Как эффективно организовать ярмарку-выставку?

- услуги - 9% (электричество, сжатый воздух, вода, уборка, уход за территорией и хранение),

- сооружение  стенда - 41% (дизайн-проектирование, построение, графические работы, мебель),

 - персонал и обеспечение - 17% (плата стендовому персоналу, размещение его, транспортные услуги, приёмы и развлечения - представительские расходы, питание),

- паблисити  - 7% (расходы, связанные с продвижением  и обеспечением общеизвестности  для выставки). В целом бюджет  проекта должен включать 10%-й резерв  на непредвиденные расходы

 Работа на выставке.

Кроме основной цели (продвижения компании и ее продукта на рынке), немаловажные задачи в период работы на выставке - это поиск новых партнеров, исследование посетителей и конкурентов, взаимодействие с представителями СМИ.

В день открытия выставки или накануне организаторы принимают представителей прессы. Нужно  быть готовым принять их и у  вашей экспозиции. Компании могут проводить коллективные экспозиции, получив поддержку правительственных структур, торговых ассоциаций. В Англии, например, правительство поощряет выставочную деятельность, способствующую экспорту английских товаров.

 На большинстве  выставок работает пресс-центр,  откуда участники могут распространять  пресс-релизы.

 Исследование посетителей - это анкетирование гостей стенда (после ответов на их вопросы и представления компании). Не стоит задерживать их надолго - желательно задавать три-четыре вопроса. Стендистам лучше фиксировать ответы самостоятельно, а не давать заполнять анкеты.

Исследование  конкурентов. Сбор информации проводят в соответствии с составленным планом и списком вопросов. Как правило, изучают выставленные новинки, преимущества конкурентов, их слабые места. Собранные  данные должны оперативно обрабатываться, чтобы по возможности успеть решить возникающие вопросы в ходе выставки.

Работа  после выставки.

Чтобы выставка стала действительно результативной, необходимо провести анализ собранной  информации, внести ее в базы данных о клиентах, партнерах, конкурентах  и представителях СМИ, после чего закрепить отношения. Делать это  нужно по горячим следам - в последующие  две недели после выставки.

5. Причины неудач и ошибки.

Но Выставки-ярмарки не всегда удачны или не всегда оцениваются менеджментом фирм как удачные. Часть корпоративных маркетинговых управляющих воспринимает торговые показы как непродажную активность, или в лучшем случае, как развлекательное мероприятие для персонала фирмы, участвующего в выставке. Причинами неудач являются:

- недостаток  целевой ориентации участия - лишь 56% фирм-участников ставят конкретные  цели до принятия участия в  данном показе,

- слабая  подготовка персонала - 56% фирм-экспозиционеров не обучают персонал, работающий в павильоне,

- неосведомленность  потенциальных посетителей о  выставке. 78% участников не продвигают  свою экспозицию до показа.

- недостаток  опыта посещения торговых показов.  Так, исследование одного показа  обнаружило, что 40% всех впервые  представлявшихся фирм лишь однажды  сами посетили торговые показы.

- недостаток анализа результативности участия в выставке. Лишь 15-17% экспозиционеров, тратящих миллионы долларов ежегодно на торговые показы, учитывают связь между перспективными контактами и продажами, а также предоставляют менеджменту компании данные о возврате на инвестиции в экспозиционную деятельность.

Специфика организации определяет её основные возможные кризисные ситуации. Так, охрана для финансового учреждения, - важнейшая задача, поскольку вооруженный налёт грабителей здесь весьма вероятен. Такой налет способен привлечь масштабный интерес СМИ, а также нанести ущерб занятым. Необходимо предусмотреть худший вариант событий и иметь для него план действий.

Ошибки  руководителей

1. Ставка на имидж. Даже известной компании не стоит делать ставку исключительно на имидж. Интересный стенд и хорошо организованные развлекательные мероприятия не будут эффективными, если Вы не подготовили полноценной информации о деятельности предприятия. Выставка - это прежде всего общение с людьми: поиск новых клиентов и партнеров. Если Вам нечего будет им сказать, то компанию не воспримут всерьез.
2. Абсолютное доверие. Не всегда можно верить данным организаторов, партнеров, знакомых. Если Вы планируете участвовать в выставке, например, в следующем году, то нужно посетить аналогичную выставку в этом году.
3. Участие ради участия. Если компании нечем выделиться, у нее нет никаких новых предложений, то в выставке участвовать не стоит. Вы будете блекло выглядеть на фоне конкурентов, что может испортить репутацию.
4. Отбор по остаточному принципу. Некоторые компании отправляют на выставку сотрудников, меньше всего занятых на работе, некоторые - имеющих привилегированное положение. И то, и другое неправильно. Персонал, работающий на выставке, - лицо компании, поэтому стендистами должны быть сотрудники, которые смогут правильно позиционировать компанию. Для них было бы очень полезно проводить тренинги.
5. Бездействие после окончания выставки. Около трети компаний не развивают завязавшиеся контакты и не оценивают эффективность выставки. Но стоит помнить, что на выставках люди только знакомятся, серьезные же переговоры начинаются, как правило, несколько месяцев спустя.

Не обязательно  предъявлять на стенде интересующую клиента информацию в полном объеме. В идеале хорошо бы оставить задел  для нового контакта. Например, сообщить, что можете выслать дополнительные сведения о товаре или услуге по возвращении в офис.  
 
 

Заключение.

Ошибочно думать, что на следующий день после выставки выстроится очередь из покупателей, а партнеры будут непрерывно предлагать выгодные проекты. Но в то же время  оценка эффективности должна обязательно  проводиться. Лучше, если она будет  проходить в два этапа:

• организационные итоги (правильно ли были выбраны формат участия, расположение стенда и т. п.);
• коммерческие итоги (число посетителей стенда, количество розданных рекламных материалов, сумма, на которую были заключены контракты).

Необходимо оценить  и  подвести общие итоги от проведения ярмарки-выставки.

Сравнить сметные и реальные расходы.

Сравнить затраты на рекламу и отдачи от нее, количество посетителей, привлеченных рекламой, определяется в ходе анкетирования. Так же нужно учесть отзывы посетителей о стенде (определяются после обработки анкет и обсуждения выставки со всеми участниками) Определить эффективность работы персонала (количество и качество заполненных анкет, проведенных переговоров и т. д.) Информация о составе посетителей  определяется после обработки анкет. Далее идет определение стоимости одного контакта и стоимости одного результативного контакта. И в конечном итоге идет сравнение количества заключенных контрактов, соглашений, договоров с клиентами и партнерами и планировавшихся.

Следуя данным правилам, возникает возможность проведения эффективной выставки-ярмарки. 

Используемая  литература.

Алёшина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров. - М.: Экмос, 2003. - 480 с.

Интернет  сайт http://www.gov.karelia.ru

Интернет  сайт- библиотека http://polbu.ru/