Отчет по практике в Адміністрації Президента України

ДОДАТОК А 

     Опрацювання вхідної кореспондент

     Розрізаються і розконвертовуються листи (щоденно близько 300-900), 
знімаються скоби антистеплером та файли. Переглядаються кому адресований лист. ЗГІДНО вказівок керівництва. Розконвертований лист беремо на скріпку, складаючи в певному порядку (заява, додатки, конверт).

     Кореспонденція розподіляється на:

     -   службову   передасться керівник) Управління;

     -   відповіді на доручення - передасться до відділу контролю та аналізу звернень громадян;

     - листи адресовані дружині Президента України Л.О.Янукович - 
складається окремий реестр.

     Листи від громадян штампуються і розкладаються по регіонах. 
Рахується кількість листів в кожному регіоні і разом. Розподіляються по 
головним консультантам листи згідно вказівок керівництва.

     Складаються реєстри на пошту отриману на ім'я Президента України під час робочих поїздок.

     Листи до справи обліковуються та розкладаються в окремі папки (по 
регіонах).

     Розписки, що передані в АПУ, реєстри на відправку пошти, розписки 
телеграм та фельдзв'язку розкладаються в окремі конверти за хронологією.

     Обов’язки працівника відділу який забезпечує щоденне чергування.

     Доставляється пошта на відправку через експедицію та фельдзв'язок на 
15⁰⁰ годину.

     Забирається пошта з експедиції.

     Віддасться і забирається пошта з копіювання.

     Роздасться пошта в підрозділи АПУ.

     Забирається пошта з Головної служби документального забезпечення, 
при необхідності з приймальної керівництва Адміністрації Президента України (розписуємось за кожний документ).

     Виконуються розпорядження керівників Управління: відносяться і 
забираються документи на вичитку, на реєстрацію, віддаються в сектор 
комп'ютерного набору документи для друкування на бланках, в бухгалтерію, 
канцелярію, відділ кадрів, оформлення відряджень. ДУС, на склад, в бібліотеку, каси.

     В середньому «черговий» відсутній на робочому місці 1,5 - 3 години. 
В кінці дня складаємо довідку про вхідну і вихідну кореспонденцію. 
Передаємо зав.відділу документального забезпечення Мартиновій Т.М. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ДОДАТОК Б 

ФОТОГРАФІЯ

робочого дня працівників відділу документального забезпечення 
Управління ї питань звернень громадян

Видача головним консультантам листів, згідно розподілу по регіонам.

     З 9⁰⁰ до 15⁰⁰ Опрацювання вихідної кореспонденції

     Відправлення кореспонденції відпрацьованої головними консультантами відділу опрацювання звернень громадян, відділу - приймальні Президента України, а також одержаних під час особистого прийому у Приймальні Президента України відповідним органам виконавчої влади, місцевого самоврядування, прокуратури і суду та повідомлення громадянам про розгляд у Управління з питань звернень громадян:

     - звіряються додатки (кількість аркушів) та наявність копії 
супровідного листа заявнику (відколюючи її та всі чернетки);

     -    підпис керівника на супровідному листі;

     - в пошті з Приймальні Президента України також звіряється запис в 
картці (інстанція ♦ додаток), що зазначено в супровідному листі. В картці 
ставиться дата відправки надрукована в супровідному листі.

     Розкладається по інстанціях, переписуються всі номери зазначені в 
супровідних листах, вкладається в конверт.

     Конверти не виконані типографським способом підписуються (адреса 
шукається у відповідному класифікаторі).

     Конверти заклеюються І перераховуються (в середньому кожного дня 
500 - 700 конвертів).

     Формуються реєстри на:

а) повідомлення авторам:

б) службову кореспонденцію;

в) кореспонденцію, що передається АПУ;

     г) кореспонденцію, яка надсилається фельдзв'язком по місту Києву та за 
межі його;

д) повідомлення авторам, шо надсилаються за кордон.

     На кореспонденцію, яка надсилається фельдзв'язком по місту пишеться 
окрема розписка із зазначенням всіх номерів вказаних на пакеті і установи, 
куди надсилається.

     Службова кореспонденція від керівника Управління реєструється в 
журналі, перераховується для передачі в АПУ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ДОДАТОК B 
 
 

Управління і питань ївернснь громадян 
Адміністрації Президента України 

     ХАІІІОК Володимир Андрійович  - Керівник Управління 

     КІЛЬОВА Ганна Олексіївна - заступник Керівника Управління 
 

Відділ документального забезпечення

     Віддії інформаційно-аналітичноїроботи 
Віддії опрацювання звернень громадян 
Віддії забезпечення контролю за розглядом звернень громадян 

Відділ - приймальня Презедента України 
(вул.Шовковична,12) 

     Сектор забезпечення заходів за участю Президента України