Этапы подготовки и проведения выставки

     В процессе подготовки стенда, нужно  точно знать, что вам нужно  и почти всегда как это будет  сделано. При составлении договора тщательно расписывается каждый пункт (типа "Где будут висеть светильники?", "Какого размера шрифт должен быть на фризе?"). Если вы забыли что-то указать, как минимум ваш стенд НЕ БУДЕТ оборудован согласно вашим требованиям что может повредить имиджу фирмы, а как максимум фирма может вообще не попасть на выставку.

     Есть  еще одна особенность заказа услуг  и оборудования у фирмы-организатора. При участии в выставке, перед  фирмой стоит выбор: либо делать ВСЕ  своими силами, либо обратиться к посторонней  помощи. Некоторые фирмы не устраивает стандартный набор, но и обращаться в специализированные агенства (компании) они не хотят (дорого/неэффективно/нецелесообразно). Для получения ИНДИВИДУАЛЬНОГО стенда, оформленного согласно вашим требованиям в большинстве случаев, ваша фирма может заключить СПЕЦИАЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ в приложение к основному договору на аренду площади. В нем конкретно оговариваются ВСЕ нестандартные моменты экспозиции, сроки, цена. Основное удобство заключается в отсутствии необходимости бегать и искать подрядчиков на выполнение плакатов, щитов таких, каких нужно. Получите ЛЮБОЙ нестандартный стенд, самой сложной конструкции и все услуги в одном месте. Это будет дешевле, если бы заказать каждый вид услуг у отдельного подрядчика и примерно одинаково по качеству т.к. вспомогательные фирмы специализируются и живут на этом, имея тесные связи с фирмой-организатором выставки.

     Одной из "головных болей" менеджера, ответственного за то "чтобы все было готово к  указанному сроку наилучшим образом" является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ  указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов. В интересах фирмы-участника позаботиться об этой мелочи, иначе в один прекрасный (и скорее всего очень ответственный) момент, вы можете обнаружить что ваши машины не пускают на территорию выставки или количество вывозимых вещей немного меньше ввозимого. Если сейчас нет собственных подходящих транспортных средств — договор с транспортной компанией — временный выход из положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и о ней вспоминают в последний момент.

     Уточните  заранее, в течение какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

     Другая  сторона вопроса — монтаж и  расположение экспонатов на стенде. Заранее  продумайте экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?

     Существует  несколько базовых конструкций  стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3,4x3,6x3,6x4,6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда — цена. И конечно размер экспозиции. Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать, нужно ли им это. Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия. (ранее мы уже говорили об этом).

     EXHIBITION PLAN & STAND MAP: Являясь наглядным примером  стенда на бумаге, позволяет оценить  будущую экспозицию и представить  местоположение экспонатов. Карта необходима для оценки положения стенда относительно входа/выхода, основных проходов, стендов конкурентов. Может использоваться для сравнения затраченных средств в зависимости от выставки и занимаемой площади.

     Согласно  имеющейся информации, некоторые  организаторы выставок распространяют специальные закрытые (конфиденциальные) анкеты исключительно для экспонентов. Этот шаг служит учету мнения фирм-участников "из первых рук", показывает степень их заинтересованности в продолжении выставочной активности, анализирует спектр услуг и возможные пути его расширения. Поскольку многие фирмы представляют различные регионы, заполнение такого рода анкеты помогает установить дополнительную связь между ними и добиться прогресса в достижении общих целей на рынке.

     Нужно постоянно контролировать процесс  монтажа/демонтажа экспонатов.

     Во  время подготовки к выставке самый  критичный фактор — ВРЕМЯ! Которого постоянно не хватает. Естественно, иметь 100% уверенность во всем невозможно, но попытка предусмотреть "двойной  запас прочности" никогда не оказывалась лишней.

     Когда вы все это сделаете — вам не нужно будет об этом беспокоиться. Вы сможете спокойно и плодотворно  работать, посвящая все свое внимание клиентам.

Участие в выставке

     На  период выставки РАСПИСЫВАЕТСЯ распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать  бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей  из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Обратите особое внимание на одежду. Разные фирмы используют разную стратегию, чтобы оставить о себе хорошее впечатление. Это может быть абсолютно одинаковая для всех фирменная униформа с символикой, кепочки, значки, ручки. Или контрастная одежда. Решите заранее, ЧТО ЕЩЕ интересует вас на выставке? Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

     С другой стороны, понимание стендистом политики фирмы не гарантирует грамотного ее проведения. Обратите внимание ваших сотрудников на следующие тонкости: Существуют несколько основных типов клиентов — постоянные заказчики, важные персоны, студенты и стажеры, бездельники и зануды, любители "халявы" и выпивки, жалобщики, "шпионы". С каждым из них необходимо проводить свою линию поведения. Постоянные заказчики и важные персоны должны получать МАКСИМУМ внимания и заботы. Завязав однажды контакт, поддерживайте его на уровне. Многие бизнесмены охотнее делятся информацией в "кулуарах", при "случайной встрече старых знакомых". Студенты и стажеры в основном нуждаются в информации (иногда сверх меры) для самоизучения. "Халявщики" и жалобщики попытаются вовлечь сотрудников стенда в бесплодную дискуссию, от которой глаза моментально станут квадратными. Отправляйте их восвояси без колебаний. Но вежливо! УВЕРЕННО И ВЕЖЛИВО. Не показывайте им, что они вас совершенно не интересуют и вы только и думаете как от них избавиться. Используйте гибкую, изматывающую противника тактику — передавайте ТАКОГО "клиента" друг другу. Пусть им занимаются все и, одновременно с тем, никто. Результат гарантирован. Для другой категории слушателей — шпионов — есть единственный выход: заметив, что у вас пытаются вытянуть как можно больше ценной информации, переведите разговор на самую серьезную деловую основу. Сразу станет ясно кто перед вами. Шпион, не владеющий полномочиями вести переговоры моментально утратит к вам интерес и попытается удалиться. (При желании его, конечно, можно помучить подольше, не отпуская, но это уже другая история).

     Во  время выставки крайне целесообразно  фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для  этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по объему и нудной по содержанию. Вас интересует только ОРГАНИЗАЦИЯ — откуда он, АДРЕС — где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС — как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ — как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ — чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ — кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

     RESULT ANALYSIS. По окончании очередной  выставки, Exhibition Team может вздохнуть с облегчением взять двухдневный тайм-аут и опять энергично приняться за дело. Зачем? — спросите вы. А как же анализ результатов проведенной работы? Расширение контактов с потенциальными клиентами, заинтересованными экспозицией, учет затраченных средств и розданных материалов.

     По  отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором  подробно указывается количество посетителей  вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются переводимые за услуги деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать, сколько стоила перевозка (скажем двух контейнеров) или монтажные работы не в процентном, а денежном исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставки к выставке.

     Данные  представленные руководству на стол в виде таблицы, НАГЛЯДНО показывают объем того или иного мероприятия  в денежном выражении (а следовательно масштаб и значимость), затраты на одного посетителя по отношению к общему количеству, процентное соотношение полезных контактов и деловых встреч.

     Имея  накопляемую статистику такого рода, службе PR или Exhibition Team легко прогнозировать свои действия в будущем, учитывать, ЧТО представляет для публики наибольший интерес и на что надо обратить особое внимание. (Как пример, хотелось бы заметить, бессмысленность огромных затрат на рекламу, наряду со слабой подготовкой к работе с посетителями).

     EXPERIENCE: По окончании каждой выставки  составляется записка, отражающая  вкратце все проблемы, возникшие  при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Все учтенные ошибки, пожелания, комментарии обогатят ваш выставочный опыт и помогут в дальнейшем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

       Ну вот и произошло то событие, ради которого вы напряженно трудились больше месяца. Что-то забудется, что-то запомнится, но ОПЫТ навсегда останется с вами. Пусть что-то было недоработано, не учтено, не проконтролировано. Впереди новые перспективы, новые проблемы.

     Достаточно  сложно охватить все тонкости такой  глобальной сферы как выставочная  деятельность. Используйте приемы Public Relations всегда и успех неминуем. Команда, ставящая своей целью, прежде всего установление искренних доброжелательных отношений с окружающим миром, сумевшая создать и завершить крупный проект, добьется успеха непременно. Вера в свои силы, профессиональная этика, ответственность и гибкость — вот основы новой ступени в развитии бизнеса, новый уровень проведения выставок, шаг в XXI век.