, факты излагаются в исторической последовательности – так, как они происходили в действительности.  

      В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма; высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части – просьбы, предложения, требования, напоминания и др. 

         В этой же части письма приводятся при необходимости доказательства – аргументы, логически подводящие к заключительной части

Заключение 

    Просим направить письменную заявку в гостиницу «Россия» с указанием количества необходимых мест и сроков пребывания делегации. 

         Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п. 

       Заключение – это итог рассмотрения темы, которой посвящено письмо 

    Приглашаем сотрудников вашей организации принять участие в семинаре по антикризисному управлению, проводимом Пензенским институтом экономического развития в январе 2005 года. 

    Предлагаем провести переговоры по детальному обсуждению условий поставки продовольственных товаров с представителями вашей фирмы в Москве в период с 15 по 30 января 2006 года. 

Примеры:

Заключение 

    «просим» - в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры, просим предоставить информацию, просим организовать встречу…) 

         Смысловое ядро заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма: 

    «предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства…) 

    «представляем», «направляем», «высылаем» - в сопроводительных письмах (представляем на рассмотрение и утверждение, высылаем для сведения, направляем на отзыв…) 

    «напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора, напоминаем о необходимости срочного завершения работ…) 

    «сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что…, сообщаем выводы комиссии по проверке…) 

   «поздравляем» - в письмах-поздравлениях 

   «приглашаем» - в письмах-приглашениях 

    Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы:  

«не  располагаем …»,            «не нуждаемся…», «не считаем целесообразным…», «не можем обеспечить…» 

Предупреждение 

        Предупреждение – часть текста, в которой содержится угроза применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.  

        Предупреждение – обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций.  

Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами: 

«в противном случае…» 

«в случае невыполнения…  » 

«в случае отказа…» и т.п.,  

    В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. 

    В случае невыполнения Вами договорных обязательств дело будет передано в арбитражный суд. 

Примеры:

Заключительные этикетные фразы 

     К заключительным этикетным фразам относятся устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, развитие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата  

Сожалеем, что не можем воспользоваться Вашим предложением. 

Надеемся на дальнейшее сотрудничество. 

Надеемся на развитие наших отношений на взаимовыгодной основе. 

      Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый…», оно должно заканчиваться заключительной этикетной фразой «С уважением», которая печатается на 2 – 3 интервала ниже текста, с абзаца и отделяется от названия должности запятой