Как эффективно организовать ярмарку-выставку?

Вопрос  №34

Как эффективно организовать ярмарку-выставку? 

План

Введение

1. Что такое выставка? Что такое ярмарка?
2. 12 преимуществ выставки-ярмарки.
3. Негативные стороны выставки-ярмарки.
4. Эффективная организация выставки-ярмарки.

а) Выбор формы участия в выставке

б) Подготовка

в) Составление сметы расходов

г) Работа на выставке

д) Работа после выставки (закрепление связей и развитие отношений с новыми клиентами и партнерами).

     5. Причины неудач и ошибки.

    Заключение.

Список  используемой литературы. 
 
 
 
 
 
 

Введение

Выставки и  торговые ярмарки - это мощный и очень  удобный инструмент продвижения  компании на рынке.

 Роль выставочно-ярмарочных мероприятий состоит в том, чтобы способствовать продвижению товаров на внутренний и внешний рынки, реализовать потребность отечественных и зарубежных предпринимателей в кооперации и налаживанию новых хозяйственных связей.

Количество  деловых торговых показов-ярмарок  растет во всем мире. Так, лишь в США  количество торговых показов увеличилось  за 1980-1990 гг вдвое. В 1988 г. в США более 100 тысяч фирм участвовало в 11-ти тысячах показов и истратили на это более 9 млрд. долл. Торговые показы составляют 22-25% бюджета рыночного продвижения типичного американского бизнеса.

В дореволюционной  России проводилось 16-17 тыс. выставок и  ярмарок ежегодно. Одна из старейших  в России - Нижегородская ярмарка - появилась в 1816 г., поставив этот город  в один ряд с ведущими центрами мировой торговли во второй половине 19 века - Ливерпуль, Гамбург, Лондон, Париж, Петербург.

Сегодня в России несколько сотен фирм занимаются организацией выставок. Наиболее крупные из них объединились в "Союз выставок и ярмарок".  
 
 
 
 
 

1. Что такое ярмарка? Что  такое выставка?

 

Понятия "выставка" и "ярмарка" не всегда имеют одинаковое значение.

Ярмарка - это  экономическая выставка с правом продажи товаров со стенда, и проводится она периодично. Торговый показ (trade show) - аналог ярмарки, собирает в одном месте в определенное время группу поставщиков, представляющих физические экспонаты своих продуктов и услуг.

Выставка - это  экономически эффективное средство продвижения товара. Она обеспечивает получение широкого маркетингового сообщения большим количеством людей одновременно, - что удобно для представления, введения нового продукта для большого количества людей. Торговая выставка - второе по значимости (после торговой прессы) средство запуска на рынок нового продукта. позволяет улучшить благорасположение существующих клиентов .Специалисты по продажам имеют возможность осуществить на выставке все элементы процесса личных продаж:

1. определение перспективных покупателей,
2. обслуживание существующих счетов,
3. презентация продукта,
4. улучшение корпоративного имиджа,
5. сбор информации о конкурентах,
6. продажа товара.

Участвуя в  выставке, компания получает возможность  идентифицировать перспективы - свои, отрасли, продукта, конкурентов - технологические, экономические, социально-психологические (имидж, репутация), производственные.

Решившись экспозиционироваться, фирма должна выбрать подходящую выставку. Много выставок проходят еженедельно во всем мире. Они различаются по масштабам, числу участников, а также по профилю. Многопрофильные выставки собирают фирмы самого разного профиля, а специализированные проводятся для предприятий определенной отрасли промышленности. Важно решить - экспозиционироваться ли вашей компании на международной выставке или в головном офисе компании или в хорошем конференц-центре или в отеле? Важно так же знать - насколько "публичными", общеизвестными вам необходимо быть? На огромном торговом показе ваши рыночные попытки и притязания увидят не только ваши перспективные потребители, но также и конкуренты. Более того, возможно, что продукт или услуга, которую вы собираетесь продвинуть, нуждается в обнаружении и раскрытии на начальной, вводной стадии лишь для кучки ключевых покупателей. В таком случае стандартное выставочное участие может не являться необходимым и не может рекомендоваться по соображениям затрат и рыночной безопасности. 

2. 12 Преимуществ выставки-ярмарки.

 

1. Выставка  создает благоприятные возможности  для разнообразных встреч с важными  для вас людьми в течение непродолжительного времени - периода её работы.
2. Выставка-ярмарка позволяет расширить потенциальный рынок, потому что многие из посетителей увидят вашу продукцию впервые.
3. Участие в выставке дает уникальную возможность реальному покупателю непринужденно беседовать на нейтральной территории с вашими коммерческими агентами. Часть таких покупателей не имеет возможности прийти и побеседовать с вами в вашей фирме из-за контактов с конкурентами или по другим "политическим" мотивам.
4. Новый товар апробируется, тестируется на выставке.
5. Новый, еще неизвестный потребителю товар, может быть продан на выставке-ярмарке.
6. Участие в торговых показах улучшает и поддерживает имидж компании в макро- и микро-(операционной) среде компании.
7. Крупные выставки, особенно международные торговые выставки, привлекают почти всех крупных производителей и торговых агентов в данной области, что дает участнику возможность встретиться с ними.
8. Участие в выставке дает возможность работать с заинтересованными посетителями - целевой аудиторией - "лицом к лицу". Значительная их часть имеет, как правило, полномочия закупать продукцию. Предварительное их знакомство с информацией на стенде облегчает их последующее общение с коммерсантом, работающим на стенде.
9. Выставка помогает выйти на новый для фирмы рынок - в т.ч. зарубежный.
10. Показ нового, только что созданного вами, изделия на коммерческой выставке, - простой и дешевый способ запустить его в производство, найти покупателей идеи или инвесторов.
11. Выставка позволяет улучшить благорасположение существующих клиентов.
12. Товар на выставке можно показать в действии, рассказать о нем подробно, - и именно так, как хотите вы.

 

3. Негативные  стороны выставки-ярмарки.

 

1. На выставке много случайных зрителей, зевак, которые не собираются ничего покупать.

2. Возможна утечка информации о продукте, технологиях к конкурентам.

3. Цена выставочной площади растет, удвоившись за предпоследнюю декаду 20-го века. Аренда готового стенда достигает 400 долларов за квадратный метр и немногим меньше за аренду закрытой площади без такового.

4. Приходится перемещать торговый персонал с их прежних территорий - т.е. оголять их.

5. Большие торговые показы часто хаотичны, переполнены и беспорядочны. 

4. Эффективная организация выставки-ярмарки.

а) Выбор формы участия в выставке

б) Подготовка

в) Составление сметы расходов

г) Работа на выставке

д) Работа после выставки (закрепление связей и развитие отношений с новыми клиентами и партнерами).

Для этого  надо решить - что вы собираетесь  экспонировать; как экспонаты можно  разместить в пространстве и сколько  стоит квадратный метр площади. 

В идеале подготовка фирмы к участию в  выставке должна начинаться за 12 месяцев (иногда и более) до открытия выставки. Участие фирмы в выставке следует  рассматривать как проект - комплекс взаимосвязанных работ, направленный на достижение конкретной цели, использующий ограниченные ресурсы. Работу по реализации этого проекта руководство фирмы  должно возложить на ответственного менеджера из числа старших управляющих, или на внешнего консультанта.

 Площадь,  которая необходима вашей фирме  для представления товаров и  услуг. Разработка бюджета проекта.  Чтобы избежать ненужных трат  и увеличить возврат на экспозиционные  инвестиции, затраты бюджета лучше  разделить на две сферы: прямые затраты - плата за стендовое пространство, сборку и демонтаж стенда, специальная литература и непрямые расходы - время персонала на подготовку к выставке, затраты и расходы на работу на выставке и её обеспечение.

Подготовка персонала. В среднем оптимальный численный  состав для работы на выставке - пять-шесть  стендистов. Стендист - человек, постоянно  присутствующий на стенде с целью  представления своей компании. Необходимо иметь двух-трех стендистов, двух сотрудников  для принятия профессиональных решений  и одного - для поддержания порядка, обслуживания техники и обеспечения  материалами. Также на выставке должен работать сотрудник, ответственный  за проведение мероприятия. Для сбора  данных о конкурентах необходим  специальный сотрудник (например, маркетолог). Обучение персонала работе на выставке. Персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяснить его функции и преимущества. Кроме того, существуют общие правила поведения персонала у стенда на предоставления дополнительной информации,

Выбор/дизайн стенда. Стенд - это конструкция, позволяющая  демонстрировать ваш продукт. Стенд  может быть стандартным или специальным (двухъярусным, спиральным и т.д.). Может  использоваться собственный павильон - что дороже. Стенд может быть привезен или его изготовление может  быть заказано организатору выставки.

Так же нужно учесть такие моменты как:

Подготовка  материалов для каталога выставки как правило, за несколько месяцев.

Организация рекламной компании участия вашей  фирмы,в выставке в специальной и местной прессе до начала выставки).

Распечатка  приглашений посетителям, в появлении  которых участник заинтересован. При  этом используется прямая рассылка - в  т.ч., в университеты, общественные организации. Организаторы выставок в США, например, помещают в центральных или специализированных газетах бесплатные (или дающие скидку к цене билета) купоны для посетителей, работающих в государственных организациях или занятых в конкретной сфере. Необходимо запланировать перевозки экспонатов и стендов, размещения сотрудников.

Ведение работ по проекту участия фирмы  в выставке требует составления  соответствующего графика и контроля его исполнения.

Составление сметы расходов. 
После решения организационно-подготовительных вопросов разрабатывается окончательная смета участия в выставке.

К основным статьям  расходов можно отнести:

• регистрационный сбор;
• изготовление стенда;
• оплату выставочной площади и дополнительного оборудования (например, для демонстрации видеофильмов);
• изготовление рекламно-информационной и сувенирной продукции;
• зарплату наемного персонала.

Нередко возникают  материальные проблемы, решение которых  не предусмотрено ассигнованными средствами, поэтому необходимо заложить в бюджет мероприятия некоторую сумму  на непредвиденные расходы.

Следует учитывать, что на зарубежных выставках  около 35% затрат участника обычно детерминированы  организаторами выставки, остальные 65% определяются и контролируются участником. Структура затрат участника во время работы международной выставки может иметь следующий вид:

- аренда  площади (пространства) - 26%,