Деловая переписка

Уважаемый г-н (Dear Sir.)  – С уважением (Your faithfully);

Уважаемый г-н Браун (Dear Mr. Brown)   – Искренне Ваш (Sincerely yours);

Многоуважаемый  г-н Браун (My Dear Mr. Brown) – С искренним уважением (Very truly yours). 

      При формулировке вступительного обращения  и комплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их настроений, стиля общения и пр.

      4.3.4.8 Подпись

      Под комплиментом ставится подпись с указанием  под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и напечатанной фамилией –  2-2,5 см.

      Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательно написать ваше имя полностью.

      Если  после написания письма срочно понадобилось сообщить о событиях, которые произошли позже, то в письме ставится PS (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности, припиской в конце письма не злоупотреблять.

4.3.4.9 Приложения

      Если  к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они  обычно перечисляются в левой  нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosure)». Например:

Приложение:   1. Контракт (5л.)

                          2. Страховой полис  (6л.).

      4.3.4.10 Указание на рассылку  копий

      Такое указание (Carbon copy или СС) занимает отдельную строке под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:

Копия: Г-ну С.Смирнову «Мосбизнесбанк».

      4.3.4.11 Схема расположения  компонентов делового  письма

      Схема расположения компонентов делового письма приводится на рисунке 4.1. Здесь были использованы следующие обозначения:

1. Наименование организации-отправителя.
2. Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д. При этом сначала предлагается ссылка на данные получателя (Your reference), после чего следует ссылка отправителя (our reference).
3. Дата написания письма.
4. Адрес получателя письма. Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, а фирма, в которой просто работает ваш корреспондент, осведомлена о его местонахождении, то вы можете письмо послать просто на адрес фирмы, употребив выражение  «Care of или C/O», т.е.  « на попечение».
5. Указание на конкретное лицо. Этот реквизит употребляется в том случае, когда письмо адресовано фирме и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой фирме. В этом случае употребляется выражение «Attention of Mr. ...», т.е. «Внимание г-на».
6. Вступительное обращение.
7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.
8. Основной текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает цельноблочный стиль.
9. Заключительная формула вежливости.
10. Подпись.
11. Указание на приложение.
12. Указание на рассылку копий.

      Рисунок 4.1 – Структура  делового письма

4.3.5  Электронная почта

     Электронная почта (E-mail) – способ моментальной передачи информации. Пользуясь этим средством  связи для пересылки вашего сообщения, вы должны позаботиться о том, чтобы  оно не содержало информации, не предназначенной для чужих глаз, максимально соответствовало форме печатных документов и было кратким.

      При создании электронного письма, вне  зависимости от почтовой программы, которой Вы пользуетесь, обязательным является заполнение только поля КОМУ, в него заносится адрес электронной почты адресата. Введите в поле КОПИЯ адреса тех людей, которым Вам нужно послать аналогичное письмо. Все эти люди смогут легко узнать из заголовка, кому еще послано данное письмо. В поле СКРЫТАЯ вводятся адреса, если Вы не хотите, чтобы адресаты знали, что данное письмо послано кому-то еще. В поле ТЕМА следует вписать несколько слов (лучше по-английски), характеризующих тему сообщения. Завершает письмо вставка подписи. В  принципе,  «интернетовская» подпись –  вещь необязательная, и Вы можете подписать письмо, напечатав обычные слова, подходящие к данному случаю,  например, «Искренне Ваш...».

      Возможность отправить по электронной почте  файл любого формата –  одно из самых  полезных качеств E-mail. Вы можете направить своим адресатам и документ Word, и файл с нужным изображением, и звуковое приветствие. Единственное условие – не посылайте очень большие файлы, если Ваш адресат работает по коммутируемой телефонной линии. Для таких случаев файлы размером 200-300 Кб считается обычно пределом «приличий».

      Выражение эмоций в электронной почте –  особая тема. Дело в том, что E-mail по сравнению  с живой речью плохо передает эмоции и чувства автора сообщения  по отношению к предмету письма. Для того  чтобы как-то компенсировать этот серьезный недостаток, были придуманы специальные значки, именуемые смайликами. Смайлик –  это просто комбинация из нескольких текстовых символов, которые в совокупности похожи на лицо человека –  улыбающееся, подмигивающее, огорченное и т. д. Обычно смайлик вставляют в конце той фразы, которая вызвала особые чувства у автора.

      Чаще  всего используются, к примеру, такие  смайлики:

         В Internet Вы встретите достаточно  много коллекций подобных значков,  однако в официальных письмах смайлики использовать не следует.

       Стоит заметить, что в электронной переписке  следует придерживаться таких же правил приличия, как и в обычной. Поэтому не принято переадресовывать письма, которые содержат информацию, адресованную лично вам. В таких случаях лучше пересказать текст другому лицу «своими словами».