Использование групповых операций в MS Access

1. Использование групповых операций в MS Access.

Групповые операции позволяют  выделить группы записей с одинаковыми  значениями в указанных полях  и использовать для этих групп  одну из статистических функций. В Access предусмотрено девять статистических функций:

 q Sum - сумма значений некоторого поля для группы

 q Avg - среднее от всех значений поля в группе

 q Max, Min - максимальное, минимальное значение поля в группе

 q Count - число значений поля в группе без учета пустых значений

 q Stdev - среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе

 q Var - дисперсия значений поля в группе

 q First и Last - значение поля из первой или последней записи в группе

 Порядок создания запроса с использованием групповых операций

  Для создания запроса с использованием групповых операций формируется запрос на выборку. В бланк запроса включаются поля, по которым надо произвести группировку, и поля, по которым надо произвести статистические вычисления.

  Выполните команду Вид/Групповые операции (View/Totals) или на панели инструментов конструктора запросов нажмите кнопку Групповые операции (Totals). Можно также нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстно-зависимом меню опцию Групповая операция (Total), в которой для всех полей записано Группировка (Group by).

  Для групповых вычислений по некоторому полю нужно заменить в нем слово Группировка (Group by) на нужную статистическую функцию. Выбрать нужную функцию можно через раскрывающийся в поле список.

 Конструирование однотабличного  запроса с групповой операцией

  Рассмотрим технологию конструирования однотабличного запроса с групповой операцией на примере таблицы СТУДЕНТ.

 Запрос с функцией  Count

 Определим фактическое  число студентов в группе. Создадим  запрос на выборку из таблицы  СТУДЕНТ. Из списка таблицы  СТУДЕНТЫ перетащим в бланк  запроса поле НГ (номер группы). Таким образом мы укажем, что по этому полю должна производиться группировка. Перетащим в бланк запроса поле НС, по которому будет вычисляться функция Count для подсчета числа студентов в группе.

Нажмем кнопку Групповые  операции (Totals). Заменим слово "Группировка" (Group by) в столбце НС на функцию Count. Для этого вызовем список и выберем эту функцию. Бланк запроса примет вид, показанный на рис.

Подпись поля "Count_HC" можно заменить на "Фактическое число студентов". Для ввода этой подписи в бланке запроса установим на поле НС курсор мыши и нажмем правую кнопку. В контекстно-зависимом меню выберем команду Свойства (Properties). В окне Свойства поля (Field properties) наберем в строке Подпись (Caption) "Фактическое число студентов".

Сохраним запрос на выборку  под именем "Число студентов  в группах".

 Запрос с функцией  Avg

 Подсчитаем средний  проходной балл в группе. Сформируем запрос на выборку для таблицы СТУДЕНТ с функцией Avg для поля ПБАЛЛ (проходной балл студента).

Для ограничения точности результата двумя знаками выберем  в окне Свойства поля (Field properties) в строке Формат поля (Format) значение Фиксированный (Fixed).

 

Сохраним этот запрос под  именем "Средний проходной балл группы"

 Запрос с несколькими  групповыми функциями

 Выполним расчет числа  студентов и среднего проходного  балла в группе в одном запросе.  Это возможно, т. к. группы записей  в обоих случаях формируются  одинаково (рис. 5.46). Сохраним этот  запрос под именем "Число студентов  и средний ПБАЛЛ группы".

 Задание условий отбора  в запросах с групповыми операциями

 В запрос с групповыми  операциями можно включать поля  для задания условий отбора  записей из таблиц.

Подсчитаем число студентов  в каждой из групп с проходным баллом больше 4,5.

 

 Для этого в запрос  Число студентов и средний  ПБАЛЛ группы вторично включим  поле ПБАЛЛ и в строке Групповые  операции (Totals) заменим значение Группировка (Group by) на значение Условие (Where), выбрав его из списка. После этого введем в строку Условие отбора (Criteria) ">4,5".

Условие отбора, заданное в  поле, по которому проволится группировка, или в поле, где записана функция группировки, позволяет отобрать только нужные группы записей, например, группы студентов с заданным номером или с заданным средним проходным баллом.

 Конструирование запроса  на создание таблицы

 Запрос на создание  таблицы используется для сохранения  результата запроса. Этот вид  запроса основан на запросе  на выборку, но, в отличие от  него, сохраняет таблицу с результатами  запроса.

 Необходимость в сохранении  результатов запроса возникает,  например, когда невозможно построить  запрос непосредственно на другом  запросе. К этому случаю относится, в частности, построение запроса на обновление полей на основе запроса с операцией группировки.

 Сформируем запрос  на создание таблицы на примере  ранее полученного запроса на  выборку с групповыми вычислениями  Число студентов в группах.

 В окне базы данных  вызовем названный запрос в  режиме конструктора запросов. Преобразуем  этот запрос в запрос на  создание таблицы, выбрав тип  запроса на панели конструктора  Создание таблицы (Make-Table Query). В окне Создание таблицы (Make Table) введем имя создаваемой таблицы "Число студентов".

Для того, чтобы просмотреть, какие записи будут помещены в новую таблицу, щелкните по кнопке панели инструментов Вид (View). Выполните запрос, чтобы таблица ЧИСЛО СТУДЕНТОВ была сохранена в базе данных. Теперь эту таблицу можно увидеть в списке таблиц окна БД.

 Упражнение

 Преобразуйте запрос  на выборку Средний проходной  балл группы в запрос на  создание таблицы, а создаваемую  таблицу назовите "СРБАЛЛ".

 Конструирование запроса  на обновление.

 Обновление полей значениями, рассчитанными с использованием  групповых операций.

 Рассмотрим технологию  создания запроса на обновление на примере обновления поля КОЛ (количество студентов группы в таблице ГРУППА).

 Количество студентов  в группах ранее было подсчитано  в запросе на выборку Число  студентов в группах с использованием статистической функции Count. Запрос на обновление непосредственно на таком запросе построить нельзя. Поэтому используем для обновления не сам запрос, а таблицу ЧИСЛО СТУДЕНТОВ, полученную по запросу на создание таблицы в предыдущем пункте.

 Для формирования запроса  на обновление сначала создадим  запрос на выборку на основе  двух таблиц: обновляемой таблицы  ГРУППА и таблицы ЧИСЛО СТУДЕНТОВ,  содержащей данные для обновления. Заметим, что в подсхеме данных  запроса автоматически устанавливается  связь этих таблиц по полю  с именем НГ. Для преобразования  запроса на выборку в запрос на обновление выберем на панели конструктора тип запроса Обновление (Update Query).

Заполним бланк запроса. Перетащим обновляемое поле КОЛ  из списка таблицы ГРУППА. В строке Обновление (Update To) введем имя поля "Count_HC" (таблицы ЧИСЛО СТУДЕНТОВ), из которого выбираются значения для обновления. Имя поля вводится в квадратных скобках.

 Запрос можно выполнить,  не выходя из режима конструктора. Содержимое обновляемого поля  КОЛ можно просмотреть в режиме  таблицы до и после выполнения запроса. Для последующего использования подготовленного запроса сохраним его под именем "Обновление ГРУППА_КОЛ".

2) Графическое представление  данных в MS Excel. Построение диаграмм.

 Диаграммы используются для представления рядов числовых данных в графическом виде. Они призваны облегчить восприятие больших объемов данных и взаимосвязей между различными рядами данных.

Чтобы создать диаграмму  в приложении Excel, сначала введите данные, которые будут использоваться для ее построения, на листе. Затем постройте любую диаграмму, которую можно выбрать на ленте Office Fluent (на вкладке Вставка в группе элементов Диаграммы).

Приложение Microsoft Excel поддерживает различные типы диаграмм, позволяя представить данные в наиболее понятном для целевой аудитории виде. При создании новой диаграммы или изменении существующей можно выбрать любой тип (например, гистограмму или круговую диаграмму) или подтип диаграммы (например, гистограмму с накоплением или объемную круговую диаграмму). Кроме того, можно создать смешанную диаграмму, используя несколько типов диаграмм.

Типы диаграмм

• Гистограммы
• Графики
• Круговые диаграммы
• Линейчатые диаграммы
• Диаграммы с областями
• Точечные диаграммы
• Биржевые диаграммы
• Поверхностные диаграммы
• Кольцевые диаграммы
• Пузырьковые диаграммы
• Лепестковые диаграммы

Диаграмма состоит из множества  элементов. Некоторые из них отображаются по умолчанию, а другие можно добавлять  при необходимости. Отображение  элементов диаграммы можно изменить путем их перемещения в другое место диаграммы, изменения их размера  или формата. Кроме того, ненужные элементы можно удалить.

После создания диаграммы  можно изменить любой из ее элементов. Например, можно изменить отображение  осей, добавить название диаграммы, переместить  либо скрыть легенду или отобразить дополнительные элементы диаграммы.

Чтобы изменить диаграмму, выполните  указанные ниже действия.

Изменение отображения осей диаграммы    Можно указать  масштаб осей и задать интервал между  отображаемыми значениями или категориями. Чтобы сделать диаграмму удобной  для просмотра, также можно добавить на оси деления и указать интервал между ними.

Добавление названий и меток даных. Чтобы сделать диаграмму более понятной, можно добавить названия диаграммы и осей, а также метки данных.

Добавление легенды или  таблицы с данными     Легенду  можно отобразить или скрыть, а  также изменить ее расположение либо внести в нее изменения. На некоторых  диаграммах также можно вывести  таблицу данных, в которой содержатся ключи легенды и значения, представленные на диаграмме.

Специальные возможности  для разных типов диаграмм. В диаграммах некоторых типов можно использовать специальные линии (например, коридор колебания и линии тренда), полосы (например, полосы повышения и понижения, планки погрешностей), маркеры данных и другие параметры, доступные на диаграммах различных типов.

Применение готовых макета и стиля для придания диаграмме профессионального вида

Вместо добавления либо изменения  элементов диаграммы или ее форматирования вручную можно быстро применить  готовые макет и стиль диаграммы. В приложении Excel содержится множество полезных макетов и стилей, однако при необходимости их можно настроить вручную, изменив макет и форматирование отдельных элементов диаграммы, например области диаграммы, области построения диаграммы, рядов данных или легенды.

После применения готового макета определенные наборы элементов  диаграммы (например, названия, легенда, таблицы данных или метки данных) будут упорядочены на диаграмме  особым образом. Для каждого типа диаграммы можно выбрать различные макеты.

После применения готового стиля диаграмма будет отформатирована  в соответствии с используемой темой  документа, поэтому она не будет  отличаться от цветов темы (набора цветов), шрифтов темы (набора шрифтов названий и основного текста) и эффектов темы (набора линий и эффектов заливки), которые используются в организации  или самостоятельно заданы пользователем.

Создать собственные макеты или стили невозможно, однако можно  создать шаблоны диаграмм и выбрать  в них собственный макет или  стиль.

Добавление привлекательных  элементов форматирования на диаграммы

Чтобы придать диаграмме  индивидуальность и привлекательность, помимо применения готового стиля диаграммы  можно применить форматирование к отдельным ее элементам, например маркерам данных, области диаграммы, области построения диаграммы, а также к числам и тексту в названиях и метках. Кроме того, можно применить определенные стили фигур и стили WordArt, а также вручную отформатировать фигуры и текст элементов диаграммы.

Чтобы добавить форматирование, выполните указанные ниже действия.

Заливка элементов диаграммы. Чтобы выделить определенные элементы диаграммы, используйте цвета, текстуры, изображения и градиентные заливки.