Первичные учетные документы и аналитические регистры налогового учета по материалам

При составлении документа заполняются  все его обязательные реквизиты. Свободные строки и реквизиты, согласно пункту 2.9 Положения о документах, подлежат обязательному прочерку.

Унифицированные формы первичной  учетной документации должны оформляться  в строгом соответствии с утвержденными  Госкомстатом РФ указаниями по их применению и заполнению, в которых отражается предназначение формы; порядок ее заполнения; должностные лица, ответственные  за составление; движение документа (положения  действующего в организации графика  документооборота при этом не могут  противоречить утвержденным указаниям).

Порядок проверки и заключительного  оформления документов

Первичные документы, поступающие  в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и  по содержанию (законность документированных  операций, логическая увязка отдельных  показателей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы  по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей - такие документы  должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения  по ним.

В первичных документах в обязательном порядке должны присутствовать наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи и  расшифровка подписей.

Что касается наличия печатей, то в  соответствии с государственным  стандартом " Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-97), утвержденным постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года N 273 и введенным в действие с 1 июля 1998 года, печать заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами или на копиях документов.

Печати должны присутствовать также  там, где это предусмотрено учетной  политикой предприятия (графиком документооборота), действующим законодательством, договором  или соглашением сторон по обязательству (сделке).

 Первичные документы, прошедшие проверку, обработку желательно помечать отметкой, исключающей возможность их повторного использования, например, дату записи в учетный регистр.

Все документы, приложенные к приходным  и расходным кассовым ордерам, а  также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, согласно пункту 2.21 Положения о документообороте, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки " Получено" или " Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Хранение первичных документов

В соответствии со статьей 17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

 Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов.

Налоговое же законодательство устанавливает  несколько иные сроки - согласно пункту 8 статьи 23 НК РФ на налогоплательщиков возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов (в том числе и первичных оправдательных), необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, в течение четырех лет.[1]

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться  в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные вручную первичные  документы текущего месяца, относящиеся  к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом  порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, оформление и передачу их в архив  обеспечивает главный бухгалтер  организации.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в  отдельных случаях может производиться  только по распоряжению главного бухгалтера.

 

 

1.2 Первичные документы по учету материалов

Учет материалов осуществляется на основании следующих первичных документов: приходного ордера, доверенности, акта о приемке материалов, лимитно-заборной карты, требований, накладной на внутреннее перемещение, накладной на отпуск материалов, карточки складского учета материалов, ведомости учета остатков материалов на складе.

Унифицированные первичные учетные документы  утверждены Постановлением Госкомстата  РФ от 30.10.97 № 71а «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты, основных средств  и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном  строительстве».

Доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяются  для оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Форму №  М-2а применяют организации, у  которых получение материальных ценностей по доверенности носит  массовый характер. Выдачу этих доверенностей  регистрируют в заранее пронумерованном  и прошнурованном журнале учета  выданных доверенностей.

Приходный ордер (форма № М-4) применяется для  учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное  лицо в день поступления ценностей  на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Письмом Минфина  России от 29.10.2002 № 16-00-14/414 разъясняется порядок оформления поступающих  материалов.

В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина  России от 28.12.2001 № 119н, вместо приходного ордера (типовая межотраслевая форма  № М-4 утверждена постановлением Госкомстата  России от 30.10.97 № 71а) приемка и оприходование  материалов может оформляться проставлением  на документе поставщика (счете, накладной  и т.д.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и  в приходном ордере. Такой штамп  приравнивается к приходному ордеру. Порядок оформления документов по приемке  и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.

Акт о приемке  материалов (форма № М-7) применяется  для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также  расхождение по ассортименту с данными  сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке  материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для  предъявления претензии поставщику, отправителю.

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) применяется  при наличии лимитов отпуска  материалов для оформления отпуска  материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также  для текущего контроля за соблюдением  установленных лимитов отпуска  материалов на производственные нужды  и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется  оформлять отпуск материалов непосредственно  в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних  видов материалов другими допускается  только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это  уполномоченных.

Изменение лимита производится теми же лицами, которым  предоставлено право его установления.

Требование -- накладная (форма № М-11) применяется  для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма  № М-15) применяется для учета  отпуска материальных ценностей  хозяйствам своей организации, расположенным  за пределами ее территории, или  сторонним организациям, на основании  договоров и других документов.

Карточка  учета материалов (форма № М-17) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала  и ведется материально ответственным  лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании  первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Акт об оприходовании  материальных ценностей, полученных при  разборке и демонтаже зданий и  сооружений (форма № М-35), применяется  для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования  при производстве работ.

Карточка  учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-2) применяется  для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику  для длительного пользования.

Акт выбытия  малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-4) применяется  для оформления поломки и утери  малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Акты выбытия  впоследствии прикладываются к актам  на списание (форма № МБ-8).

Ведомость учета  выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных  приспособлений (форма № МБ-7) применяется  для учета выдачи спецодежды, спецобуви  и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование. (Применяется при автоматизированной обработке учетных данных.)

Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8) применяется  для оформления списания изношенных и непригодных для дальнейшего  использования малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Жизненный цикл производственных запасов на предприятии  состоит из трех этапов: поступление -- выдача в производство -- возврат  из него.

В этой связи  в учете производственных запасов  выделяются следующие группы учетных  операций:

· учет поступления

· учет отпуска  в производство и возврата из него

Учет материальных ресурсов на любом производственном предприятии возложен на материально  ответственное лицо или бригаду  материально ответственных лиц. Материально ответственным лицом  может быть как заведующий складом, так и любой другой работник, достигший 18-летнего возраста, с которым  заключен договор о полной материальной ответственности.

Если численность работников предприятия невелика и номенклатура производственных запасов небольшая, можно не содержать штатных складских работников, а их функции по приемке и отпуску материалов, обеспечению сохранности производственных запасов возложить на работников, чья деятельность непосредственно связана с использованием материалов в порядке совмещения.

С этими работниками  необходимо заключить договор о  полной материальной ответственности. По мере поступления материалы закрепляются за материально ответственным лицом.[8]

 

 

 

1.3. Требования, предъявляемые к аналитическим регистрам

Регистры  налогового учёта ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых  машинных носителях. При этом аналитический  учёт данных должен быть так организован  налогоплательщиком, чтобы обеспечивал  непрерывное отражение в хронологическом  порядке фактов хозяйственной деятельности и раскрывал порядок формирования налоговой базы.

Конкретные  особенности регистров разрабатываются  организациями самостоятельно и  утверждаются в Приказе "Об учётной  политики для целей налогообложения". Исходя из этого требования НК РФ следует, что формы регистров налогового учёта утверждаются самой организацией, то есть организации вправе решать, какими регистрами бухгалтерского учёта  можно воспользоваться для целей  налогового учёта, а какие регистры следует разработать исходя из специфики  деятельности предприятия и отличий  бухгалтерского и налогового учёта.

Формы аналитических  регистров налогового учёта для  определения налоговой базы в  обязательном порядке должны содержать  следующие реквизиты:

• наименование регистра;
• период (дату) составления;
• измерители операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.