Рационализация организационных структур (по материалам ЗАО «Нижегородпромстройбанк»)

Организационная структура  должна отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной  производству и меняться вместе с  происходящими в нем изменениями. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами  и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более  высоких уровней управления. При  этом полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними  факторами, но и факторами внешней  среды, уровнем культуры и ценностными  ориентациями общества, принятыми в  нем традициями и нормами. Следовательно, структура управления должна соответствовать  социально-культурной среде, и при  ее построении надо учитывать условия, в которых ей предстоит функционировать. Практически это означает, что  попытки копировать структуры управления, действующие в других организациях, не приведут к успешному результату, если условия работы различны. Наилучшая структура - структура, позволяющая взаимодействовать с внешней средой, реагировать на ее изменения, распределять и направлять внутренние ресурсы и усилия своих сотрудников на достижение целей [1].

Многосторонность  содержания структур управления предопределяет множественность принципов их формирования [16]. В разных литературных источниках даются различные перечни данных принципов. Наиболее полный их перечень составлен на основе работ А.Г. Поршнева, 3. П.Румянцевой, М.П. Переверзева, Н.А. Шайденко:

• Принцип единства распорядительства и персональной ответственности исключает двойственность подчинения и возможность получения противоречивых указаний.
• Принцип установления точных границ между линейным и функциональным руководством. Линейное руководство - управление производством, функциональное - помощь линейному руководству.
• Принцип четкого разделения труда внутри аппарата управления и его специализация, каждое звено должно иметь четко очерченные функции, не затрагивающие функций других подразделений.
• Принцип распространенности контроля, т.е. правильное определение нормы управляемости.
• Принцип минимизации ступеней управления: чем меньше ступеней в структуре, тем более гибко и оперативно будут приниматься меры на случай любых осложнений, а, следовательно, эффективнее будет работа предприятия в целом.
• Принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица.
• Принцип рационального сочетания централизации и децентрализации выполнения функций. При децентрализации руководства повышается активность низовых звеньев управления, которые ближе находятся к производству. При централизации создаются условия для эффективного применения современных средств управленческой техники, специализации подразделений и исполнителей.
• Принцип гибкости и экономичности.
• Принцип соответствия структуры задачам производственно-хозяйственной деятельности организации и ее производственных звеньев.
• Оснащение аппарата управления оргтехникой, вычислительной техникой и средствами автоматизации, сбора, хранения и передачи информации.
• Создание условий для принятия оптимальных управленческих решений.

Среди основных компонентов  формирования любой организационной  структуры управления важное место  занимает принцип выделения в  функциях организации однородных видов  управленческой деятельности [15]. Подразделения  организационной структуры управления могут быть образованы в соответствии с видом выполняемых функций; с характером производимой продукции  и услуг; с видом производственного  процесса; с территориальным признаком; с характером потребителей; с типом  реализуемых проектов [6].

Образование подразделений  по видам функций является наиболее широко распространенной формой группирования  видов деятельности. Создание подразделений  по видам продукции (услуг) имеет  место в организациях, выпускающих  несколько видов продукции или  представляющих несколько видов  услуг. Создание подразделений по видам  процесса осуществляется в тех случаях, когда это дает возможность максимально  использовать производственное оборудование и высококвалифицированные кадры. По территориальному признаку подразделения  образуются в организациях, занимающих обширную территорию. Создание подразделений  по потребителям происходит в случаях, когда работают с группами потребителей, которые разделены по признакам (возраст, пол, уровень доходов), имеющим  существенное значение. По типу проектов подразделения создаются в тех  случаях, когда формируются специализированные бригады (группы). Традиционный классический и частично поведенческий подходы  к формированию организационной  структуры управления предполагают осуществление следующей схемы  работ [15]:

• Определение целей и установление на основании этих целей спецификации работ, подлежащих выполнению.
• Установление необходимых функций по обеспечению эффективного управления производственно-хозяйственной деятельностью, их количества, состава и характеристики каждой.
• Разработка нормативов численности персонала для каждой функции управления и расчет необходимой численности работников, их состава по специальностям.
• Установление комплексов функций управления и определение количества структурных подразделений, их состава.
• Выявление степени централизации и децентрализации выполнения функций управления.
• Формирование и разработка организационной структуры управления, должностных инструкций и положений.
• Установление правильных взаимоотношений между работниками, с тем чтобы каждый из них знал свое место в процессе производства.
• Организация труда непосредственно на рабочих местах в каждом производственном подразделении.
• Кроме того, при формировании структуры управления следует учитывать целый ряд факторов и требований к организационной структуре [14]:
• Оптимальность. Организационная структура управления не должна содержать в себе слишком большого числа звеньев, поскольку чем больше звеньев, тем труднее координировать их деятельность. В то же время звеньев не должно быть мало, поскольку в этом случае на каждое звено падает слишком большая нагрузка.
• Оперативность. Организационная структура должна быть построена таким образом, чтобы все распоряжения выполнялись оперативно.
• Экономичность. Организационная структура управления должна быть построена таким образом, чтобы затраты на содержание управленческого аппарата окупались и не были слишком значительными.
• Надежность. Организационная структура управления должна действовать без перебоев, например, при передаче информации, в том числе и распоряжений.
• Гибкость, т.е. способность организационной структуры перестраиваться в зависимости от ситуации и актуальных задач.

Рекомендуется на первом этапе принять концепцию развития (создания) объекта управления и  его системы управления, в которой  решаются вопросы организационной  структуры, значимости той или иной функции в основной деятельности предприятия [8]. При разработке концепции  может использоваться моделирование. Модели должны отражать взаимодействие системы со средой или взаимодействие между объектом управления и системой управления и конечными продуктами. Однако на начальном этапе доказать адекватность моделей и результатов  моделирования обычно весьма трудно. Поэтому основным методом разработки концепции является активизация  интуиции и опыта специалистов.

После разработки концепции  обследуются существующие (или аналогичные) системы управления. При этом обычно используются архивный или опросный подходы. Эта работа может осуществляться параллельно с разработкой концепции, если лицо, принимающее решение (руководитель предприятия), испытывает затруднения [13]. Можно использовать активный подход, основанный не только на разработке концепции, но и на предварительном формировании структуры целей и функций  системы управления с использованием одной из методик структуризации.

Сформированная структура  целей и функций системы управления - основа ее организационного построения. Однако до разработки вариантов оргструктуры может возникнуть необходимость более тщательно оценить функции с точки зрения их значимости для конечных результатов деятельности производственной системы.

Скорректировав структуру  целей и функций на основе полученных оценок, можно приступить к формированию вариантов организационной структуры. Можно ориентировочно (экспертно) оценить  трудоемкость функций управления (или  требуемую для выполнения функций  численность управленческого персонала).

Можно также предварительно применить некоторые подходы  к моделированию характеристик  организационной структуры и  организационной технологии управления. В этом случае можно получить уточненные оценки численности, трудоемкости, полезности для различных целей, затрат и  других характеристик функций управления, необходимых для формирования и  оценки вариантов структуры.

Окончательный выбор  и обоснование проектируемого варианта организационной структуры осуществляется в зависимости от концепции совершенствования организационной структуры и результатов, полученных на предшествующих этапах. При выборе любого из этих путей желательно разрабатывать не один, а несколько вариантов возможных изменений существующей организационной структуры.

Критерий эффективности работы аппарата управления - достижение тех экономических, научно-технических и других целей, ради которых создана организационная структура производственной системы. Количественным выражением такого критерия в условиях рыночного хозяйствования должен быть стабильный прирост прибыли [8].

Для проектирования гибких организационных структур управления используют методику реинжиниринга [15]. Ее использование позволяет осуществить  проектирование новой организационной  структуры путем последовательного  выполнения ряда этапов работы.

Реинжиниринг представляет собой исчерпывающий анализ действующей  системы управления. Его задачей  является реконструкция управления организацией таким образом, чтобы  наилучшим способом удовлетворить  требования рынка. Осуществить эту  работу возможно на основе современных  информационных компьютерных технологий. При этом достигается радикальное  изменение хозяйственных процессов  и значительно улучшаются показатели деятельности организации.

На этапе обратного  инжиниринга менеджеры с участием разработчиков информационных систем детально описывают действующую  организацию, идентифицируют и документируют  ее основные хозяйственные процессы (бизнес-процессы). Прямой инжиниринг включает перепроектирование бизнес-процессов; определение способов использования информационных технологий и перемен в связи с этим в работе персонала; изменение различных видов работ, системы мотивации; разработку поддерживающих систем (информационных, ресурсных) и т.д.

В заключении следует  отметить, что разработка организационной  структуры является прерогативой высшего  руководства и одним из этапов стратегического планирования. Поэтому  при проведении реинжиниринга основное внимание уделяется ориентации на максимально  возможное удовлетворение требований потребителей. 

1.2 Типология организационных структур управления

Структуры управления на многих современных предприятиях построены в соответствии с принципами управления, сформулированными еще  в начале XX в. При этом большое  внимание уделялось разделению труда  на отдельные функции и соответствию ответственности работников управления предоставляемым полномочиям. В  течение многих десятилетий организации  создавали так называемые формальные структуры управления, которые получили название иерархических, или бюрократических.

Концепция иерархической  структуры была сформулирована немецким социологом Максом Вебером, разработавшим  нормативную модель рациональной бюрократии. Она содержала следующие принципиальные положения [13]:

• Четкое разделение труда, следствием которого является необходимость использования квалифицированных специалистов по каждой должности.
• Иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим уровнем.
• Наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей.
• Дух формальной обезличенности, с которым официальные лица выполняют свои обязанности;
• Осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности.

По мнению многих специалистов, данные характеристики в определенной степени сохраняются для современных  промышленных предприятий, организаций  сферы услуг, всех видов государственных  учреждений.

Свои преимущества, например такие, как универсальность, предсказуемость и производительность, бюрократическая система может  реализовать при следующих условиях [5]:

• В организации известны общие цели и задачи.
• Работа в организации может делиться на отдельные операции.
• Общая цель организации должна быть достаточно простой, чтобы позволить выполнить ее на основе централизованного планирования.
• Выполнение работы индивидом может достоверно измеряться.
• Денежное вознаграждение мотивирует работника.
• Власть руководителя признается как законная.

Данные условия  очень важны для эффективной  деятельности организации, построенной  на основе иерархического подхода.

Иерархический тип  организационных структур управления имеет разновидности, среди которых  можно выделить наиболее часто встречающиеся: линейную, функциональную, линейно-функциональную, линейно-штабную, дивизиональную структуры  управления организацией [10].

Линейная структура - это система управления с единоначалием на всех уровнях: в каждом звене сосредоточены все функции, полномочия и ответственность за управление конкретными производственными подразделениями.

Преимуществами линейной структуры управления являются:

• эффективное использование центрального аппарата управления,
• повышенный контроль, централизация и координация управленческих действий,
• персональная ответственность руководителя за результаты принимаемых им решений.