Внешний информационный обмен организации. Входная и выходная (исходящая) информация

Основные темы сообщений для СМИ включают маркетинговые  новости, освещение политики компании, новости, представляющие общий интерес, персоналии, текущие события. Сообщения  должны предназначаться в основном для статей по отдельным специальным темам, а не просто для самопродвижения компании.

Паблисити - это распространение намеренно заранее спланированных и на высоком уровне выполненных сообщений через выбранные (неоплачиваемые) СМИ с целью возбуждения общественного интереса к организации или отдельной личности. Деятельность по поддержанию связей с прессой существенно отличается от рекламной деятельности и продаж, поскольку она направлена на завоевание паблисити или на удовлетворение интереса общественности к организации или ее продукту. С другой стороны, пропаганда - это попытка оказать влияние на общественное мнение с целью распространения конкретного желаемого убеждения.

Финансовые  отношения направлены на создание взаимоотношений  поддержки и управления коммуникациями с акционерами (как действительными, так и потенциальными) в течение финансового года, а также с инвесторами, представителями деловых кругов (в частности, с аналитиками, брокерами фондового рынка, торговыми банками) и журналистами финансовых журналов.

Подготовка  общественных мероприятий может включать планирование стратегических коммуникаций и иметь дело на корпоративном уровне с различными аудиториями - с представителями правительственных и деловых кругов, прессой, общественными организациями, акционерами и профсоюзами и с широкой общественностью.

Лоббирование (правительственные  мероприятия) проявляется и действует  в среде законодателей и правительственных  агентств в конкретных интересах  организации на местном, национальном и международном уровнях. На самом  деле для реального представления какого-либо вопроса, нуждающегося в лоббировании, чтобы обеспечить постоянное сильное давление на законодателей, требуется широкомасштабное исследование, даже разведка. Это более сложный процесс, нежели простой мониторинг парламентской деятельности. Цель лоббирования - оказать влияние на правительственные круги и законодательную власть и тем самым протолкнуть выгодные организации решения, которые могут серьезно повлиять в настоящем и будущем на эффективность ее деятельности. Отраслевые связи включают коммуникации с различными организациями в пределах одной отрасли, в которой действует компания, например торговыми ассоциациями, исследовательскими (экспертными) агентствами.

Корпоративная реклама рассматривает компанию как продукт и является «лицом и голосом компании». Менеджеры часто мало понимают корпоративную рекламу и опасаются этой высокой технологии общественных коммуникаций, которая не обеспечивает непосредственно увеличение объема продаж или доли рынка и которую поэтому часто трудно оправдать. Исследования показали, что, несмотря на дороговизну, корпоративная реклама может усилить имидж компании.

Корпоративная социальная ответственность - безусловно, важнейший пункт повестки дня любого PR-менеджера. В сфере корпоративной социальной ответственности ключевым для менеджеров является понятие выгодополучателей как личностей или групп с законодательно закрепленными имущественными правами (или участием). Они взаимодействуют с компанией в некоторых видах ее деятельности. Их участие необходимо, если компания стремится к успеху и процветанию. Управление взаимоотношениями с выгодополучателями может рассматриваться как инвестиция и как одно из стержневых направлений бизнес-планирования и менеджмента.

Спонсорство - компания приобретает исключительное право на какое-либо мероприятие или спортивное соревнование или предоставляет свое имя какому-либо продукту с целью продвижения себя через освещение в СМИ и/или насаждения в сознании граждан позитивной ассоциации своего имени с интересным или значимым событием. Поддерживая какое-либо мероприятие или деятельность, менеджеры компании могут рассчитывать получить материальную отдачу от затраченных средств и усилий - например, в виде условной стоимости деловых связей, т.е. цены накопленных деловых связей, нематериальных активов компании, скажем, престижа торговой марки, опыта деловых связей, приобретения возможности влияния на клиентов, создания высокой репутации организации, ее товара или товарной марки.

Информационные  услуги - это важная часть процесса создания взаимного доверия и взаимопонимания между компанией и другими группами общественности. PR-отдел должен возглавить процесс координирования поставки информации для СМИ о деятельности компании, а это часто требует сопроводительного разъяснительного материала, который помог бы общественности больше узнать о компании и сфере ее деятельности.

Советы и  консультации - также одно из важнейших направлений деятельности PR-команд во многих компаниях. Профессионалов PR все чаще привлекают для оказания консультаций и рекомендаций по управленческим вопросам и проблемам политики организации. Управление коммуникациями воспринимается все более серьезно и все шире признается как важная компетенция в бизнесе, PR-специалистов все чаще привлекают в качестве советников менеджеров по вопросам общения с «внешним миром», также для обеспечения технической стороны соответствующих выбранных специалистом PR-коммуникаций.

Кризисное управление рассматривает будущее с точки  зрения прогнозирования вероятных  событий, которые могут разрушить важные для организации взаимоотношения, и подготовки к ним. Здесь сфера обязанностей PR-специалиста может распространяться на широкий спектр деятельности, в том числе планирование на случай непредвиденных обстоятельств, ограничение ущерба, учет уроков предыдущих кризисных ситуаций, упорядочение и управление представлениями менеджеров о кризисе и их отношением к ним, вплоть до управления самим кризисом.

Управление  проблемами - это систематическое выявление возможных проблем, вызывающих беспокойство компании, и действия, направленные на корректировку ее политики в условиях их возникновения. От кризисного менеджмента управление проблемами отличается только временными рамками и чувством паники. Менеджеры должны научиться рассматривать проблемы с точек зрения различных групп общественности. PR в своей деятельности должен предвидеть возможность возникновения этих проблем и уметь управлять реакцией организации на них.

Разработка  и написание печатных материалов - также одна из обязанностей PR-отдела по внешним коммуникациям. Это специальная литература по PR, брошюры и буклеты, издаваемые компанией (ежегодный отчет и история компании, а также рассказ об основных продуктах компании). Все больше требуется подготовка аудио- и видеоматериалов. Большая часть этой работы планируется как обеспечивающая продвижение, и поэтому необходимо тесное сотрудничество специалистов по маркетингу и PR, обеспечивающее последовательность в создании и поддержании корпоративной индивидуальности. Анализируют коммуникационных потребностей организации и охват всех ее ключевых групп общественности. Планирование составляет существенно важную часть роли PR-менеджера.

Итак, деятельность в рамках внешних коммуникаций, очень  многообразная по направлениям и  методам, должна соответствующим образом  координироваться и оцениваться, что гарантировало бы удовлетворение коммуникационных потребностей организации и охват всех ее ключевых групп общественности.

3.Входящая  и выходящая (исходящая) информация

Входящая информация подразделяется в свою очередь на входящую внешнюю и входящую внутреннюю. Входящая внешняя информация поступает в информационную систему данного объекта управления от внешних источников (например, от других организаций, из вышестоящих организации, от поставщиков материальных ценностей и т. д.). Входящая внутренняя информация поступает от источников данного объекта управления (выполненный объем работ бригадой или участком, неявки рабочих на работу по отдельным причинам и т. д.).

Исходящая информация также подразделяется на исходящую  внешнюю и исходящую внутреннюю. Исходящая внешняя информация предназначена для внешних потребителей информации; исходящая внутренняя – для потребителей данного объекта управления (план работы бригады, участка и т. д.).

По уровню возникновения  экономическая информация строительной организации делится на три разновидности (при участковой структуре управления):

1) информация  нижнего уровня (соответствует бригаде);

2) информация  среднего уровня  (соответствует  участку);

3) информация  верхнего уровня (управление строительной организацией).

По истинности содержания информация делится на достоверную (истинную) и недостоверную (ложную). Любое сведение, понятие может  принимать одно из двух значений: истинное или ложное. Для управления объектом необходимо, чтобы экономическая информация была истинной. В противном случае ею нельзя пользоваться для принятия решений при управлении производственно-хозяйственной деятельностью объекта.

По признаку насыщенности экономическая информация делится на недостаточную, достаточную  и избыточную. Недостаточная информация не содержит тех сведений, которые полностью характеризовали бы те или иные производственные процессы, операции, явления. В тех случаях, когда в информационной совокупности содержатся неиспользуемые никем сведения, говорят об избыточности информации.

 

Заключение

Таким образом, можно сделать несколько выводов:

Для поддержания  лидирующих позиций, конкурентоспособности  фирмы службы PR проводят созидательную  работу по «наведению мостов» с различными кругами деловой общественности, руководствуясь основными принципами организации работы средств массовой информации.

Комплекс рыночных коммуникаций представляет совокупность возникающих отношений между  субъектами рынка, возникающих из непосредственного  взаимодействия друг с другом на базе активного использования информативного массива и сложившихся каналов средств связи.

Информатизационная  система формируется и развивается  как целостная система с учетом факторов влияния макро- и микросреды на базе развития всех процессов информатизации общества.

Особую значимость в комплексе информационных услуг, используемых специалистами «паблик рилейшнз», приобретают представительские услуги в области рекомендаций по подбору выгодных партнеров, заключению контрактов, организации деловых встреч, переговоров и проведению широких консультаций.

Создание системы  коммуникаций требует соблюдения следующих  принципов: активизации адаптационных  возможностей трудового коллектива, контроля коммуникационного взаимодействия на всех этапных отношений, целевой  ориентации на конкретные группы потребителей товаров и услуг, развития корпоративной социальной ответственности, создания единых стандартов качества обслуживания потребителей, стимулирования труда, а также создания фирменного стиля.

В современных  условиях развития коммуникаций на компьютерном рынке лидирующее место занимает всемирная сеть - Интернет и мультимедийные технологии. Интернет становится эффективной во всех областях предпринимательства - от рыночных исследований, управления материальным потоком до формирования комплектов документов на каждом этапе продвижения продукции от изготовителей до конечного потребления.

Таким образом, вышесказанное полностью подтверждает выдвинутую гипотезу, о том, что система внешних и внутренних коммуникаций образуют единое информационное пространство предприятия, что влияет на уровень доходов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Алешина,И.В.  Паблик Рилейшнз для менеджеров / И.В.Алешина. - М.: Экмос, 2003. - 480 с. 

2. Королько,В.Г.  Основы паблик рилейшнз / В.Г.Королько. - М.: Рефл-бук: Ваклер, 2005. - 312 с.

3. Почепцов,Г.Г.  Паблик рилешнз для профессионалов / Г.Г.Почепцов. - 2-е изд. - М.: Рефл-бук:  Ваклер, 2005. - 227 с.

4. Синяева,И.М.  Паблик Рилейшнз в коммерческой деятельности

5.Литвинов, В.  Дизайн: магазин, витрина / В.Литвинов. Режим доступа [http://www.brend.ru/items/147 27.05.2008]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Варианты 3, 23

Задание 1: Опыт менеджмента за рубежом.

Задание 2 : Вас включили в созданный в Вашей организации комитет, разрабатывающий эффективные способы реагирования Вашего отдела или Ваше» организации на воздействие внешних и внутренних факторов, которые будут влиять на показатели деятельности отдела организации в ближайший год. Для первого совещания Вас попросили написать отчет, в котором Вы должны:

а)  проанализировать существующее в Вашей организации (отделе) положение дел. Определить изменение, которое, по Вашему мнению, следует осуществить. Обосновать свое мнение;

б)  указать области организационной  жизни, которые, по всей видимости будут  затронуты предлагаемым в пункте «а» изменением; эти области могут касаться, например, культуры, структуры, систем и процедур. Привести подробное описание новых (измененных) состояний указанных областей. Определить возможное сопротивление;

в)  Описать, как Вы собираетесь  реализовывать свое предложение по изменению, приведя программу изменения, представив подробный график, указав ключевые этапы, оценив ресурсы, необходимые для преодоления сопротивления, и перечислив критерии оценки степени успешности предлагаемых изменений.